Göteborgs stiftskansli utvecklar och erbjuder församlingar och pastorat uppdragstjänster inom Ekonomi, HR, Fastighet, Kulturarv och Kommunikation sedan 2015. Inledningsvis för några få församlingar och pastorat och med ett stort fokus på att utveckla tjänsterna samt bygga upp struktur och kompetens tillsammans med medarbetarna.
Tillväxten har varit mycket snabb där antalet församlingar/pastorat har fördubblats i stort sett varje år fram till och med 2018, därefter har tillväxttakten avtagit något för att sedan ta fart igen under 2020. Göteborgs stiftskansli arbetar idag med servicebyråtjänster i någon form i totalt 72 församlingar/pastorat i fem stift (Göteborg, Karlstad, Luleå, Skara, Strängnäs, Stockholm).
Tillväxten innebär utmaningar när det gäller kompetensförsörjning och att bygga upp processer, arbetssätt och rutiner samtidigt som tjänsterna tillhandahålls. Det finns också utmaningar i församlingarnas/pastoratens olika förväntningar på tjänsterna kopplat till de många olikheterna lokalt. Ett stort arbete läggs därför på att stödja församlingar/pastorat lokalt med ändamålsenliga arbetssätt och rutiner.
För att möta utmaningarna arbetar vi med systematisk kvalitetssäkring på följande sätt:
Operativ nivå
- Löpande kontakter/avstämningar/besök mellan våra handläggare och församlingsmedarbetare – dagligen, veckovis, månadsvis
- Dokumentation av innehåll och utförande för uppdragstjänsterna för både stiftets och församlingarnas medarbetare som svarar på frågorna VAD, VEM, NÄR, HUR och VARFÖR.
- Arbete i team och arbetsgrupper för minskad sårbarhet och ökad kompetensöverföring
- Systematiskt förbättringsarbete med kontinuerlig utveckling och förfining av rutiner, arbetsformer och systemstöd
Taktisk nivå
- Årliga dialogträffar, runt om i stiftet, där kyrkoherdar och administrativt ansvariga samlas för samtal om samarbetsformer och gemensam utveckling.
- Nätverksträffar, 1-2 tillfällen per år, inom olika kompetensområden med syfte att utbyta erfarenheter
- Spontana avstämningar besök och samtal initierade av enhetschefer (kundansvariga) utifrån behov
Strategisk nivå
- Årligt utskick av enkät ”Nöjd församlingsindex” för att ta reda på hur uppdragstjänster upplevs. Besvaras anonymt av kyrkoherdar och administrativt ansvariga.
- Årliga avstämningsmöten genom besök eller videomöte med varje enskild församling/pastorat för att följa upp senaste årets leverans och utveckla kommande års samarbete. Mötena protokollförs och framförda synpunkter följs upp och åtgärdas.
- Dialog och representation på nationell nivå och med andra stift för utveckling av systemstöd, processer, gemensamma arbetssätt och rutiner. Sker löpande och i strukturerad form genom utarbetad samverkansmodell.