Personuppgifter

Din personliga integritet är viktig för oss och därför vill vi informera om var dina personuppgifter hämtas ifrån, hur vi använder dem och vilka rättigheter du har.

Svenska kyrkan är Sveriges största medlemsorganisation och behandlar personuppgifter om väldigt många personer. Juridiskt sett består Svenska kyrkan av flera olika delar, som bland annat kyrkokansliet, stift, pastorat och församlingar. 

På den här sidan kan du läsa om hur kyrkokansliet behandlar personuppgifter. Vill du veta hur din eller någon annan församling hanterar dina personuppgifter ska du kontakta församlingen.

Så här behandlar kyrkokansliet dina personuppgifter om du 

Information om hur vi behandlar personuppgifter för dig som är givare till Act Svenska kyrkan finns på svenskakyrkan.se/act

Så här behandlar vi personuppgifter

Läs om dina rättigheter

Medlemmar i Svenska kyrkan

Som medlem i Svenska kyrkan är du en del av en församling. Församlingarna erbjuder bland annat dop, konfirmationer, vigslar och begravningar, och firar gudstjänster, mässor och andakter. 

Kyrkan ordnar också aktiviteter som öppna förskolor, ungdomsgrupper, pensionärsträffar, och språkcaféer. För att församlingarna ska kunna erbjuda det här till våra medlemmar måste både de och kyrkokansliet centralt behandla vissa personuppgifter.

Vi behandlar bland annat namn, kontaktuppgifter, personnummer, civilstånd, tillhörighetsuppgifter, medlemstyp, folkbokföringsdatum, diarienummer för hindersprövning, löpnummer och blankettnummer gällande kyrkliga handlingar.

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlar vi exempelvis uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlar vi relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

Vi behöver föra register över vilka som tillhör Svenska kyrkan för att kunna administrera medlemskapet och ta ut kyrkoavgiften.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som är medlem i Svenska kyrkan och för att du ska kunna delta i kyrkliga val. Ifall du som medlem är omyndig förekommer det att vi behandlar uppgifter om vårdnadshavare för att kunna kommunicera med dig, exempelvis vad gäller församlingens verksamhet.

Vi måste även behandla dina och i vissa fall dina familjemedlemmars personuppgifter inför, under och efter utförandet av kyrkliga handlingar, exempelvis för att kunna hantera administration kring konfirmation, dop och vigsel.

I de flesta fall behandlar vi dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelse som hänför sig till Lagen om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lagen om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lagen om trossamfund 1998:1593. 

I vissa fall baserar vi våra behandlingar på berättigat intresse, såsom när det gäller dop och andra kyrkliga handlingar.

Vi behandlar dina personuppgifter under tiden du är medlem i Svenska kyrkan. I vissa fall fortsätter vi att behandla dina uppgifter även efter att du har upphört att vara medlem.

  • Vi behandlar utträdda medlemmar under tre månader efter utträdet
  • Vi behandlar avregistrerade under tre månader efter avregistreringen
  • Vi behandlar temporärt lagrade under sex veckor från det att informationen inhämtades
  • Vi behandlar avlidna medlemmar under två år efter dödsdagen
  • Vi behandlar barn som är antecknade i avvaktan på dop i fyra månader

Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vi i vissa fall vidarebehandlar dina personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.
Läs om Svenska kyrkans offentlighetsprincip.

Personnummer och tillhörighetsuppgifter lämnas ut till Skatteverket, som i enlighet med 16 § lagen (1998:1593) om trossamfund, hjälper Svenska kyrkan med bestämmande, debitering och redovisning av avgifter från medlemmar samt med att ta in avgifterna.

Personuppgifterna kan kommas att lämnas ut i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip, vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Uppgifterna behandlas även av IT-leverantörer och kan vidare komma att överföras till Svenska kyrkans utlandsförsamlingar varav några ligger i tredje land.

Inför kyrkliga handlingar hämtas personnummer direkt från den registrerade eller dess vårdnadshavare. I övrigt hämtas personers kontaktuppgifter från folkbokföringen.

Personer som inte är medlemmar

Vi behandlar personuppgifter om personer som inte är medlemmar av skäl som hänför sig till kommunikation med våra medlemmar och administration kring begravningar.

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlar vi exempelvis uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlar vi relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter om du är en närstående till en anställd eller en förtroendevald. Vi behandlar i sådana fall namn, personnummer, kontaktuppgifter och information om vilken relation du har med den anställde eller förtroendevalde.

Vi behandlar uppgifter om dig som vårdnadshavare till en omyndig medlem för att kunna kommunicera med dig och medlemmen, till exempel om vad församlingen erbjuder för verksamhet.

Vi behandlar dina personuppgifter för att församlingen ska kunna anordna begravningar. Vi sparar även uppgifter om vilka som är relationspersoner till personer i Svenska kyrkans begravningsbok och kontaktpersoner till dödsbo för den administration som utförs efter begravningen.

Personuppgifter som rör närstående till anställda och förtroendevalda behandlas för att Svenska kyrkan ska ha en kontaktperson om något oförutsett inträffar.

I de flesta fall behandlar vi dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelse som grundar sig på följande lagar: Lag om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lag om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lag om trossamfund 1998:1593. 

I vissa fall baserar vi våra behandlingar på berättigat intresse, som när det gäller kommunikation och administration.

Vi behandlar dina personuppgifter under tiden som vi har ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vi i vissa fall vidarebehandlar dina personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Här kan du läsa mer om Svenska kyrkans offentlighetsprincip.

Personuppgifterna kan kommas att lämnas ut i enlighet med kyrkoordningens offentlighetsprincip, vilken framgår av dels 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Uppgifterna behandlas även av IT-leverantörer och kan dessutom komma att överföras till andra enheter inom Svenska kyrkan som ligger i tredje land.

Uppgifterna hämtas från folkbokföringen.

Personuppgifter i grupper kopplade till Svenska kyrkans Facebooksida

För att gå med i grupper kopplade till Facebooksidan Svenska kyrkan måste du kryssa i att du samtycker till att personuppgifter hanteras. Genom att gå med i gruppen samtycker du till att Svenska kyrkan och Facebook behandlar dina personuppgifter. Facebook kan överföra dessa uppgifter till länder utanför EU och EES, till exempel USA, där skyddet för dessa uppgifter inte är lika starkt.  

Kyrkostyrelsen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i kyrkokansliets facebookgrupper och du når oss via socialamedier@svenskakyrkan.se. När Svenska kyrkan använder Facebook har vi ett gemensamt personuppgiftsansvar med Facebook. Svenska kyrkan har däremot ingen kontroll över eller insyn i hur Facebook behandlar dina personuppgifter. 

Vi kan ta vårt ansvar men vi kan inte svara för vad Facebook gör. Vi uppmanar dig att vara medveten och försiktig när du publicerar i en Facebookgrupp.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna skapa en digital mötesplats. Den rättsliga grunden för att kunna göra det är ditt samtycke. Samtycket samlas in i samband med att du vill gå med i gruppen (kryssruta). När gruppen avslutas, raderas hela gruppen och alla inlägg och kommentarer. 

De personuppgifter vi behandlar om dig är de kommentarer och inlägg du skriver i gruppen, samt det som ligger offentligt på din Facebookprofil. 

Ditt samtycke gäller även om du publicerar information som kan uppfattas som känsliga personuppgifter, såsom religiös tillhörighet. 

Personuppgifterna är åtkomliga för Svenska kyrkan, Facebook och andra gruppmedlemmar.  

Om du som användare gör kommentarer eller inlägg i gruppen kommer det du publicerar att överföras utanför EU/EES, eftersom Facebook har servrar i USA. Vi har ingen kontroll över överföringen, även om vi har ett gemensamt ansvar med Facebook för behandlingen.
Lär dig mer om vad Facebook tar ansvar för på facebook.com.

För att få överföra dina personuppgifter utanför EU/EES behöver vi ditt samtyckeDet är därför vi ber dig bekräfta att du samtycker till att det du gör i gruppen kommer att överföras till USA.  

Vad innebär det att dina personuppgifter överförs till USA? 

USA:s lagstiftning uppfyller inte alla de krav som gäller för hantering av personuppgifter som ställs inom EU, vilket kan innebära vissa risker för dina personuppgifter. Exempelvis kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter från Facebook.  

Facebook har genom sina villkor åtagit sig att så långt som möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran. Det kan vara svårt eller omöjligt för dig att hävda dina rättigheter (till exempel rätten till radering) gällande personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till. Vi ber dig att ha dessa risker i åtanke när du bestämmer om du vill samtycka till överföring eller ej. 

Personuppgifterna sparas av oss så länge gruppen är aktiv. Facebook kommer troligtvis också att spara personuppgifterna, men det har vi varken kontroll över eller insyn i. 

Enligt dataskyddsförordningen har du särskilda rättigheter: 

  • Du kan radera dina kommentarer och gå ur gruppen, eller be oss att ta bort dina kommentarer och ta bort dig från gruppen. 
  • Du kan också ångra ditt samtycke vilket innebär att du måste lämna gruppen. Personuppgifterna syns då inte i gruppen, men kan finnas sparade av Facebook. 

Ytterligare rättigheter.

Facebooks datapolicy - om hur de behandlar personuppgifter för sina ändamål.

Du har alltid rätt att höra av dig till oss om du har frågor, klagomål eller vill hävda dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Du har alltid rätt att klaga till den ansvariga dataskyddsmyndigheten (för behandling i Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten). 

När anmälan om inträde eller utträde skickats fel

Vissa ärenden som handlar om inträde och utträde som kyrkostyrelsen tidigare hanterat tar istället respektive församling hand om. Det gäller från 1 juli 2020. 
Kyrkostyrelsen skickar uppgifterna till församlingen, men behåller en kopia om det till exempel skulle försvinna med posten eller om det sker något administrativt fel.

Vi behandlar bland annat

  • namn
  • personnummer
  • födelsedatum
  • adress och ort
  • telefon
  • e-post
  • information om eventuellt dop, konfirmation eller inträdesdatum
  • underskrift/namnteckning
  • vårdnadshavare: namn personnummer/födelsedatum, telefon, e-post.

Det vill säga uppgifterna som du skickar till oss i samband med din anmälan om inträde eller utträde.

Vi vill förmedla vidare din anmälan om inträde eller utträde till rätt adressat. Vi vill också minimera riskerna vid posthantering och administration. Därför sparar vi tillfälligt en kopia.

Vi baserar våra behandlingar i dessa fall på avtal eller berättigat intresse, för att bidra till att församlingen ska kunna hantera din anmälan om inträde eller utträde och för att minimera risk för fel.

Vi behandlar dina personuppgifter såtillvida att vi kopierar och skickar anmälan om inträde eller utträde vidare till församlingen. Vi sparar också kopian på kyrkokansliet i Uppsala i pappersformat. Den gallras manuellt när det inte längre finns något behov av att behålla den.

Personuppgifterna kan kommas att lämnas ut i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip, vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Vi behandlar de uppgifter som du har skickat in till oss i din anmälan om inträde eller utträde.

Dina rättigheter

Du har alltid rätt att få veta ifall personuppgifter som rör dig håller på att behandlas. Om behandling pågår ska du få tillgång till personuppgifterna, tillsammans med information om bland annat

  •  ändamål med behandlingen
  • vilka kategorier av personuppgifter som behandlas
  • om personuppgifterna överförs till en extern mottagare
  • hur länge Svenska kyrkan planerar att behandla dina personuppgifter.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade utan onödigt dröjsmål. I vissa fall kan du även ha rätt att komplettera personuppgifter som du anser vara ofullständiga.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Denna rättighet gäller bland annat när

  • dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som uppgifterna behandlats för
  • du återkallat ditt samtycke till behandlingen och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för behandlingen som väger tyngre.

Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis i följande fall:

  • Under den perioden du bestrider personuppgifternas korrekthet.
  • Om behandlingen är olaglig men du önskar att behandlingen begränsas istället för att uppgifterna raderas.
  • Om Svenska kyrkan inte längre behöver uppgifterna, men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  • Om du invänt mot behandling och väntar på en kontroll av om Svenska kyrkans berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas kommer vi enbart att lagra dina personuppgifter, ifall du inte har samtyckt till annat.

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig eller som du tillhandahållit oss. Vi kommer att lämna ut personuppgifterna i ett strukturerat format och du kan sedan överföra uppgifterna till en annan organisation om du så önskar.

Denna rätt har du bara om du samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter eller om behandlingen baserar sig på ett avtal med Svenska kyrkan.

Om behandlingen uppfyller kraven på så kallad dataportabilitet kan vi även överföra personuppgifterna direkt till den mottagare som du vill överlämna uppgifterna till.

Svenska kyrkan behandlar ibland personuppgifter på den lagliga grunden berättigat intresse. Du har rätt att när som helst, av skäl som rör din specifika situation, göra invändningar mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse.

Om vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring har du alltid rätt att invända mot behandlingen. Vi kommer då att upphöra med att behandla dina personuppgifter för just direktmarknadsföringssyften.

Om du har samtyckt till att Svenska kyrkan får behandla dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kan komma att fortsätta behandla uppgifterna i enlighet med det ursprungliga samtycket, men vi kommer inte att uppdatera eller komplettera uppgifterna.

Viktiga ord och begrepp

behandling av personuppgifter

Med behandling menas allt vi gör med personuppgifter, som till exempel samla in, registrera, lagra, radera eller sprida dem vidare.

Kyrkouppgifter

Uppgifter som exempelvis vilken församling personen tillhörde när hen döptes och konfirmerades vilket datum dopet respektive konfirmationen ägde rum.

Utträdda medlemmar

Medlemmar som sagt upp sitt medlemskap tas bort ur medlemsregistret efter tre månader.

Avregistrerade medlemmar

Medlemmar som sagt upp sitt medlemskap finns kvar i medlemsregistret som avregistrerad under tre månader för att kyrkan ska kunna hantera förvaltningsrutiner som kontakt med skatteverket med mera.

Antecknad i avvaktan på dop

Barn som har minst en vårdnadshavare som är medlem i Svenska kyrkan finns med i kyrkans medlemsregister i ”avvaktan på dop” tills de blir 4 månader. Efter det tas personuppgiften bort.

Kyrklig handling

Kyrkliga handlingar är dop, vigsel, konfirmation och begravning.

Rättslig grund

Varje behandling av personuppgifter kräver laglig grund. En behandling är endast tillåten om något av de sex villkoren i artikel 6 i dataskyddsförordningens är uppfyllt.

Rättslig förpliktelse

Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, alltså en skyldighet som följer av lag. Ett exempel på det är bokföringsskyldigheten som följer av bokföringslagen.

Avtal

Det är tillåtet att behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal där personen är part eller för att vidta åtgärder på begäran av personen innan ett sådant avtal ingås. Två exempel på behandlingar som är nödvändiga i samband med avtal är behandling av personuppgifter i kund- och personaladministrativa system för fakturering och löneberäkning.

Skydd för grundläggande intressen

Det är tillåtet att behandla personuppgifter för att skydda grundläggande intressen. För att denna grund för behandling ska få användas måste det handla om ett intresse som är av avgörande betydelse för den registrerades eller någon annan persons liv. Det skulle kunna röra sig om en personuppgiftsbehandling som är nödvändig för livsavgörande vård i akuta situationer då den registrerade inte kan lämna sitt samtycke. Denna lagliga grund gäller även för behandling av känsliga personuppgifter.

Uppgift av allmänt intresse

Personuppgifter får behandlas om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. För att behandlingen ska vara tillåten enligt denna grund måste den uppgift som den personuppgiftsansvariga utför

  • vara en del av allmänt intresse eller utgöra ett led i myndighetsutövning
  • vara fastställd i enlighet med unionsrätten eller den nationella rätten
  • vara nödvändig (proportionerlig) för ett ändamål som är nödvändigt för att utföra uppgiften.

Denna lagliga grund gäller även för behandling av känsliga personuppgifter.

Berättigat intresse

Det kan vara tillåtet att behandla personuppgifter efter en intresseavvägning, om behandlingen är nödvändig för personuppgiftsansvariges eller tredje parts berättigade intressen, och de väger tyngre än personens intressen eller grundläggande rättigheter och friheter. Med tredje part menas en person som varken är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde.
Enligt dataskyddsförordningen är direktmarknadsföring ett sådant berättigat intresse, om nyttan väger tyngre än risken.

Samtycke

Samtycke innebär att en person går med på att personuppgifter behandlas för ett visst ändamål. Ett giltigt samtycke ska vara ett frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt medgivande från den registrerade om att den godkänner behandlingen av personuppgifterna. Den registrerade har alltid rätt att dra tillbaka sitt samtycke.
För behandling av känsliga personuppgifter krävs att något av villkoren i artikel 9 är uppfyllt. 

Tredje land

En överföring till tredje land är när personuppgifter som behandlas i ett EU- eller EES-land görs tillgängliga i ett land utanför EU/EES-området. Ett tillgängliggörande skulle exempelvis kunna ske genom att information innehållande personuppgifter överförs via e-post, eller att personuppgifter lagras i en molntjänst vars servrar finns utanför EU/EES.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES innebär en risk i sig eftersom dataskyddsförordningens skydd inte gäller där. Huvudregeln är därför att personuppgifter endast får överföras till länder inom EU/EES samt de länder, områden eller organisationer som kommissionen har ansett kunna säkerställa en tillräcklig säkerhetsnivå. För övriga överföringar utanför EU/EES krävs extra skyddsåtgärder, vilka framgår av artikel 46. 

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig: Trossamfundet Svenska kyrkan, org. nr. 252002-6135, 751 70, Uppsala

Kyrkokansliet (Trossamfundet Svenska kyrkan) har utsett dataskyddsombud. Om du har frågor, synpunkter eller vill lämna in en begäran om att utöva dina rättigheter kan du mejla till: Kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se.

Du kommer i normalfallet att få svar inom 30 dagar från det att din begäran mottagits.

Om du har frågor eller klagomål som gäller hur din eller någon annan församling hanterar dina personuppgifter så kontakta vänligen församlingen. Detta gäller även om du vill lämna in en begäran om att utöva dina rättigheter.

Om du inte skulle vara nöjd med hur vi hanterat din begäran har du alltid rätt framföra klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.