När och hur rekvirerar jag KAE?
När projektets åtgärd eller åtgärder är genomförda så kan beviljad ersättning betalas ut, förutsatt att villkoren till beslutet är uppfyllda. Vid omfattande projekt kan delutbetalning ske.
Rekvirering görs för varje åtgärd som beviljats KAE.
Är villkoren uppfyllda?
Med varje ramårs KAE-beslut följer en bilaga med allmänna villkor. För att ersättning ska betalas ut måste villkoren till ditt ärende vara uppfyllda. Du hitta beslut och allmänna villkor här.
Ett villkor för att få ersättning är att en person med antikvarisk kompetens har funnits med under processens gång, vilket kallas ”fortlöpande antikvarisk medverkan”. Ni måste visa att så har skett genom att bifoga ett antikvariskt slutintyg/rapport från den antikvariska expert som anlitats i projektet. Annan dokumentation eller redovisning bifogas i förekommande fall. Vård- och underhållsplaner ska skickas in i både ett pappersexemplar och i en digital version. Bifoga också ett protokollsutdrag som visar att planen är antagen av kyrkorådet. Planerna ska registreras i det nationella kyrkobyggnadsregistret (KBR). Observera att ni ska ge länsstyrelsen möjlighet att yttra sig över planen innan ni skickar in den till stiftskansliet.
Rekvirera KAE i IT-stödet, från ramår 2021
Hur den digitala rekvireringen går till kan du läsa om i kompetenskatalogen.
Följande handlingar bifogas till rekvisitionen:
- Antikvariskt slutintyg/rapport eller annan redovisning av utförda arbeten t.ex. konserveringsrapport eller vård- och underhållsplan
- Utdrag ur huvudbok där kontering framgår
- Ledningens uttalande om uppgifternas riktighet, blankett finns HÄR
- Kostnadssammanställning samt tillhörande fakturor
Till rekvisitioner med en totalkostnad som överstiger 1 miljon kr krävs även revisorsintyg. I intyget från auktoriserad revisor ska det framgå att projektet genomförts i enlighet med det ändamål som beviljats ersättning och till de kostnader som uppges i rekvisitionen.
Ersättningen rekvireras senast 31 oktober det sista dispositionsåret.
Granskning av rekvisition
Stiftsstyrelsen förbehåller sig rätten att granska församlingens/pastoratets räkenskaper vid slumpmässigt urval. Detta kan också ske om det uppkommit en särskild anledning som kräver att underliggande utbetalningshandlingar kontrolleras. Underliggande utbetalningshandlingar är till exempel fakturor eller andra relevanta handlingar.
Om brister upptäcks vid slutbesiktningen kommer inte ersättningen att betalas ut.
Om det finns förmildrande omständigheter kan ersättningen dock istället reduceras. Om det framkommit felaktigheter i redovisade underlag eller oriktiga uppgifter, kommer stiftsstyrelsen efter särskild prövning att återkräva eventuellt redan utbetald ersättning.