Arkiv - ordna och förteckna
Göteborgs stift erbjuder församlingar och pastorat uppdragstjänster inom arkivområdet. Exempel på tjänster inom ramen för tjänsten:
- Ordna och förteckna arkivhandlingar
- Avsluta befintliga arkiv och påbörja nya
- Upprätta, komplettera och avsluta arkivförteckningar och arkivbeskrivningar
Tjänsten avser i första hand Svenska kyrkans handlingar. Handlingar rörande begravningsverksamhet och kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) ingår endast efter särskild överenskommelse.
Upprätta dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplanen är ett viktigt stöd för att veta hur olika handlingar ska hanteras. Den beskriver vilka handlingstyper som förekommer i verksamheten och ger vägledning om till exempel var information ska lagras, om den ska diarieföras, hur länge den ska bevaras och om den får gallras.
Göteborgs stift erbjuder stöd till församlingar och pastorat när det gäller att ta fram en dokumenthanteringsplan. Stödet består av ett workshoptillfälle, därefter arbetar enheten vidare med dokumenthanteringsplanen. Om önskemål finns, kan ytterligare tillfällen planeras in.
Workshop Introduktion
Grupparbete där man gemensamt tittar på en process utifrån klassificeringsstrukturen och diskuterar vilka handlingstyper som förekommer i processen. Vad man behöver tänka på och hur man lägger in det i dokumenthanteringsplanen.
Estimerad tid: 10 timmar.
Workshop - Uppföljning
Uppföljning med frågor, diskussion och genomgång av arbetet. Flera tillfällen kan planeras in om önskemål finns.
Estimerad tid: från 4 timmar och uppåt beroende på behov.
Administrativa rutiner
Uppdragstjänsten ger ett fördjupat stöd när det gäller att hålla samman informationshanteringen med målet att få en effektiv hantering av information och användning av system som Kbok, Kyrksam och enhetens diariesystem. Exempel på stöd:
- Dokumentera rutiner
- Inventera processer
- Implementera ett gemensamt arbetssätt för berörd personal
- Kompetenshöjande aktiviteter
Implementering av Microsoft 365
Uppdragstjänster Digital arbetsplats - Göteborgs stift
Vill du veta mer? Kontakta Marie Flodin
