Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där handlingar effektivt och systematiskt skapas, tas emot, används och bevaras eller gallras.
Dokumenthanteringen syftar både till att tillgodose allmänhetens rätt till att ta del av handlingar och att säkerställa att organisationen har tillgång till den information som behövs för verksamheten.
Huvudregeln för hantering av våra handlingar är att de ska diarieföras och bevaras men det finns vissa undantag. Utöver att diarieföra handlingar kan de också hanteras i andra verksamhetssystem, till exempel K-bok och Kyrksam, eller i så kallad ”annan ordning”.
Alla enheter ska ha en dokumenthanteringsplan som styr verksamhetens informationshantering. Den reglerar vad som ska bevaras och vad som kan gallras. Den styr också vad som ska diarieföras och vad som kan hanteras i andra system och på andra sätt. Nationell nivå har tagit fram en mall för dokumenthanteringsplan som är bra att utgå från när man ska upprätta en dokumenthanteringsplan för sin enhet. Länk till mall för dokumenthanteringsplan.
