GDPR: Gravrättsinnehavare eller -intressent

Det är Botkyrka församling som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Botkyrka församlings geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.

Denna information berör dig som är i kontakt med Botkyrka församling angående gravrätt och/eller gravskötsel. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Gravrätt

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter behandlas när gravbok förs i begravningsverksamheten i enlighet med begravningslagen. Gravboken innehåller personuppgifter på den eller dem som gravplatsen har upplåtits, överlåtits eller gått över till. En gravrätt får endast gå över till någon som har släktskap eller på annat sätt har nära anknytning till gravrättsinnehavaren eller den som är gravsatt på gravplatsen, varför information om sådant släktskap eller anknytning i vissa fall är nödvändig för att kunna föra gravbok.

Begravningsverksamhetens hantering av gravrätt omfattar behandling av gravrätten från början till slut, t.ex. anmälan av gravrättsinnehavare, utfärdande av gravbrev och överlåtelse och förnyelse av gravrätt. All behandling av personuppgifter som sker för att hantera gravrätt sker för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Vem eller vilka som är gravrättsinnehavare anmäls till begravningsverksamheten senast sex månader efter dödsfallet som därefter utfärdar gravbrevet som bevis på att gravrätten har upplåtits. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån men kan även få dem från dig direkt, via myndighet eller via annan församling. Gravrätten upplåts oftast en viss tid och kan förlängas mot betalning. Det är gravrättsinnehavaren som ansvarar för att en gravplats med full gravrätt (kistgravplats eller urngravplats) sköts.

En gravrättsinnehavare får förse gravplatsen med en gravanordning så som gravvård, stenram, staket eller liknande. Innan en gravanordning sätts upp ska begravningsverksamheten pröva om den kan tillåtas. Personuppgifter behandlas för gravrättsinnehavare eller dess ombud som intygar montering av gravanordning. En gravrättsinnehavare kan behöva kontaktas för att påminnas om att vårda graven eller om en grav vanvårdas.

Om du är gravrättsintressent behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna kontakta dig om en gravrätt blir ledig. Du skrivs upp på vår lista med stöd av ditt samtycke, men vi kan även komma att behandla vissa personuppgifter om dig för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10 § lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

För gravrättsinnehavare rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, betalningsinformation samt släktskap/anknytning till person som gravrätten kan överföras till eller från.

För gravrättsintressenter rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress samt i vissa fall släktskap/anknytning till gravsatt person eller gravrättsinnehavare.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifter om gravrättsinnehavare bevaras vanligtvis för historiska ändamål. Vi följer Riksarkivets föreskrifter för gallring av uppgifter i begravningsverksamheten.

Uppgifter om gravrättsintressent behandlas tills intressenten önskar bli raderad eller tills gravrätten övergår till intressenten.

Gravskötsel

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Tjänster i form av gravskötsel sker inom ramen för ett avtal mellan gravrättsinnehavaren/annan intressent och begravningsverksamheten eller dödsboet och begravningsverksamheten. Detta utgör inte en del av begravningsverksamheten och utgör därmed inte heller myndighetsutövning.

Huvudmannen sköter om gravplatsen i gravrättsinnehavarens ställe mot en avgift. Insamlingskälla för personuppgifterna är gravrättsinnehavaren själv.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vanligtvis behandlar vi namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och betalningsinformation.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Personuppgifterna gallras 7 år efter avslutat avtal i enlighet med bokföringslagens regler och Svenska kyrkans interna regelverk. Kopior av gravfondsbrev (skötselavtal) gallras efter avtalets utlopp.

Planteringsbeställningar och skötselböcker gallras efter 3 år.

Dina rättigheter

Du som registrerad har enligt dataskyddsförordningen en del rättigheter. Nedan beskrivs dessa rättigheter samt hur Botkyrka församling arbetar för att uppfylla dessa rättigheter.

Rätt till tillgång (”registerutdrag”)

Du har rätt att kontakta oss för att få information om ifall vi hanterar dina personuppgifter och i så fall få tillgång till uppgifterna och information om hur vi använder dem. Du har även rätt att begära en kopia av personuppgifterna. Den första kopian du begär är gratis, men för ytterligare kopior kan en avgift komma att tas ut. Lämnar du din begäran i elektroniskt format, kommer du även om möjligt att få utdraget och informationen i elektroniskt format. Om du inte begär ett visst elektroniskt format kommer utdraget att tillhandahållas i ett format som är allmänt använt, exempelvis PDF-filer.

Om utlämnandet till dig skulle medföra nackdelar för andra individer kan det hända att vi nekar utlämnandet av vissa personuppgifter. Rätten till tillgång innebär inte heller att du alltid har rätt att få ut själva handlingen där dina personuppgifter förekommer. Är du intresserad av att få ut en viss handling kan du i stället begära ut handlingen i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, som stadgar att var och en har rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar.

Rätt till rättelse

Du har rätt till att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade. Om det är lämpligt med hänsyn till ändamålet med vår behandling har du även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, exempelvis genom att inge ett kompletterande utlåtande.

Rätt till begränsning

En begränsning av behandling innebär att personuppgifterna endast får användas och hanteras på vissa begränsade sätt, till exempel så att vi enbart får lagra dem och inte använda dem på något annat sätt under den tid som begränsningen gäller. Annan användning får då endast ske med ditt samtycke, för att skydda någon annans rättigheter eller för ett viktigt allmänintresse.

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i fyra olika situationer:

• Om du bestrider personuppgifternas korrekthet, har du rätt att begära begränsning under tiden som vi kontrollerar om personuppgifter är korrekta.
• Är behandlingen olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas, kan du i stället begära att dess användning ska begränsas.
• Om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Om du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter har du rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden som vi gör en avvägning mellan dina och våra intressen.

Om du får dina personuppgifter begränsade, är vi skyldiga att meddela dig innan begränsningen upphör.

Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. I följande fall är vi skyldiga att utan dröjsmål radera dina personuppgifter:

• Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in, exempelvis om du har slutat gå i vår gruppverksamhet och vi inte längre behöver dina kontaktuppgifter.
• Om du återkallat det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, exempelvis om du lämnat ditt samtycke till publicering av ett foto men sedan ångrar dig och återkallar ditt samtycke.
• Om behandlingen sker för direkt marknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det syftet, exempelvis om du inte längre vill ha ett nyhetsbrev från oss.
• Om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
• Om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, exempelvis om personuppgifterna inte behandlats i enlighet med dataskyddsförordningen.
• Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Observera att vi i vissa situationer inte kommer kunna tillmötesgå din begäran att bli raderad. Vi kan neka din begäran helt eller delvis om vår behandling är nödvändig av något av följande skäl:

• för att tillgodose andra viktiga rättigheter, såsom rätten till yttrande- och informationsfrihet
• för att uppfylla en rättslig förpliktelse
• för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning
• för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
• för arkivändamål av allmänt intresse eller av vetenskapliga, historiska eller statistiska ändamål
• av skäl som rör ett allmänt viktigt intresse på folkhälsoområdet.

Rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att begära skadestånd.

Rätten att inge klagomål till IMY

Om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt har rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Rätt att invända

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse eller ett allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet.

Du har även rätt att invända mot behandling som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Om du gör det kommer vi att sluta utföra behandlingen utan att först utföra någon intresseavvägning.

Rätt att ta tillbaka samtycke

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utfördes innan samtycket togs tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Rätt att flytta dina personuppgifter (”dataportabilitet”)

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart och, om det är tekniskt möjligt, få dessa personuppgifter överförda direkt till en annan part.

Allmänt

Om din begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, till exempel om du vid upprepade tillfällen begär samma sak, kan vi komma att ta ut en avgift eller neka din begäran.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndigheten webbplats.

Kontakt

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Botkyrka församlingsexpedition på telefon 08-530 222 00 eller via e-post. Du kan också höra av dig till Botkyrka församlings dataskyddsombud.

Botkyrka församlings dataskyddsombud

Erika Malmberg, inTechrity
072-549 64 34
dataskyddsombud@intechrity.se

Vanliga frågor och svar

Vad är personuppgifter?

All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.

Vad är behandling av uppgifter?

Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.

Var är personuppgifter insamlade från?

Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.

I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.

Varför är det nödvändigt att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som församling i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.

Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.

Vem får tillgång till mina personuppgifter?

Botkyrka församling är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.

Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Botkyrka församling, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.

Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.

Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i HRM Flex. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.

Uppdatering av dokument

Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.