Vid övrig myndighetskontakt med begravningsverksamheten
Varabygdens församling anordnar och håller allmänna kyrkogårdar och begravningsplatser för folkbokförda inom Varabygdens församlings geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.
Denna information berör dig när du är i kontakt med Varabygdens församling angående flytt av gravsatt stoft, medlingsärenden gällande gravsättning eller utlämnande av aska.
Här vill vi informera om hur vi hanterar dina personuppgifter som efterlevande och/eller gravrättsinnehavare. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns, inte den avlidnes personuppgifter i denna information.
BEGÄRAN OM FLYTT AV GRAVSATT STOFT
HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Stoft eller aska som har gravsatts på en kyrkogård eller begravningsplats får inte flyttas från en gravplats om inte särskilt tillstånd ges. Tillstånd får endast ges om det finns särskilda skäl för att flytta gravsatt stoft eller aska enligt begravningslagen, varför behandling av personuppgifter inom ramen för prövningen sker som ett led i myndighetsutövning. Frågor om tillstånd att flytta stoft eller aska prövas av församlingen. Personuppgifter behandlas om personer som ansöker om flyttning av gravsatt stoft och aska.
Om känsliga personuppgifter förekommer, behandlas de med stöd av ett undantag i lagen som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation, så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckligt säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i låsta arkiv, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation är lösenordsskyddade.
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och personliga förhållanden. Känsliga personuppgifter kan förekomma om de nämns i ärendet.
HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?
Ansökan från den sökande samt bevis och tillstånd om att flytta gravsatt stoft eller aska jämte resolutioner gallras efter 10 år. Mottagningskvittot bevaras.
MEDLINGSÄRENDEN ANGÅENDE GRAVSÄTTNING
HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Svenska kyrkan har enligt begravningslagen till uppgift att medla mellan enskilda när de inte kan enas om kremering eller om gravsättning. I syfte att få kännedom om parterna som är oeniga samt för att genomföra medling behandlar församlingen personuppgifter. Detta görs som ett led i myndighetsutövning.
Om parterna enas, ska begravningsverksamheten fastställa deras överenskommelse. Om enighet inte kan uppnås, ska man istället med eget yttrande hänskjuta tvisten till länsstyrelsen. Länsstyrelsen prövar vem som ska bestämma om kremering eller gravsättning.
Länsstyrelsen ska i sin prövning särskilt beakta önskemål som den avlidne kan ha haft. Hänsyn ska också tas till parternas personliga förhållande till den avlidne, främst sammanlevnad, släktskap eller annan nära anknytning. Vid medling försöker församlingen därför utreda dessa förhållanden och parterna ges möjlighet att framföra sina ståndpunkter med anledning av detta.
Församlingen har en skyldighet att diarieföra de handlingar som inkommer i ärendet. I de fall upplysningar lämnas muntligen, ska de antecknas i enlighet med förvaltningslagen.
Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckligt säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i låsta arkiv, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation är lösenordsskyddade.
Motparten i ärendet kan komma att få del av personuppgifterna i ärendet. Församlingen är också skyldig att skicka meddelande till Skatteverket om tvist föreligger rörande kremering eller gravsättning. I de fall intyg om kremering eller gravsättning redan utfärdats när tvist uppstått, ska uppgifter även skickas till förvaltare av kyrkogårdar och begravningsplatser samt innehavare av krematorier.
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och uppgifter som parterna anför (kan innefatta personliga förhållanden och känsliga personuppgifter).
HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?
Personuppgifterna gallras när ärendet är avslutat genom alla beslutande instanser och överklagande ej längre är möjlig.
UTLÄMNANDE AV ASKA
HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Här avses personuppgifter för personer som hämtar ut aska efter avliden person. Den som begär ut aska ska legitimera sig och visa att förutsättningarna för att hämta ut askan enligt 5 kap. 14–15 §§ begravningslagen är uppfyllda. Behandling av personuppgifter inom ramen för ett ärende om utlämnande av aska utförs som ett led i myndighetsutövning.
Ett askkvitto skrivs på av den person som hämtar askan.
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
De personuppgifter vi behandlar om dig som hämtar ut aska är namn, uppgifter i ID-handling, underskrift och vilken persons aska ärendet gäller.
HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?
Askkvitton slängs efter 10 år. Övrigt bevaras.
Dina rättigheter
Varabygdens församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.