Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Om du har anmält dig till en kurs som Västerleds församling håller har du också blivit
ombedd att lämna vissa uppgifter i samband med detta.
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
- För att administrera allting kring kursen, till exempel för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas. Detta inkluderar även att lämna uppgifter till samarbetspartners och leverantörer när det behövs för att kunna tillhandahålla kursen.
Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen.
Om du inte lämnar de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen. - Vid de utbildningar och kurser där vi serverar fika, lunch eller liknande finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.
I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas även i de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande.
Vilka andra får del av dina personuppgifter?
Restaurang/kursgård
I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan vissa av dina personuppgifter delas med den parten. Det kan till exempel gälla om en kurs eller konferens inkluderar övernattning.
Vi kan även behöva lämna ut uppgifter om allergier till sådana parter om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
IT-leverantörer
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter.
Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Diarieföring
Vi kan komma att diarieföra handlingar som kommer in till oss eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den
inomkyrkliga offentlighetsprincipen (den framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan).
Sensus
När vi erbjuder en studiecirkel, kurs eller annat arrangemang samarbetar vi vanligtvis med Sensus studieförbund. Vi och Sensus kommer vara tydliga med att vi samarbetar innan du anmäler intresse till en sådan verksamhet.
Om du anmäler intresse kommer vissa av dina personuppgifter, såsom namn, personnummer, e-postadress, enhet samt i vissa fall även uppgifter om specialkost, att skickas till Sensus i syfte att de ska kunna uppfylla sin del av samarbetet.
Sensus och Västerleds församling ansvarar alltid självständigt för den behandling av personuppgifter vi utför inom ramen för våra respektive verksamheter.
Västerleds församling ansvarar för den behandling vi utför för att kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig som medlem.
Sensus ansvarar för den behandling av personuppgifter som krävs för att kunna erbjuda studiecirklar, kurser och andra arrangemang i egenskap av studieförbund i enlighet med Folkbildningsrådets kriterier. Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas av Sensus, vänd dig till dem på e-postadressen dataskydd@sensus.se. Om du är osäker kan du dock alltid kontakta Västerleds församling så hjälper vi dig att komma rätt.
Andra arrangörer
Vi kan även komma att samarbeta med andra parter för att arrangera kurser eller liknande, exempelvis andra församlingar, pastorat eller stift inom Svenska kyrkan, folkhögskolor, föreningar eller konferensgårdar.
Information om sådant samarbete och vem du kan vända dig till för frågor får du i så fall veta i anslutning till informationen om arrangemanget.
Så länge behandlar vi personuppgifterna
Vi sparar fakturaunderlag i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.
Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget.
Kontaktuppgifter sparas i ett år för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser.
Vilka rättigheter har du?
Västerleds församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat
nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se
startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och
vårt dataskyddsombud.