Dop av barn

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?

Det finns två sätt för dopprocessen att inledas: antingen bjuder [Ange enhetens namn] in till dop, eller så skickar vårdnadshavarna själv in en anmälan om dop.

Inbjudan skickas enbart till barn med en eller flera vårdnadshavare som är medlemmar i Svenska kyrkan. Uppgifter om sådana barn gallras vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad eller när vårdnadshavare innan dess begär att gallring ska ske.

Är ingen av vårdnadshavarna medlem i Svenska kyrkan behöver vårdnadshavarna vända sig till [Ange enhetens namn] för att boka tillfälle för dop.

Uppgifter om vårdnadshavare

Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för ändamål som rör dopet, inklusive för att inhämta ditt och eventuell annan vårdnadshavares samtycke till dop.

Uppgifter om barnet

Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Det inkluderar inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen.
  Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar) för barnets räkning. Om vi inte får de uppgifter vi behöver kan vi inte boka in och genomföra dopet.
• Efter dopet kommer vi att föra in ditt barn i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du ingår för barnets räkning, genom ditt barns dop.
• Med vårdnadshavares samtycke kan barnets förnamn samt datumet för dopet skrivas på en dopängel eller ett dopträd i kyrkan där barnet döptes.
• Med vårdnadshavares samtycke kan barnets namn läsas upp i kyrkan vid
  efterföljande gudstjänst i slutet av veckan.
• Varje år håller vi en dopängelsgudstjänst där de som döpts under året får hämta ut sina dopänglar. Har barnet döpts under året kommer en inbjudan att skickas med stöd av vårt berättigade intresse av att utföra medlemsvård. Med vårdnadshavares samtycke kan barnets namn läsas upp i kyrkan under gudstjänsten.
• De första av ditt barns levnadsår kommer vi att använda dina kontaktuppgifter för att skicka dopdagshälsningar. De första 12 åren kan vi även komma att skicka inbjudningar till barngrupper. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att utföra medlemsvård.

Behandling av känsliga uppgifter

Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga
personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte, som den som döpts blir medlem i genom sitt dop.

Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavarens samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Uppgifter om eventuell fadder

Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål.

Registreringen utförs med stöd av verksamhetens och den döptes berättigade intresse av att dokumentera barnets fadder. Efter det sker bevarandet med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Anmälan till dop görs vanligtvis via formulär på vår webbplats, telefon eller e-post. Personuppgifterna lämnas av den som gör dopanmälan. För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, civilstatus, e-postadress, telefonnummer och adress. 

För barn rör det sig om namn, personnummer, datum för dop och namn på eventuell fadder. 

För eventuell fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpte.

Vilka andra får del av era personuppgifter?

Prästen som döper

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts med mera, delas med den präst som utför dopet. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter hen får tillgång till inom ramen för detta uppdrag.

Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen
dokumentation, till exempel i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Västerleds församling eller prästen direkt.

Annan församling

Om du tillhör en annan församling/ett annat pastorat än Västerleds församling kan ditt namn och personnummer delas med dem. Uppgifterna behövs för att vi ska kunna föra över medel från kyrkoavgiften mellan församlingar och pastorat.

IT-leverantörer

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina och ditt barns personuppgifter.

Alltid när vi delar personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Diarieföring

Vi kan komma att diarieföra handlingar som kommer in till eller upprättas hos oss. Era personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Så länge behandlar vi personuppgifterna

Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bl.a. uppgifter om barnet, vårdnadshavarna och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.

Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge ditt barn är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.

Dopänglar och dopträd tas ned senast efter ett år eller när samtycke tas tillbaka.

Vilka rättigheter har ni?

Västerleds församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter om inte annat nämns ovan.

För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.