Fonder och diakonala medel

Så här behandlar vi dina uppgifter om du ansöker om medel ur en fond som förvaltas av Västerleds församling.

Policy för hantering av fonder och diakonala medel

Stiftelseförvaltning och laglig grund

Västerleds församling förvaltar fonder ur vilka medel kan beviljas till behövande. I stiftelselagen sägs att föreskrifterna i stiftelseförordnandet skall följas vid förvaltningen av stiftelsen. Församlingen har därför rättslig förpliktelse att följa vad som sägs i varje fonds stiftelseförordnande. Vidare har församlingen en rättslig förpliktelse att vid bifall spara dokumentation i sju år för att fullgöra bokföringsskyldighet. Dessa rättsliga förpliktelser utgör laglig grund för hanteringen av personuppgifter för dem som söker medel ur församlingens fonder.

Endast nödvändiga personuppgifter

Fondansökan är ofta kopplad till själavård och stödsamtal när diakonerna tar emot personer som söker medel ur fonderna. Därmed har diakon ofta mer information än vad som krävs för fondansökan. När en fondansökan upprättas skall endast nödvändiga personuppgifter läggas till grund för ansökan och samtalet i övrigt hanteras enligt rutin för själavård.

De personuppgifter som kommer att behandlas bestäms av stiftelseförordnandet. Förutom dessa uppgifter kommer uppgifter om identitet (personnummer), folkbokföringsadress, kyrkotillhörighet och kön samt eventuell partners namn och personnummer och antal hemmavarande barn och deras personnummer. Slutskattebesked för att dokumentera ekonomisk ställning, liksom uppgifter om bankkonto vid utbetalning kommer att behandlas i ansökan.

Ansökan diarieförs och förvaras på ett säkert sätt, så att endast diakon, kyrkoherde och revisorer, vid begäran, skall kunna ta del av personuppgifterna i ansökan.

Personuppgifter delas vid beslut och vid utbetalning av beviljade medel

Diakonerna sammanställer de inkomna ansökningarna till Stiftelsestyrelsens sammanträde. I sammanställningen är personerna avidentifierade så långt det är möjligt för att stiftelsestyrelsen skall kunna ta beslut. Efter beslut om beviljade medel utbetalas dessa genom den ekonomibyrå (Stiftets) som Västerleds församling har avtal med. Därvid delas endast personuppgifter som är nödvändiga för att utbetalning till rätt person skall kunna ske.

Gallring och hur länge vi sparar uppgifterna

När utbetalning har skett sparas de personuppgifter som vi enligt bokföringslagen måste spara i sju år. Övriga personuppgifter gallras när ärendet är slutfört och utbetalningen är klar.

Information

Den sökande informeras i början av ansökningsprocessen om personuppgiftsbehandlingen enligt denna policy.