Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att du ska kunna arbeta ideellt hos oss behöver vi behandla vissa personuppgifter om dig.
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- Vi sparar personlig information och kontaktuppgifter till dig för att kunna administrera ditt ideella engagemang och komma i kontakt med dig. Behandlingen utförs med stöd av avtalet mellan dig och oss.
- Eftersom vi kan servera mat och/eller fika behöver vi veta om du har någon allergi eller specialkost som vi behöver ta hänsyn till.
Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att du inte serveras något du inte tål. Allergier är hälsouppgifter, vilket ses som känsliga personuppgifter. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Svenska kyrkan utan ett samtycke från dig. - Vi sparar dina kontaktuppgifter för att kunna göra församlingsutskick till dig. Utskicken görs med stöd av vårt berättigade intresse av att informera dig om vad som händer i verksamheten.
- För att du ska kunna kontakta andra i volontärgruppen lämnar vi ut listor till alla våra volontärer med namn och telefonnummer till övriga i volontärgruppen. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att underlätta kommunikationen inom gruppen.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
- Vi behöver kontaktuppgifter till någon anhörig till dig så att vi vet vem vi ska kontakta om något händer dig när du arbetar hos oss.
Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dina anhöriga vid behov. Vi ber dig att informera den eller de anhöriga om att du lämnat deras kontaktuppgifter till oss.
Utdrag ur belastningsregistret
Om du engagerar dig ideellt i verksamhet där barn och unga deltar kommer du, i samband med starten på ditt ideella engagemang hos oss, bli ombedd att visa upp ett utdrag ur belastningsregistret.
Den rättsliga grunden till vår begäran är rättslig förpliktelse, eftersom praktiken innebär att du kommer att ha direkt eller regelbunden kontakt med barn och unga, se lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn.
Utdraget undersöks och lämnas sedan tillbaka till dig. Vi gör endast anteckning om att utdrag ur belastningsregistret är uppvisat. Ingen ytterligare information kommer att lagras i våra anteckningar. Om vi fattar beslut om att du inte är lämplig för det ideella uppdraget i barn- och ungdomsverksamhet informeras du muntligen.
Dessa personuppgifter behandlar vi
De personuppgifter vi behandlar rör sig huvudsakligen om namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter samt namn och telefonnummer till nära anhörig.
Under din tid som ideell kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.
Uppgifterna samlas vanligen in genom att du fyller i uppgifterna på en blankett eller på annat sätt själv delar uppgifterna med oss.
Vilka andra tar del av dina personuppgifter?
Försäkringsbolag
När du medverkar i en verksamhet som bedrivs av Svenska kyrkan omfattas du av en olycksfallsförsäkring. Vi överför vissa personuppgifter till vårt försäkringsbolag för att kunna sköta administrationen av försäkringen.
IT-leverantör
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter.
Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Diarieföring
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vi sparar uppgifter om dig under tiden du är ideellt engagerad i Västerleds församling. Dina personuppgifter raderas 13 månader efter det att du senast var aktiv som ideell.
Vad gäller publicerade foton sparas de så länge som det är lämpligt och motiverat för att uppfylla ändamålet med publiceringen.
Vilka rättigheter har du?
Västerleds församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan.
För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud