Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?
Vid vigsel, kyrklig välsignelse och förnyelse av löften behöver vi behandla personuppgifter. I stort hanterar vi uppgifterna på samma sätt i alla tre fallen, men det finns vissa skillnader. Dessa förklaras närmare i informationen nedan.
Vi behöver era personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera ceremonin, vilket inkluderar exempelvis bokning av lokal och av resurser såsom präst, anteckningar som förs under samtalet med er inför ceremonin, samt vad som sägs under ceremonin.
Behandlingen utförs med stöd av det avtal ni anses ingå genom att boka vigsel/kyrklig välsignelse/förnyelse av löften hos oss. - Gäller endast vigsel: För att vigas i Svenska kyrkan krävs som huvudregel att en i vigselparet är medlem i Svenska kyrkan. När vi gör den kontrollen behöver vi därför behandla uppgifter om medlemskap för minst en av er. Detta gör vi med stöd av 23 kap. 1 a § kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dig som är medlem.
Uppgifter om medlemskap i Svenska kyrkan är en känslig personuppgift (läs mer om vad en känslig personuppgift är på IMY). Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte, i vilken en av er eller båda två är medlem/-mar.
Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om medlemskap till någon utanför Svenska kyrkan utan medlemmens samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag. - Gäller endast vigsel: För att kunna vigas behöver ni lämna in intyg om hindersprövning och vigselintyg från Skatteverket. Behandlingen utförs som ett led i myndighetsutövning i enlighet med 4 kap. 5 § äktenskapsbalken.
- Gäller endast vigsel: Efter vigselceremonin lämnas ett vigselbevis till er. Vi skickar även underrättelse om vigseln till Skatteverket. Dessa behandlingar utförs som ett led i myndighetsutövning i enlighet med 4 kap. 7 och 8 §§ äktenskapsbalken.
-
För att kunna genomföra vigseln, välsignelsen eller förnyelsen av löften behöver vi behandla namn och personnummer för respektive make/maka. Det kan indirekt innebära en uppgift om den andra personens sexuella läggning.
I dessa fall behandlar vi normalt denna känsliga personuppgift för att kunna fastställa rättsliga anspråk, det vill säga eftersom uppgiften är nödvändig för att vigseln ska kunna genomföras och registreras.
I vissa fall kan vi i stället be om ditt samtycke för att få behandla uppgiften.
Om ni inte lämnar era personuppgifter kan ni inte vigas, få kyrklig välsignelse eller förnya era löften hos oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
För vigsel, kyrklig välsignelse och förnyelse av löften rör det sig vanligtvis om namn på både dig och din partner, personnummer, adress, telefonnummer, mejladress, civilstatus, eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan samt uppgifter om ceremonin (datum, plats, tid, församling, namn på präst, noteringar om psalmer och annat innehåll i ceremonin).
För vigsel rör det sig, utöver det som står i första stycket, även om eventuell uppgift om genomfört dop och konfirmation, intyg om hindersprövning, datum för avisering till Skatteverket, samt datum för registrering av vigseln i kyrkobokföringen.
För kyrklig välsignelse rör det sig, utöver det som står i första stycket, även om datum för vigsel/partnerskap, samt datum för registrering av vigseln i kyrkobokföringen.
Så länge behandlar vi personuppgifterna
Kontakt via till exempel mejl gallras efter ceremonin. Vid vigsel och kyrklig välsignelse sparas dock vissa uppgifter i en så kallad ministerialbok, som bevaras för arkivändamål av allmänt intresse.
Underlagen till de uppgifter som förs in i ministerialboken gallras i regel efter fem år. Hindersprövning och intyg om genomförd vigsel arkiveras däremot.
Vilka andra får del av era personuppgifter?
Prästen som viger
Uppgifter om ceremonin såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som viger er. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter som hen får tillgång till inom ramen för detta uppdrag.
Vanligtvis sparar prästen uppgifter om ceremonin i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om du har frågor om det här går det bra att kontakta Västerleds församling eller den präst som genomför vigseln direkt.
Annan församling/pastorat
Om du viger dig hos Västerleds församling men tillhör en annan församling/ett annat pastorat kan namn och personnummer för dig och den du vigts med föras över dit, så att vi ska kunna föra över medel från kyrkoavgiften mellan enheterna.
Leverantörer av IT
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera era personuppgifter.
Alltid när vi delar personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Diarieföring
Vi kan komma att diarieföra handlingar som kommer in till eller upprättas hos oss. Det innebär att era personuppgifter i vissa fall kan lämnas ut enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen (framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan).
Vilka rättigheter har ni?
Västerleds församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter om inte annat nämns ovan.
För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar ni även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.