Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Bokning av lokal:
När du bokar en av Carl Johans pastorats lokaler kommer vi att be om vissa
personuppgifter för att vi ska kunna administrera lokalbokningen och kontakta dig vid
behov.
- Om du är en privatperson behandlar vi dina personuppgifter för att kunna
uppfylla det avtal du anses ingå med oss när du bokar en av våra lokaler. - Om du representerar en församling eller annan organisation behandlar vi dina
personuppgifter med stöd av vårt och din organisations berättigade intresse av
att kunna ingå och uppfylla avtal om lokalbokning. Du kan invända mot vår
behandling av personliga skäl, varpå vi i så fall gör en avvägning mellan intresset
att uppfylla avtalet och ditt intresse av att inte få dina personuppgifter
behandlade av oss.
Om du inte anger de efterfrågade uppgifterna kan vi tyvärr inte erbjuda bokning av
lokalen eftersom vi då inte kan uppfylla avtalet.
Hyra av lokal:
När du är intresserad av att hyra, eller hyr, en av Carl Johans pastorats lokaler
kommer vi att behandla vissa personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter för att
kunna fullgöra våra åtaganden som hyresvärd. Detta inkluderar intresseanmälan,
avtalstecknande, hantering av nycklar, ev. elavtal, hyresavisering och uppsägning.
Grund för behandling av uppgifterna är det avtal du ingår med oss.
För kontaktpersoner hos juridiska personer som har ingått avtal med Carl Johans pastorat om hyra av lokal, behandlas personuppgifterna med vårt berättigade intresse för
att kunna upprätthålla kontakt med den juridiska personen och hantera hyresrelaterade
frågor.
När du lämnar lokalen du hyrt av oss genomför vi en besiktning av den för att kunna
dokumentera eventuella skador som uppkommit under hyrestiden. Detta görs med stöd
av vårt berättigade intresse att ta tillvara våra rättsliga anspråk kopplade till
hyresavtalet.
Om du som hyresgäst uppträder på ett störande sätt, exempelvis genom att spela hög
musik, ha fester, eller på andra sätt ha stör andra hyresgäster eller andra i närområdet i
den grad att vaktbolag eller polis tillkallas upprättas ett störningsärende. Då noterar vi
vad som hänt, tillsammans med datum och tid för att uppfylla rättsliga förpliktelser
enligt hyreslagen.
För både bokning och uthyrning gäller:
För att kunna uppfylla ändamålen med vår personuppgiftsbehandling, dvs. att kunna
administrera och tillhandahålla dig de här tjänsterna, behöver vi i förekommande fall
anlita systemleverantörer. Det innebär att systemleverantörerna kan komma att
behandla de personuppgifter du lämnar till oss. Systemleverantörerna behandlar
personuppgifterna på uppdrag av oss och får endast utföra behandlingen i enlighet med
våra uttryckliga instruktioner och lag, vilket innebär att de inte får använda uppgifterna
för egna ändamål.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina
personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga
offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Bokning:
Det är obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell
församling eller annan organisation du tillhör. Vid utlämnande av nyckel till lokalen
skriver personen som hämtar nyckeln på en kvittens där hens namn, datum för
utlämnande och nyckelns nummer/ID framgår.
I vissa fall tar vi betalt för bokning av våra lokaler, vilket innebär att vi behöver
behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare.
Hyra av lokal:
När du lämnar en intresseanmälan behandlar vi namn, adress, telefonnummer och
mejladress. När vi tecknar avtal behandlar vi också personnummer och lokalbeteckning.
Under hyresavtalets gång kan också uppgifter såsom nyckelnummer, passerkoder och
ev. störningar behandlas. I samband med avflyttning registreras uppgifter i
besiktningsprotokoll.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Bokning:
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet
gentemot dig. Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av
bokföringslagen.
Hyra av lokal:
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet
gentemot dig. Uppgifter i intresseanmälan som inte leder till tecknat hyresavtal raderas
så fort vi avslutat behandlingen, detsamma gäller referenspersoners uppgifter som
raderas efter kontakt.
Uppgifter om eventuella störningar sparas i två år.
Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.
Avtalet arkiveras i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen.
Vilka rättigheter har du?
Carl Johans pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För mer information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen kan du läsa mer om vår behandling av personuppgifter. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.