Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Om du anmält dig till en kurs som Carl Johans pastorat ska hålla har du också blivit
ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta.
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
- För att administrera allting kring kursen, t.ex. för att veta hur många som
kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där
mat serveras vid kurstillfället. Detta inkluderar även att lämna uppgifter till
samarbetspartners och leverantörer när det behövs för att kunna tillhandahålla
kursen. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du
anmäler dig till kursen. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga
för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen. - Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar finns även ett
frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter
samtycker du till att vi behandlar dem.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell
församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något
kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.
I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt
personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas
även i de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande.
Vilka andra tar del av dina personuppgifter?
I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan
vissa av dina personuppgifter komma att delas med den parten. Så kan till exempel
vara fallet om en kurs eller konferens inkluderar övernattning. Vi kan även komma att
lämna ut uppgifter om allergier till sådana parter om de behöver veta vem som ska ha
vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till
specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form
av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
För att kunna uppfylla ändamålen med vår personuppgiftsbehandling, dvs. att kunna
administrera och tillhandahålla dig de här tjänsterna, behöver vi i förekommande fall
anlita systemleverantörer. Det innebär att systemleverantörerna kan komma att
behandla de personuppgifter du lämnar till oss. Systemleverantörerna behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och får endast utföra behandlingen i enlighet med
våra uttryckliga instruktioner och lag, vilket innebär att de inte får använda uppgifterna
för egna ändamål.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina
personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga
offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
När vi erbjuder en studiecirkel, kurs eller annat arrangemang samarbetar vi vanligtvis
med Sensus studieförbund. Vi och Sensus kommer vara tydliga med att vi samarbetar
innan du anmäler intresse till en sådan verksamhet. Om du anmäler intresse kommer
vissa av dina personuppgifter, såsom namn, personnummer, e-postadress, enhet samt i
vissa fall även uppgifter om specialkost, att skickas till Sensus i syfte att de ska kunna
uppfylla sin del av samarbetet. Sensus och Carl Johans pastorat ansvarar alltid
självständigt för den behandling av personuppgifter vi utför inom ramen för våra
respektive verksamheter. Carl Johans pastorat ansvarar för den behandling vi utför
för att kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig som medlem, medan Sensus
ansvarar för den behandling av personuppgifter som krävs för att kunna tillhandahålla
studiecirklar, kurser och andra arrangemang i egenskap av studieförbund i enlighet
med Folkbildningsrådets kriterier. Vid frågor om hur dina personuppgifter behandlas av
Sensus ska du i första hand vända dig till dem på e-postadressen dataskydd@sensus.se.
Om du är osäker kan du dock alltid kontakta Carl Johans pastorat så hjälper vi dig att
komma rätt.
Vi kan även komma att samarbeta med andra parter för att arrangera kurser eller
liknande, exempelvis andra församlingar, pastorat eller stift inom Svenska kyrkan,
folkhögskolor, föreningar eller konferensgårdar. Information om sådant samarbete och
vem du kan vända dig till för frågor framgår i så fall i anslutning till övrig information om
aktuellt arrangemang.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.
Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part
direkt efter arrangemanget. Kontaktuppgifter sparas i ett år för att kunna skicka
inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av
att kunna marknadsföra våra kurser.
Vilka rättigheter har du?
Carl Johans pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För mer information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen kan du läsa mer om vår behandling av personuppgifter. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.