GDPR: Lokalbokning

Om du bokar en av våra lokaler

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

När du bokar en av Götene pastorats lokaler kommer vi att be om vissa personuppgifter för att vi ska kunna administrera lokalbokningen och kontakta dig vid behov. 

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

·  Om du är en privatperson behandlar vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå med oss när du bokar en av våra lokaler. 

· Om du representerar en församling eller annan organisation behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt och din organisations berättigade intresse av att kunna ingå och uppfylla avtal om lokalbokning. Du kan invända mot vår behandling av personliga skäl, varpå vi i så fall gör en avvägning mellan intresset att uppfylla avtalet och ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade av oss.

Om du inte anger de efterfrågade uppgifterna kan vi tyvärr inte erbjuda bokning av lokalen eftersom vi då inte kan uppfylla avtalet. 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Det är obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Vid utlämnande av nyckel till lokalen skriver personen som hämtar nyckeln på en kvittens där hens namn, datum för utlämnande och nyckelns nummer/ID framgår.

I vissa fall tar vi betalt för bokning av våra lokaler, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. 

 Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

I de fall vi tar betalt för bokningen, och du inte betalar en faktura från oss trots flera påminnelser, kan vi komma att lämna ut uppgifter om den obetalda fakturan till inkassobolag.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.

Vilka rättigheter har du?

Götene pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se www.svenskakyrkan.se/gotene/gdpr Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt Dataskyddsombud.

När du hyrar lokal av oss

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
När du är intresserad av att hyra, eller hyr, en av våra lokaler kommer vi att behandla vissa personuppgifter.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

·        Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden som hyresvärd. Detta inkluderar intresseanmälan, avtalstecknande, hantering av nycklar, ev. elavtal, hyresavisering och uppsägning. Grund för behandling av uppgifterna är, om du är privatperson eller enskild firma, det avtal du ingår med oss.  

·        För kontaktpersoner hos juridiska personer som har ingått avtal med oss om hyra av lokal, behandlas personuppgifterna med vårt berättigade intresse av att kunna upprätthålla kontakt med den juridiska personen och hantera hyresrelaterade frågor. 

·        När du lämnar lokalen du hyrt av oss genomför vi en besiktning av den för att kunna dokumentera eventuella skador som uppkommit under hyrestiden. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att ta tillvara våra rättsliga anspråk kopplade till hyresavtalet.

Om du som hyresgäst uppträder på ett störande sätt, exempelvis genom att spela hög musik, ha fester, eller på andra sätt ha stör andra hyresgäster eller andra i närområdet i den grad att vaktbolag eller polis tillkallas upprättas ett störningsärende. Då noterar vi vad som hänt, tillsammans med datum och tid för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt hyreslagen i 12 kap. jordabalken.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du lämnar en intresseanmälan behandlar vi namn, adress, telefonnummer och mejladress. När vi tecknar avtal behandlar vi också personnummer och lokalbeteckning. Under hyresavtalets gång kan också uppgifter såsom nyckelnummer, passerkoder och ev. störningar behandlas. I samband med avflyttning registreras uppgifter i besiktningsprotokoll. 

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

I de fall du inte betalar en faktura från oss trots flera påminnelser kan vi komma att lämna ut uppgifter om den obetalda fakturan till inkassobolag.

 Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Uppgifter i intresseanmälan som inte leder till tecknat hyresavtal raderas så fort vi avslutat behandlingen, detsamma gäller referenspersoners uppgifter som raderas efter kontakt.  

Uppgifter om eventuella störningar sparas i två år.

Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen. Avtalet arkiveras i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen.

Vilka rättigheter har du?

Svenska kyrkan Götene pastorat 

ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se www.svenskakyrkan.se/gotene/gdpr Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt Dataskyddsombud.

 
 [SG1]Länka till ”startsidan” där avsnittet om rättigheter och kontakt finns.