Deltagare i verksamhet och kursverksamhet-GDPR

Om du är med i en av våra vuxengrupper
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår grupp.

Uppgifter om dig
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

·         Om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.

·         Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.

·         Vi sammanställer alla gruppmedlemmars namn och kontaktuppgifter i en lista som lämnas ut till varje medlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt och våra gruppmedlemmars berättigade intresse av att kunna kontakta varandra inom ramen för gruppverksamheten.

·         Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial Länk .

Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och du kan då inte delta i gruppen.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Uppgifter om anhörig
Vi kan komma att spara kontaktuppgifter till någon anhörig till dig som gruppmedlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att veta vem vi ska kontakta om något händer dig när du vistas hos oss.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler dig till en grupp hos Svenska Kyrkan i Kind lämnar du också in personuppgifter om dig till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller i annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.

För dig som deltagare rör det sig vanligtvis om namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personnummer samlas in för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund. Under din tid i gruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.

För din anhörige rör det sig vanligtvis om namn, relation och telefonnummer.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Alla personuppgifter sparas hos Svenska Kyrkan i Kind under tiden du deltar i vår verksamhet. Vid terminsstart uppdaterar vi dina personuppgifter och kasserar inaktuella blanketter med personuppgifter.

Vilka rättigheter har du?
Svenska Kyrkan i Kind ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se nedan. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Om du anmäler dig till en kurs hos oss
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Om du anmält dig till en kurs som Svenska Kyrkan i Kind ska hålla har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta. 

Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:

·         För att administrera allting kring kursen, t.ex. för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där mat serveras vid kurstillfället. Detta inkluderar även att lämna uppgifter till samarbetspartners och leverantörer när det behövs för att kunna tillhandahålla kursen. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen. 

·         Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem. 

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.

I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas även i de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande.

Vilka andra tar del av dina personuppgifter?
I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan vissa av dina personuppgifter komma att delas med den parten. Så kan till exempel vara fallet om en kurs eller konferens inkluderar övernattning. Vi kan även komma att lämna ut uppgifter om allergier till sådana parter om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.

För att kunna uppfylla ändamålen med vår personuppgiftsbehandling, dvs. att kunna administrera och tillhandahålla dig de här tjänsterna, behöver vi i förekommande fall anlita systemleverantörer. Det innebär att systemleverantörerna kan komma att behandla de personuppgifter du lämnar till oss. Systemleverantörerna behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och får endast utföra behandlingen i enlighet med våra uttryckliga instruktioner och lag, vilket innebär att de inte får använda uppgifterna för egna ändamål.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

När vi erbjuder en studiecirkel, kurs eller annat arrangemang samarbetar vi vanligtvis med Sensus studieförbund. Vi och Sensus kommer vara tydliga med att vi samarbetar innan du anmäler intresse till en sådan verksamhet. Om du anmäler intresse kommer vissa av dina personuppgifter, såsom namn, personnummer, e-postadress, enhet samt i vissa fall även uppgifter om specialkost, att skickas till Sensus i syfte att de ska kunna uppfylla sin del av samarbetet. Sensus och Svenska Kyrkan i Kind ansvarar alltid självständigt för den behandling av personuppgifter vi utför inom ramen för våra respektive verksamheter. Svenska Kyrkan i Kind ansvarar för den behandling vi utför för att kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig som medlem, medan Sensus ansvarar för den behandling av personuppgifter som krävs för att kunna tillhandahålla studiecirklar, kurser och andra arrangemang i egenskap av studieförbund i enlighet med Folkbildningsrådets kriterier. Vid frågor om hur dina personuppgifter behandlas av Sensus ska du i första hand vända dig till dem på e-postadressen dataskydd@sensus.se. Om du är osäker kan du dock alltid kontakta Svenska Kyrkan i Kind så hjälper vi dig att komma rätt.

Vi kan även komma att samarbeta med andra parter för att arrangera kurser eller liknande, exempelvis andra församlingar, pastorat eller stift inom Svenska kyrkan, folkhögskolor, föreningar eller konferensgårdar. Information om sådant samarbete och vem du kan vända dig till för frågor framgår i så fall i anslutning till övrig information om aktuellt arrangemang.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i 7 år efter räkenskapsårets slut i enlighet med bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget. Kontaktuppgifter sparas i ett år för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser. 

Vilka rättigheter har du?
Svenska Kyrkan i Kind ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se nedan. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.