Gravrätten upplåts normalt till en person, gravrättsinnehavaren. Denna ansvarar för gravplatsen och ska fatta de beslut som kan komma ifråga beträffande gravplatsen, till exempel gravsättning av ytterligare urnor i nischen.
Upplåtelse sker oavsett var den blivande gravrättsinnehavaren är folkbokförd eller vilket samfund den tillhör. Förekommande kostnader är lika för alla. Gravrätt upplåts kostnadsfritt, men en kostnad på 5 000 kronor per nisch för gravskötsel tillkommer, för 25 år. Vid förnyelse av gravrätt, utgår en administrationsavgift om 1 200 kronor samt en skötselkostnad på 3000 kronor, för de tillkommande 15 åren.
Gravrätt upplåts endast i samband med gravsättning. Därvid kontaktas kolumbarievaktmästaren, som visar lediga nischer och som upprättar avtal om upplåtelse av gravrätt, vilket ska undertecknas av den, till vilken gravrätten upplåts. Detta avtal jämte erlagd avgift ligger sedan till grund för inskrivning i gravbok och utfärdande av gravbrev. Gravbrevet är gravrättsinnehavarens bevis för att den är behörig att utöva gravrätten. Det kompletteras efter hand av kyrkoförvaltningen, liksom gravboken.
Gravsättning sker i kolumbariet vid tidpunkt du kommer överens med vaktmästaren. Ofta sker gravsättning genom vaktmästarens försorg efter ett sista farväl i andaktsrummet. Anhöriga kan dock utforma denna akt enligt egna önskemål och präst kan medverka om så önskas.
Frågor om gravrätt och liknande regleras av Begravningslagen, Begravningsförordningen samt av ett av Västermalms församlings kyrkofullmäktige antaget reglemente.