GDPR: Deltagare i verksamhet

Så hanterar vi dina personuppgifter om du är med i en kör eller annan verksamhet i Ulricehamns pastorat.

Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår grupp.

Uppgifter om dig

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

  • Om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
  • Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
  • Vi sammanställer alla gruppmedlemmars namn och kontaktuppgifter i en lista som lämnas ut till varje medlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt och våra gruppmedlemmars berättigade intresse av att kunna kontakta varandra inom ramen för gruppverksamheten.
  • Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och du kan då inte delta i gruppen.

Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och du kan då inte delta i gruppen.

Uppgifter om anhörig
Vi kan komma att spara kontaktuppgifter till någon anhörig till dig som gruppmedlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att veta vem vi ska kontakta om något händer dig när du vistas hos oss.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler dig till en grupp hos Ulricehamns pastorat lämnar du också in personuppgifter om dig till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller i annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.

För dig som deltagare rör det sig vanligtvis om namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personnummer samlas in för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund. Under din tid i gruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.

För din anhörige rör det sig vanligtvis om namn, relation och telefonnummer.

Hur länge behandlar vi personuppgifter?
Alla personuppgifter sparas hos Ulricehamns pastorat under tiden du deltar i vår verksamhet. Vid terminsstart uppdaterar vi dina personuppgifter och kasserar inaktuella blanketter med personuppgifter.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

  • begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
  • begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
  • begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
  • begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
  • inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.

Behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan alltid tas tillbaka när som helst, och då ska personuppgifter upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.

Kontakt
Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Ulricehamns pastorats expedition på telefon 0321-17 100 (måndag-fredag kl. 10-13) eller ulricehamn.pastorat@svenskakyrkan.se  Du kan också höra av dig till Ulricehamns pastorats dataskyddsombud Jenny Nyberg:
0321-17 104, jenny.nyberg@svenskakyrkan.se 

Vanliga frågor och svar

Vad är personuppgifter?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.

Vad är behandling av personuppgifter?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.

Var är personuppgifter insamlade från?
Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.

I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.

Varför är det nödvändigt att behandla mina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som församling i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.

Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.

Vem får tillgång till mina personuppgifter?
Ulricehamns pastorat är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.

Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Ulricehamns pastorat, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.

Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.

Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i HRM Flex. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.

Uppdatering av dokument
Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.