Personuppgifter - Om ditt barn går i en barngrupp

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?

Vi behöver behandla dina och ditt barns personuppgifter för att barnet ska kunna gå i vår barngrupp. Vilka personuppgifter vi kan komma att behandla skiljer sig åt beroende på om gruppen kräver anmälan eller om det är en öppen verksamhet som inte kräver föranmälan.

Vi kan skicka ut inbjudningar till barnverksamhet om antingen barnet eller vårdnadshavaren är medlem och bosatt i församlingen. Inbjudan skickas via post och adresseras till vårdnadshavare för barnet. Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att skicka ut sådana inbjudningar till medlemmar och till vårdnadshavare vars barn är medlemmar. Du kan höra av dig till oss om du inte vill få sådana inbjudningar från oss.

Uppgifter om vårdnadshavare eller annan anhörig

När ett barn anmäls till en grupp hos oss behöver vi hantera uppgifter om dig som vårdnadshavare eller annan anhörig på följande grunder:

• För att kunna komma i kontakt med dig vid behov, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om något händer barnet, eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt barns deltagande i vår verksamhet. Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för dessa syften. Du kan höra av dig till oss om du inte vill få allmänna utskick om gruppen, men vi kommer i så fall fortfarande att kunna kontakta dig om vi behöver ge viktig information.

Öppen verksamhet

För öppen verksamhet där föranmälan inte krävs kan du själv samtycka till att vi skriver upp dig på en mottagarlista för utskick om vår öppna verksamhet, till exempel tillfällen som blir inställda.

Uppgifter om barnet

När ett barn anmäls till en grupp hos oss behöver vi hantera barnets personuppgifter på följande grunder:

• För att vi ska veta vilka barn som går i våra barngrupper behöver vi grundläggande uppgifter om barnet. Vi gör detta för att kunna fullgöra det avtal du anses ingå för barnets räkning när du anmäler barnet till vår grupp. Om vi inte får de uppgifter vi behöver kan vi inte ta emot barnet i vår grupp.
• För att kunna säkerställa att barnet mår bra hos oss och kan delta i barngruppen på ett rättvist sätt kan vi behöva hantera hälsouppgifter, såsom uppgifter om allergier, funktionsnedsättningar eller andra särskilda behov som barnet har. Vi gör detta med stöd av vårt berättigade intresse av att ta hand om barnen i våra grupper och säkerställa att de inte får i sig något de inte borde eller lämnas utanför vid våra aktiviteter. Vi kommer inte att lämna ut barnets känsliga personuppgifter till någon annan om vi inte har vårdnadshavarnas samtycke till det eller om det är en nödsituation.
• För att kunna dokumentera och i vissa fall dela med oss av information om vår verksamhet tar vi foton och filmer i vår verksamhet. Vi publicerar inte bilder eller filmer där enskilda barn enkelt går att identifiera om vi inte har vårdnadshavarnas samtycke till det. Du kan läsa mer om hur vi arbetar med bilder och filmer i vår verksamhet i vår informationstext om bild- och filmmaterial.

Öppen verksamhet

Även i öppen verksamhet där föranmälan inte krävs kan vi komma att ta bilder eller filmer. Vi publicerar inte material där enskilda barn enkelt går att identifiera om vi inte har vårdnadshavarnas samtycke till det.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du anmäler barnet till en barngrupp lämnar du också in personuppgifter om dig och barnet till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.

För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, mejladress, telefonnummer och adress. Personnummer behandlas när det behövs för att registrera personen som vårdnadshavare i vårt verksamhetssystem Kyrksam.

För annan anhörig eller kontaktperson rör det sig vanligtvis om namn, mejladress, telefonnummer och eventuellt adress. I de fall vi har uppgifter om en ytterligare anhörig kan vi även komma att fråga om relationen till barnet.

För barn rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, adress och eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter. Under ditt barns tid i barngruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där ditt barn finns med.

När vi ska skicka inbjudningar till vår barnverksamhet behandlar vi uppgifter om barnets namn, personnummer och adress. För vårdnadshavaren behandlas enbart adress.

Öppen verksamhet

För öppen verksamhet där föranmälan inte krävs behandlar vi bara kontaktuppgifter om dig som samtyckt till att få information om vår öppna verksamhet, samt eventuella bilder eller filmer där barnet är med.

Vilka andra får del av era personuppgifter?

Vi kan komma att lämna ut grundläggande personuppgifter om barnet om det behövs för en viss aktivitet vi ska göra i barngruppen, t.ex. för en utflykt.

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina och ditt barns personuppgifter. Alltid när vi delar personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Era personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifterna sparas hos oss under tiden barnet deltar i vår verksamhet.
Uppgifter om vårdnadshavare eller annan anhörig kommer att sparas av oss tills barnet lämnar gruppen. Bild- och filmmaterial kan bevaras för arkivändamål.

Om du anmält dig till en utskickslista om vår öppna verksamhet behandlar vi dina uppgifter tills du själv avanmäler dig från listan.

Vilka rättigheter har ni?

Tyresö församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.