Behandling av personuppgifter
Information till förtroendevald
Introduktion
Du har blivit vald till någon av Tjörns pastorats beredande eller beslutande organ såsom kyrkofullmäktige, kyrkoråd, församlingsråd eller kyrkvärd. Alternativt har du utsetts till ett förtroendeuppdrag i pastoratet, så som revisor eller ombud för Svenska kyrkans internationella arbete ACT. För att möjliggöra och administrera ditt uppdrag behöver pastoratet spara och hantera vissa av dina personuppgifter. Du får denna information för att vi vill vara öppna med hur dina personuppgifter behandlas inom ramen för ditt uppdrag.
Tjörns pastorat är vad som kallas personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi behandlar om dig. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.
Insamlade personuppgifter
Vi har samlat in följande personuppgifter från dig:
- namn
- personnummer
- adress
- telefonnummer
- e-postadress
- bankkontonummer
- styrelsefunktion
- uppgifter om nomineringsgrupp
- uppgifter om vilken församling du tillhör/är bokförd i
- uppgift om att du är döpt
- uppgift om huruvida du har eller har haft förtroendeuppdrag.
Vanliga frågor och svar
Vad är personuppgifter?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, vare sig det är direkt eller med hjälp av ytterligare information. Några vanliga exempel på personuppgifter är namn, ålder, personnummer, kontaktinformation och foto.
Vad är behandling av uppgifter?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter. Om det är analogt måste det dock vara sökbart i någon form av register för att falla under lagstiftningen.
Var är personuppgifter insamlade från?
Vi samlar huvudsakligen in dina personuppgifter från medlemsregistret, och begär in eventuella kompletterande uppgifter från dig i början av mandatperioden.
Varför är det nödvändigt att behandla personuppgifterna?
Vi behöver behandla dina personuppgifter av följande skäl:
1. Sköta utbetalning av arvode.
Laglig grund: avtal; beslut om arvodesnivåer.
2. Ha en tydlig bild över vilka som är verksamma i organisationen.
Laglig grund: avtal; stöd i kyrkostyrelsens beslut SvKB 2014:1 om IT-systemet Kyrksam samt 56 kap. 4 § kyrkoordningen.
3. Administrera olika sammankomster, inklusive förande av protokoll.
Laglig grund: avtal; stöd i 7 kap. 15 §, 4 kap. 18 § och 3 kap. 37 § kyrkoordningen.
4. Kommunicera med dig om ditt uppdrag samt i övrigt möjliggöra för dig att utföra ditt uppdrag i enlighet med kyrkoordningen.
Laglig grund: avtal; stöd i 7 kap. kyrkoordningen.
5. Informera och kommunicera med medlemmar och allmänheten om våra förtroendevalda genom exempelvis publicering av fotografier och andra uppgifter.
Laglig grund: intresseavvägning; vårt berättigade intresse är att sprida information till medlemmar och allmänheten, och din publika position som förtroendevald motiverar att foto publiceras.
Vi baserar i stor utsträckning vår behandling av dina personuppgifter på kyrkoordningen, som inte är en lag men som däremot ses som ett avtal för dess medlemmar, likt en förenings stadgar. Även kyrkostyrelsens beslut, vilka baseras på kyrkoordningen, faller under den lagliga grunden avtal.
Vi lagrar dina personuppgifter under hela mandatperioden. Efter mandatperioden lagrar vi även vissa av dina uppgifter för bland annat statistiska ändamål och för att vid en ny kandidatur kunna verifiera om du tidigare varit förtroendevald. För att allmänheten ska kunna ta del av Svenska kyrkans handlingar diarieförs och arkiveras de i enlighet med 55 kap. kyrkoordningen, vilket innebär att vissa av dina personuppgifter bevaras för arkivändamål. Se mer om den inomkyrkliga handlingsoffentligheten under nästa avsnitt.
Vem får tillgång till dina personuppgifter?
Svenska kyrkan har behörighetsstyrning på sina datorer och på de flesta av våra system vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Skyddsvärda uppgifter om dig och ditt uppdrag förvaras säkert i låsta arkivskåp med begränsad åtkomst. Det är dock viktigt att du informerar oss skyndsamt om du har skyddad identitet eller andra integritetsbehov som kräver särskilda åtgärder.
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till leverantörer av IT-system, tryckeri, revisorer, myndigheter, banker eller andra enheter inom Svenska kyrkan där det anses nödvändigt för att kunna utföra behandlingen på ett ändamålsenligt sätt. I de fall då vi anlitar underleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning säkerställer vi alltid att det finns ett särskilt avtal på plats för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt.
Handlingsoffentligheten tillämpas för all kyrklig verksamhet och motsvarar i stora delar den ordning som gäller för statliga myndigheter. Det innebär att var och en har rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar om inte andra intressen väger tyngre, vilket regleras i kap. 53-54 i kyrkoordningen. Därför kan vissa av dina personuppgifter lämnas ut i enlighet med kyrkoordningens offentlighetsprincip.
Dina rättigheter och övriga frågor
Behandling av personuppgifter innebär alltid vissa risker i större eller mindre grad, t.ex. för obehörigt intrång i de system i vilka uppgifterna lagras. Vi gör dock allt vi kan för att skydda dina uppgifter genom att efterfölja interna rutiner samt regler som uppställs i lag. Vill du ha information om vilka skyddsåtgärder som vidtas av oss för att säkerställa ett högt skydd för dina personuppgifter, hör av dig till oss. Information om dina grundläggande rättigheter enligt lag följer nedan.
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:
- begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
- begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
- begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
- begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
- inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vår behandling är olaglig.
Svenska kyrkan Tjörn ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till Svenska kyrkan Tjörn och vårt dataskyddsombud.
Uppdatering av dokument
Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst under mandatperioden. Du uppmuntras till att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Senast reviderad: 2022-01-11