Behovet av resultatuppföljning varierar beroende på hur omfattande och komplex verksamheten är. Det ska vara möjligt att löpande följa verksamhetens resultat och ekonomiska ställning, inklusive uppföljning mot budget. Rapportering till myndigheter kan innebära krav på viss periodicitet för att säkerställa att de uppgifter som lämnas är korrekta, exempelvis vid momsredovisning. Det betyder att uppgifterna ska lämnas vid bestämda tidsintervaller, som månadsvis eller kvartalsvis. Det ska även finnas system för att fördela kostnader mellan affärsmässigt finansierad verksamhet och församlingen eller pastoratet. Vidare kan det finnas behov av att använda kostnads- och/eller projektställen för att möjliggöra en tydlig uppföljning.
Modell för resultatuppföljning
1. Sätt tydliga mål
Börja med att fastställa ett begränsat antal mål som är relevanta för verksamheten, till exempel:
- Ekonomiskt resultat
- Kvalitet i leveranser
- Effektivitet i arbetsprocesser
- Målen ska vara begripliga och möjliga att följa upp.
2. Välj nyckeltal för varje mål
Nyckeltal används för att bedöma om mål uppnåtts, hur företaget mår och om det utvecklas i rätt riktning. För varje mål väljs ett eller några få nyckeltal som visar om målet uppnås, till exempel resultat eller kostnad per period, antal genomförda uppdrag eller liknande utifrån vilken verksamhet det gäller.
3. Följ upp regelbundet
Resultatet följs upp vid fasta tidpunkter, till exempel månadsvis eller kvartalsvis. Uppföljningen ska vara enkel och bygga på tillförlitliga uppgifter.
4. Analysera avvikelser
Om resultatet avviker från målen analyseras orsakerna. Vad har gått bättre eller sämre än planerat? Finns det faktorer som förklarar utfallet?
5. Vidta åtgärder och justera vid behov
Om analysen visar att det behövs åtgärder kan man justera genom exempelvis:
- Anpassning av arbetssätt
- Omprioritering av resurser
- Justering av mål eller nyckeltal
6. Dokumentera och återkoppla
Dokumentera hur uppföljningen faller ut och kommunicera till berörda.