Vilka beslutsunderlag är lämpliga att ta fram för att utvärdera ekonomiska möjligheter och risker? Att bedriva näringsverksamhet och särskilt i en annan associationsform än församlingens egen skiljer sig en hel del från att bedriva församlingsverksamhet och kan därför vara ovant för såväl kyrkofullmäktige, kyrkoråd och kyrkoherde, som för församlingens anställda. Det finns också en stor skillnad i det inneboende syftet mellan församlingens verksamhet och ett bolags. I Svenska kyrkan är pengarna ett medel att nå målet, medan det i ett vanligt aktiebolag är vinsten som är målet. Frågeställningar gällande ekonomi och rapportering att ta hänsyn till är t.ex. affärsplan, budget, skatte- och momskonsekvenser och behovet av särredovisning.
Det är helt centralt att inte överskatta intäkter och underskatta svårigheter när man startar kommersiell verksamhet.
Budget
En realistisk och genomtänkt budget är lika viktiga i näringsverksamheten som i församlingens egen verksamhet. En bra budget hjälper verksamheten att fatta bättre beslut, använda resurser effektivt och upptäcka avvikelser i tid. Förväntade intäkter och kostnader bör redovisas med realistiska antaganden om hur dessa har beräknats. Det gäller särskilt om intäkterna ligger några år fram i tiden medan kostnaderna finns redan nu.
I en näringsverksamhet behöver man normalt skapa olika sorters budgetar som tillsammans ger en helhetsbild av företagets ekonomi.
Investeringsbudget (startbudget)
En investeringsbudget visar vilka investeringar som behövs för att starta eller utveckla verksamheten, till exempel inköp av maskiner, utrustning eller lokaler.
Finansieringsbudget
Finansieringsbudgeten beskriver hur verksamheten ska finansieras, antingen med egna eller med externa medel. Externa medel kan möjliggöra satsningar, men även innebära minskat inflytande och mer administration.
Resultatbudget
En resultatbudget är en ekonomisk plan som visar företagets förväntade intäkter och kostnader under en viss period. Den är tänkt att visa hur mycket som måste säljas för att täcka kostnaderna. För ett nystartat företag kan det vara svårt att beräkna intäkterna, men man får försöka göra en realistisk bedömning av exempelvis förväntat kundunderlag.
Resultatbudget kan göras för ett år eller för en månad i taget. Normalt sett gör man en årsbudget, som därefter kan brytas ned i månadsbudgetar om det finns behov av det.
Likviditetsbudget
En likviditetsbudget upprättas för att enklare hantera in- och utbetalningar under ett räkenskapsår. Den visar på företagets kortsiktiga betalningsförmåga. Medan en resultatbudget visar om verksamheten totalt går med vinst eller förlust så visar likviditetsbudgeten om pengarna kommer att räcka för att täcka månadens utgifter. Även om resultatbudgeten under ett år är positiv, kan det under årets gång uppstå svackor som innebär att det just då saknas pengar att betala företagets utgifter. För att undvika att hamna i likviditetsproblem är det viktigt att använda en likviditetsbudget och planera för sina in- och utbetalningar.
Prissättning
Prissättning handlar om vilket pris verksamheten ska ta för sina varor eller tjänster. Priset ska täcka alla kostnader och samtidigt ge en rimlig vinst, utan att bli för högt för kunderna. Församlingsdriven näringsverksamhet bör som utgångspunkt vara självfinansierande eller tillföra finansiering till församlingens övriga verksamhet. Församlingsmedel bör alltså inte tas i anspråk till näringsverksamhet. I vart fall måste det i så fall ske genom ett mycket väl avvägt och genomtänkt beslut.
Affärsplan
En affärsplan är ett dokument som beskriver företaget så att andra enkelt förstår företagets idé och vilka som står bakom företaget. Dokumentet kan se ut på flera olika sätt men brukar alltid innehålla delar om företagets idé, kunder och affärsmodell. Mallar finns exempelvis hos Almi.
Exempel på frågeställningar är:
- Affärsidé
- Mål för verksamheten (affärsmål)
- Hur verksamheten ska bedrivas
- Vem som ska bedriva verksamheten
- Personal för verksamheten/anställningsformer
Förutom de allmänna delarna ska en affärsplan för näringsverksamhet inom Svenska kyrkan besvara hur företaget lever upp till Svenska kyrkans värderingar och grundläggande uppgift.
Särredovisning av näringsverksamheten
Om församlingens lokaler, personal eller utrustning används i näringsverksamhet ska detta redovisas separat från församlingens ordinarie verksamhet. Det kan sägas ingå i det generella rådet att församlingen måste kunna särskilja sina roller.
Begravningsverksamheten måste hållas helt utanför näringsverksamhetens budget.
Mer information om särredovisning finns i Handbok för internredovisning i Svenska kyrkan.