Om du är med i en av våra vuxengrupper
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår grupp.
Uppgifter om dig
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
· Om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Om vi tar betalt för deltagandet i gruppen, t.ex. vid musikundervisning, behandlar vi även dina personuppgifter för det syftet.[SG1] Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och du kan då inte delta i gruppen.
· Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och du kan då inte delta i gruppen.
· Vi sammanställer alla gruppmedlemmars namn och kontaktuppgifter i en lista som lämnas ut till varje medlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt och våra gruppmedlemmars berättigade intresse av att kunna kontakta varandra inom ramen för gruppverksamheten. Om gruppen har ett uttalat religiöst syfte, t ex konfirmandgrupp för vuxna eller bibelstudier, tas ditt namn med på en sådan lista endast om du gett ditt samtycke.
· Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial[SG2] .
Uppgifter om anhörig
Vi kan komma att spara kontaktuppgifter till någon anhörig till dig som gruppmedlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att veta vem vi ska kontakta om något händer dig när du vistas hos oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler dig till en grupp hos Ekshärads församling lämnar du också in personuppgifter om dig till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller i annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.
För dig som deltagare rör det sig vanligtvis om namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Om gruppen har ett uttalat religiöst syfte, t ex konfirmandgrupp för vuxna eller bibelstudier, innebär det även att vi indirekt behandlar uppgift om religiös övertygelse. Personnummer samlas in för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund och i vissa fall för att vi ska kunna ta betalt för ditt deltagande, t.ex. vid musikundervisning[SG3] . Under din tid i gruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.
För din anhörige rör det sig vanligtvis om namn och telefonnummer.
Vilka andra får del av dina personuppgifter?
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
I de fall vi behöver ta betalt för ditt deltagande, och vi inte får betalt trots flera påminnelser, kan vi komma att lämna ut uppgifter om den obetalda fakturan till inkassobolag.[SG4]
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Alla personuppgifter sparas hos oss under tiden du deltar i vår verksamhet. Vid terminsstart uppdaterar vi dina personuppgifter och kasserar inaktuella blanketter med personuppgifter. Uppgifter om eventuell betalning sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.[SG5]
Vilka rättigheter har du?
Ekshärads församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy[SG6] . Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.