Om du skickar e-post till oss
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Mejl som skickas till oss innehåller nästan alltid personuppgifter. Om du skickar mejl till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
· Vi hanterar löpande de mejl som skickas till oss genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande, inklusive att föra det vidare till rätt mottagare inom Ekshärads församling när det behövs. Vi gör detta med stöd av vårt berättigade intresse av att hantera och besvara mejl från såväl medlemmar som allmänheten.
Hur ditt mejl hanteras kan skilja sig något åt beroende på vilken del av verksamheten det gäller. I andra texter i den här integritetspolicyn kan du läsa mer om hur vi hanterar personuppgifter, inklusive de som inkommer via mejl, i olika delar av vår verksamhet. Du hittar de texterna på startsidan för denna integritetspolicy[SG1] .
Beroende på innehållet i mejlet kan vi komma att behandla uppgifter om ditt medlemskap i Svenska kyrkan, vilket ses som en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av ett berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är de som de du anger i ditt mejl. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, mejladress, telefonnummer och befattning.
Vilka andra får del av dina personuppgifter?
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt mejl, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med de regler som gäller för våra arkiv.
Vilka rättigheter har du?
Ekshärads församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy[SG2] . Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.