Församlingens personuppgiftsbehandling
För medlemmar inom Svenska kyrkan behandlas bland annat namn, kontaktuppgifter, personnummer, civilstånd och medlemstyp. För vårdnadshavare vars barn är medlemmar behandlas uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, tillhörighetsuppgifter och civilstånd.
Är du aktiv i församlingens verksamhet kan vi komma att behandla ytterligare information utöver det ovanstående. Vi samlar in de personuppgifter som krävs för att fullgöra skyldigheter mot dig och mot lagen. Det kan vara information om eventuell allergi, händelseförlopp eller annan information relevant till verksamheten.
Vår kontakt sker ofta genom telefon eller e-post. Uppgifter som framkommer med anledning av kommunikationen innebär ofta en personuppgiftsbehandling. I samtalen framkommer det i regel uppgifter som går att hänföra till personer, som namn och kontaktuppgifter.
Varför behandlar vi personuppgifter?
För att kunna fullgöra vårt statliga uppdrag innefattande begravningsverksamhet, genomföra verksamheter eller bevaka dina intressen, inhämtar vi och behandlar personuppgifter. Vi behandlar enbart personuppgifter som krävs för att uppfylla ett ändamål, exempelvis att ingå i avtal eller för det ömsesidiga intresse att upprätthålla åtaganden mellan medlem och församling där personuppgifter krävs. Församlingen behandlar personuppgifter av olika anledningar, nedan följer några exempel.
För medlemmar:
- Medlemsskapets administration.
- Kommunikation med medlemmar.
- Planering och utförande av dop, konfirmation och vigsel.
För icke-medlemmar:
- Vid kommunikation av omyndiga medlemmar kan vårdnadshavarens personuppgifter behandlas, trots frånvarande medlemsskap.
- Den som är relationsperson vid en begravning får sina personuppgifter behandlade för att anordna begravningen.
- Den som är närstående till en anställd eller förtroendevald kan få sina personuppgifter behandlade som nödkontakt om något oförutsett händer.
Laglig grund
För att behandla personuppgifter måste vi stödja oss på en av sex lagliga grunder, vilka är avtal, samtycke, berättigat intresse, allmänt intresse, grundläggande intresse samt rättslig förpliktelse. Nedan beskrivs vilken lagrig grund som används i vanligt förekommande sammanhang.
I vissa fall behandlar vi personuppgifter för vi har en rättslig förpliktelse att göra det. Bland annat behandlar vi uppgifter med hänvisning till lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan och lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund. Behandling kan även uppstå på grund av lagkrav i samband med bokföring eller ärende kring inkomstskatt, vilket innebär att vi ofta måste spara uppgifter en längre tid än vad som krävs för det ursprungliga ärendets natur.
Ibland baserar vi behandlingar på berättigat intresse, såsom vid inkommen e-post. I de fall vi stödjer oss på berättigat intresse får du gärna höra av dit till oss för att lära dig mer om hur intresseavvägningen har gått till.
Svenska kyrkan lyder under kyrkoordningen, där vissa skyldigheter stadgas. Vi bedömer att kyrkoordningen har funktionen av ett avtal mellan organisation och medlemmen. Vi stödjer oss således på avtal när vi behandlar dina personuppgifter i registret över våra medlemmar. Likaså stödjer vi oss på avtal när en medlem deltar i verksamheter.
När det gäller bildmaterial från verksamheter baserar vi i första hand behandlingen på samtycke från den som förekommer på bilden. Denna lagliga grund används generellt då behandlingen inte är så omfattande. Den registrerade har rätt att när som helst dra tillbaka sitt samtycke.
Inte sällan behandlar vi känsliga personuppgifter. I sådana fall kräver det att vi även har ett förordningsstadgat undantag för att samla in dessa personuppgifter. Om vi behandlar känsliga personuppgifter lämnar vi information om vilket undantag vi använder oss av i den situationen.
Vid mer detaljerade situationer hänvisar vi till respektive processbeskrivning för att se bland annat lagliga grunder.
Säkerhet vid hantering av personuppgifter
Vi utvärderar fortlöpande risker med de personuppgiftsbehandlingar vi utför. För att skydda personuppgifter från förlust och obehlrig åtkomst har vi vidtagit flera säkerhetsåtgärder som anses relevanta. Åtgärderna är både tekniska och organisatoriska, den sistnämnde är av extra vikt eftersom de flesta incidenter sker på grund av mänskliga faktorer. Vi säkerställer vidare att endast behörig personal har tillgång till uppgifter och har god koll på uppgifterna under verksamhetens gång.
När du besöker vår hemsida kan sökmotorer samla in lämnade datakakor för att använda till eget bruk, exempelvis profilering. Vi rekommenderar att du justerar inställningarna efter vad du anser lämpligt. Månsarps församling tar ej del av sökmotorernas statistik.
Var får församlingen uppgifterna?
Uppgifterna hämtas alltid i första hand från den registrerade. Vissa personuppgifter, som adress, hämtas direkt från folkbokföringen. Vi anser att det är viktigt att kontaktuppgifter hålls uppdaterade och hämtar dessa från offentliga register för att säkerställa detta.
Inom ramen för verksamheten kan det även förekomma att vi behandlar personuppgifter om dig till följd av en tredje part som lämnar information och underlag, antingen muntligt eller genom e-post, som innehåller personuppgifter.
Mottagare av personuppgifter
Uppgifter som lämnas till Månsarps församling behandlas i normalfallet enbart inom organisationen i den omfattning som krävs för att tillgodose de förpliktelser vi har.
Personuppgifter kan, i undantagsfall, lämnas ut och behandlas av andra än oss. Månsarps församling lämnar uppgifter till bland annat myndigheter och systemleverantörer. Exempelvis lämnas personnummer och tillhörighetsuppgifter ut till Skatteverket, som i enighet med 16 § lagen (1998:1593) om trossamfund, hjälper Svenska kyrkan med bestämmande, debitering och redovisning av avgifter från medlemmar samt att hämta in avgifterna.
Svenska kyrkan lyder även delvis under offentlighetsprincipen. Principen framkommer av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan samt av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.
Svenska kyrkan på nationell nivå har tagit fram flera nationella IT-system och stöd som vi använder. Personuppgifter som du lämnar till församlingen kan komma att lagras på system som andra organ inom Svenska kyrkan har tillgång till, således kan ett gemensamt personuppgiftsansvar föreligga med trossamfundet Svenska kyrkan (nationell nivå). Vi beskriver det inbördes arrangemanget där detta kan förekomma. Observera att vi är väldigt noggranna med att endast behörig personal har tillgång till känsliga personuppgifter.
Lagringstid i Svenska kyrkan och Månsarps församling
De personuppgifter som Månsarps församling samlar in lagras i enlighet med regler om registrering och arkivering i allmän lagstiftning, kyrkoordningen, Svenska kyrkans bestämmelser samt lokala gallringsrutiner.
Som utgångspunkt lagrar vi personuppgifter så länge det krävs för att uppfylla ändamålet med den insamlade informationen. Är ändamålet uppfyllt raderas i regel personuppgifter, men i vissa lagstadgade fall ska uppgifterna lagras en längre tid.
Svenska kyrkan behandlar dina personuppgifter under tiden du är medlem. I vissa fall fortsätter behandlingen även efter medlemsskapet är hävt. Till exempel behandlas:
- utträdda medlemmar under tre månader efter verkställt utträde,
- avregistrerade personer under tre månader efter avregistreringen,
- avlidna medlemmar under två år efter dödsdagen, samt
- barn som är antecknade i avvaktan på dop i fyra månader.
Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vi i vissa fall vidarebehandlar dina personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Detta gör vi av bland annat för att uppfylla offentlighetsprincipen och för att dokumentera sådant som är av historiskt intresse.