GDPR: Nyhetsbrev

Så hanterar vi dina personuppgifter om du prenumererar på nyhetsbrev från Botkyrka församling.

Om du anmält dig till något av de nyhetsbrev som Botkyrka församling tillhandahåller har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta. Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna skicka dig det nyhetsbrev du har anmält dig till. Personuppgifterna sparas i ett system avsett för hantering av dessa uppgifter. Grunden för behandlingen av personuppgifter är det samtycke du lämnat vid anmälan och du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att kontakta oss.

Vi skickar nyhetsbrev till vissa särskilda grupper, t.ex. deltagare i vissa av våra verksamheter eller personer som vi av andra skäl har anledning att anta är intresserade av utskick från oss. Dina kontaktuppgifter har då hämtats från det sammanhang där du varit i kontakt med oss. Vårt utskick görs på basis av vårt berättigade intresse att nå personer inom den grupp du tillhör. Om du inte längre vill få den här typen av utskick kan du avanmäla dig genom att kontakta oss.

Vi kan komma att ta hjälp av en eller flera tredje parter för att skicka nyhetsbrevet till dig, exempelvis leverantörer av digitala utskickstjänster eller tryckerier. I ett sådant fall säkerställer vi alltid att den tredje parten uppfyller dataskyddsförordningens krav.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar vanligtvis ditt namn och din e-postadress. Beroende på det sammanhang du varit i kontakt med oss och den typ av utskick du får kan vi även komma att behandla andra indirekta uppgifter om dig, exempelvis din befattning.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Dina uppgifter sparas så länge du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev. När du väljer att avsluta din prenumeration raderas dina sparade uppgifter från prenumerationslistan.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

  • begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
  • begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
  • begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
  • begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
  • inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.

Kontakt

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Botkyrka församlingsexpedition på telefon 08-530 222 00 eller via e-post. Du kan också höra av dig till Botkyrka församlings dataskyddsombud.

Dataskyddsombud

Botkyrka församlings dataskyddsombud är Erika Malmberg. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, hör av dig till henne:
072-549 64 34, dataskyddsombud@intechrity.se

Vanliga frågor och svar

Vad är personuppgifter?

All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.

Vad är behandling av uppgifter?

Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.

Var är personuppgifter insamlade från?

Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.

I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.

Varför är det nödvändigt att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som församling i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.

Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.

Vem får tillgång till mina personuppgifter?

Botkyrka församling är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.

Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Botkyrka församling, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.

Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.

Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i HRM Flex. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.

Uppdatering av dokument

Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.