GDPR: Inför och under konfirmation (vuxen)

Vid anmälan till konfirmation i vuxen ålder godkänner du att dina personuppgifter hanteras av Botkyrka församling.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att du ska kunna konfirmera dig. Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

  • Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå i och med att du går med på att delta i vår verksamhet.
  • Vi kan behöva hantera dina hälsouppgifter (exempelvis allergier). Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att du inte serveras något du inte kan äta eller som kan skada dig. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Botkyrka församling utan ett samtycke från dig.
  • För att du ska kunna konfirmeras behöver vi veta om du är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
  • Om det genomförs läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå i och med att du går med på att du deltar i vår verksamhet.
  • Vi sparar kontaktuppgifter till dig för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar och till vidare utbildning och verksamhet i församlingen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
  • Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.

Om vi inte får dina personuppgifter kan du inte konfirmeras.

Uppgifter om genomförd konfirmation indikerar konfirmandens religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om den religiösa övertygelsen till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Anmälan till konfirmation sker vanligtvis via telefon, e-post eller per post. Personuppgifterna lämnas av dig i samband med anmälan.

För dig som vuxenkonfirmand rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, datum och ordning för dop, religiös övertygelse, eventuella hälsouppgifter.

Vi kan även komma att samla in personuppgifter om anhöriga. Då rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifterna sparas hos oss under tiden du deltar i vår verksamhet. Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bl.a. uppgifter om konfirmanden. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.

Vilka andra får del av era personuppgifter?

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om du har frågor om detta går det bra att kontakta Botkyrka församling eller berörd präst direkt.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

  • begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
  • begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
  • begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
  • begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
  • inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.

Kontakt

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Botkyrka församlingsexpedition på telefon 08-530 222 00 eller via e-post. Du kan också höra av dig till Botkyrka församlings dataskyddsombud.

Dataskyddsombud

Botkyrka församlings dataskyddsombud är Erika Malmberg. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, hör av dig till henne:
072-549 64 34, dataskyddsombud@intechrity.se

Vanliga frågor och svar

Vad är personuppgifter?

All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.

Vad är behandling av uppgifter?

Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.

Var är personuppgifter insamlade från?

Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.

I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.

Varför är det nödvändigt att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som församling i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.

Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.

Vem får tillgång till mina personuppgifter?

Botkyrka församling är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.

Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Botkyrka församling, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.

Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.

Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i HRM Flex. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.

Uppdatering av dokument

Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.