Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår diakonala verksamhet. Det kan handla om bokning av samtal, stöd i livssituationer, praktisk hjälp eller stöd i kontakt med andra aktörer.
När du som konfident kontaktar församlingen, oftast via telefon, och i enstaka fall via e-post, för att boka in en tid för samtal lämnas vissa personuppgifter.
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
-
För att kunna boka samtalet och komma i kontakt med dig, exempelvis om ett samtalstillfälle behöver bokas om eller ställas in, behandlar vi dina kontaktuppgifter. Behandlingen sker för att fullgöra ett avtal med dig.
-
Under samtalet kan vi komma att föra manuella anteckningar som hjälper oss i mötet med dig. Anteckningarna finns inte i något register och slängs när de inte längre behövs för att kunna bistå dig.
-
Om ett samtalstillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
- Om du önskar kan diakonin även bistå med att ansöka om ekonomiskt stöd från externa fonder, eller bistå med att skriva intyg till en sådan ansökan. Behandlingen utförs med stöd av vårt (och ditt) berättigade intresse av att ge/få hjälp med sådana ansökningar.Om känsliga personuppgifter förekommer (t.ex. hälsa eller missbruk) behöver vi ditt uttryckliga samtycke innan dessa kan delas vidare.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § Lagen om Svenska kyrkan.
Enligt 54 kap. 1 § Kyrkoordningen gäller förbud mot att röja uppgifter som har anförtrotts en diakon under enskild själavård. Detta innebär att diakonen har tystnadsplikt.
Om känsliga dokument inkommer via e-post flyttas de utan dröjsmål till annan plats och mejlet raderas.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Bokning av samtal med diakon sker oftast via telefon eller e-post. Vid samtalet med diakonen kan minnesanteckningar föras, de görs manuellt och förvaras i låst kassaskåp. Personuppgifter hanteras också vid ansökan om bistånd samt vid hjälp att ansöka ur externa fonder.
För dig som konfident rör det sig vanligen om namn, telefonnummer, e-postadress, personnummer. Vid samtal med diakon behandlas även andra personliga uppgifter som lämnas under samtalet. Under samtalet beskriver konfidenten sin situation för diakonen. Det förs inga journalanteckningar, men minnesanteckningar kan föras av diakonen. Anteckningarna förs manuellt och sparas låsbart utrymme hos diakonen.
Vid fondansökan behandlas även adress, kontonummer, familjesituation, ekonomisk situation, boendesituation, ev. hälsotillstånd.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Bokningar raderas efter att samtalet har ägt rum. Minnesanteckningar från samtalet gallras när de inte längre behövs för att bistå dig. Dokument avseende ansökan och intyg till fondansökan kan komma att bevaras hos oss för arkivändamål. Om din ansökan beviljas och en utbetalning görs kommer uppgifter om utbetalningen att sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078).
Vilka andra får del av dina personuppgifter?
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Enligt 54 kap. 1 § kyrkoordningen gäller förbud mot att röja uppgifter som har anförtrotts en diakon under enskild själavård. Det innebär att diakonen har tystnadsplikt.
Vilka rättigheter har du?
Borensbergs pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.