Vid vigsel, kyrklig välsignelse och förnyelse av löften behöver personuppgifter behandlas. I stort sett hanteras personuppgifterna på samma sätt, men det skiljer sig åt i vissa avseenden. Det framgår i så fall i informationen här nedanför.
Vi behöver era personuppgifter på följande grunder:
· Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra ceremonin, vilket inkluderar exempelvis bokning av lokal och resurser såsom präst, anteckningar som förs under samtalet med er inför ceremonin, samt vad som sägs under ceremonin. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ni anses ingå genom att boka vigsel/kyrklig välsignelse/förnyelse av löften hos oss.
· Gäller endast vigsel: För att vigas i Svenska kyrkan krävs som huvudregel att en i vigselparet är medlem i Svenska kyrkan. När vi gör den kontrollen behöver vi därför behandla uppgifter om medlemskap för minst en av er. Detta gör vi med stöd av 23 kap. 1 a § kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dig som är medlem. Uppgifter om medlemskap i Svenska kyrkan är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken en av er eller båda är medlem/medlemmar. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om medlemskapet till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.
· Gäller endast vigsel: För att kunna vigas behöver ni lämna in intyg om hindersprövning och vigselintyg från Skatteverket. Dessa behandlingar utförs som ett led i myndighetsutövning i enlighet med 4 kap. 7 och 8 §§ äktenskapsbalken.
· Gäller endast vigsel: Efter vigseln lämnas ett vigselbevis till er. Underrättelse om vigseln skickas även till Skatteverket. Dessa behandlingar utförs som ett led i myndighetutövning i enlighet med 4 kap. 7 och 8 §§ Äktenskapsbalken.
· För att kunna genomföra vigseln/välsignelsen/förnyelsen behöver vi behandla namn på respektive make/maka, vilket indirekt utgör en uppgift om sexuell läggning för den andra personen. Vi behandlar i så fall i normalfallet denna känsliga personuppgift för att kunna fastställa rättsliga anspråk, dvs. för att den är nördvändig för att vigseln ska kunna genomföras och registreras, men kan i vissa fall komma att be om ditt samtycke för att hantera uppgiften.
Om ni inte lämnar era personuppgifter kan ni inte vigas, få kyrklig välsignelse eller förnya era löften hos oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
För vigsel, kyrklig välsignelse och förnyelse av löften rör det sig vanligtvis om namn på både dig och din partner, personnummer, adress, telefonnummer, mailadress, civilstatus, eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan, samt uppgifter om ceremonin (datum, plats, tid, församling, namn på präst, noteringar om psalmer och annat innehåll i ceremonin).
För vigsel rör det sig, utöver det som står i första stycket, även om eventuell uppgift om genomfört dop och konfirmation, intyg om hindersprövning, datum för avisering till Skatteverket, samt datum för registrering av vigseln i kyrkobokföringen.
För kyrklig välsignelse rör det sig, utöver det som står i första stycket, även om datum för vigsel/partnerskap, samt datum för registrering av vigseln i kyrkobokföringen.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Kontakt via exempelvis e-post gallras efter ceremonin. Vad gäller vigsel och kyrklig välsignelse bevaras vissa uppgifter i en så kallad ministerialbok, vilket bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. Underlag till de uppgifter som förs i ministerialboken gallras i regel efter fem år. Hinderprövning och intyg om genomförd vigsel arkiveras dock.
Vilka andra får ta del av era personuppgifter?
Uppgifter om ceremonin såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om du har frågor om detta går det bra att kontakta Tranås pastorat eller berörd präst direkt.
Om du viger dig hos Tranås pastorat men tillhör en annan församling/ett annat pastorat kan namn och personnummer för dig och den du vigts med föras över dit, för att möjliggöra överföring av medel från kyrkoavgiften mellan enheterna.
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera era personuppgifter. Alltid när vi delar personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Era personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.