Om du hyr din bostad av oss

När du är intresserad av att hyra, eller hyr, en av Tranås pastorats bostäder kommer vi att behandla vissa personuppgifter om dig.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder: 

• Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden som hyresvärd. Detta inkluderar intresseanmälan, avtalstecknande, hantering av nycklar, ev. elavtal, hyresavisering och uppsägning. Vi gör detta för att kunna fullgöra det avtal du ingår med oss. Om du inte lämnar dina personuppgifter kan du inte hyra en bostad hos oss.
• Om du lämnar kontaktuppgifter till en eller flera referenser behandlar vi deras uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att bedöma skötsamheten hos potentiella hyresgäster och på så sätt minimera risken exempelvis betalningssvårigheter, störningar eller skador på fastigehten. 
• När du lämnar bostaden du hyrt av oss genomför vi en besiktning av den för att kunna dokumentera eventuella skador som uppkommit under hyrestiden. Vi gör detta med stöd av vårt berättigade intresse av att ta tillvara våra rättsliga anspråk kopplade till hyresavtalet. 
• Om du som hyresgäst uppträder på ett störande sätt, exempelvis genom att spela hög musik, ha fester, eller på andra sätt ha stört andra hyresgäster eller andra i närområdet i den grad att vaktbolag eller polis tillkallas upprättas ett störningsärende. Då noterar vi vad som har hänt, tillsammans med datum och tid för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt hyreslagen. Vi kan också vara förpliktade att lämna it sådana uppgifter till socialnämnden i den kommun där bostaden är belägen. 
• Som hyrevärd har vi rätt att utföra underhåll av bostaden enligt hyreslagen. För att underlätta för dig i samband med underhåll kan vi med sitt samtycke lämna dina kontaktuppgifter till hantverkare som vi anlitar för sådant underhåll. 

Vilka personuppgifter behandlar vi? 
I de flesta fall samlar vi in personuppgifter direkt från dig som söker bostaden.

När du lämnar en intresseanmälan behandlar vi namn, adress, telefonnummer och mailadress. När vi tecknar avtal behandlar vi också personnummer, lägenhetsnummer och dokument som stryrker inkomst. Under hyresavtalets gång kan också uppgifter såsom nyckelnummer, passerkoder och ev. störningar behandlas. I samband med avflyttning registeras uppgifter i besiktningsprotokoll. 

Vilka andra får del av dina personuppgifter?
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner. 

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan. 

I de fall du inte betalar en faktura från oss trots flera påminnelser kan vi komma att lämna ut uppgifter om den obetalda fakturan till inkassobolag. 

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Uppgifterna i intresseanmälan som inte leder till tecknat hyresavtal raderas så fort vi avslutat behandlingen, detsamma gäller referenspersoners uppgifter som raderas efter kontakt. 

Uppgifter om eventuella störningar sparas i två år. 

Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen. Avtalet arkiveras i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen.