GDPR: Vid övrig myndighetskontakt med begravningsverksamheten

Det är Stenungsunds pastorat som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Stenungsunds pastorats geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.

Denna information berör dig när du är i kontakt med Stenungsunds Pastorat angående flytt av gravsatt stoft, medlingsärenden gällande gravsättning eller utlämnande av aska. Här vill vi informera om hur vi hanterar dina personuppgifter som efterlevande och/eller gravrättsinnehavare. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Begäran om flytt av gravsatt stoft

HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Stoft eller aska som har gravsatts på en begravningsplats får inte flyttas från en gravplats om inte särskilt tillstånd ges. Tillstånd får endast ges om det finns särskilda skäl för att flytta gravsatt stoft eller aska enligt begravningslagen, varför behandling av personuppgifter inom ramen för prövningen sker som ett led i myndighetsutövning. Frågor om tillstånd att flytta stoft eller aska prövas av församlingen. Personuppgifter behandlas om personer som ansöker om flyttning av gravsatt stoft och aska.

Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckligt säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och personliga förhållanden. Känsliga personuppgifter kan förekomma om de nämns i ärendet.

HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?

Ansökan från den sökande samt bevis och tillstånd om att flytta gravsatt stoft eller aska jämte resolutioner gallras efter 10 år. Mottagningskvittot bevaras.

Medlingsärenden angående gravsättning

HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Svenska kyrkan har enligt begravningslagen till uppgift att medla mellan enskilda när de inte kan enas om kremering eller om gravsättning. I syfte att få kännedom om parterna som är oeniga samt för att genomföra medling behandlar församlingen personuppgifter. Detta görs som ett led i myndighetsutövning.

Om parterna enas, ska begravningsverksamheten fastställa deras överenskommelse. Om enighet inte kan uppnås, ska man istället med eget yttrande hänskjuta tvisten till länsstyrelsen. Länsstyrelsen prövar vem som ska bestämma om kremering eller gravsättning.

Länsstyrelsen ska i sin prövning särskilt beakta önskemål som den avlidne kan ha haft. Hänsyn ska också tas till parternas personliga förhållande till den avlidne, främst sammanlevnad, släktskap eller annan nära anknytning. Vid medling försöker församlingen därför utreda dessa förhållanden och parterna ges möjlighet att framföra sina ståndpunkter med anledning av detta. Begravningsverksamheten har en skyldighet att diarieföra de handlingar som inkommer i ärendet. För det fall upplysningar lämnas muntligen ska de antecknas i enlighet med förvaltningslagen.

Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckligt säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.

Motparten i ärendet kan komma att få del av personuppgifterna i ärendet. Begravningsverksamheten är också skyldig att skicka meddelande till Skatteverket om tvist föreligger rörande kremering eller gravsättning. Om intyg om kremering eller gravsättning redan utfärdats när tvist uppstått ska uppgifter även skickas till förvaltare av begravningsplatser och innehavare av krematorier.

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och uppgifter som parterna anför (kan innefatta personliga förhållanden och känsliga personuppgifter).

HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?

Personuppgifterna gallras när ärendet är avslutat genom alla beslutande instanser och överklagande ej längre är möjlig.

Utlämnande av aska

HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Här avses personuppgifter för personer som hämtar ut aska efter avliden person. Den som begär ut aska ska legitimera sig och visa att förutsättningarna för att hämta ut askan enligt 5 kap. 14–15 §§ begravningslagen är uppfyllda. Behandling av personuppgifter inom ramen för ett ärende om utlämnande av aska utförs som ett led i myndighetsutövning.

Ett askkvitto skrivs på av de som hämtar askan.

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

De personuppgifter vi behandlar om dig som hämtar ut aska är namn, uppgifter i ID-handling, underskrift och vilken persons aska ärendet gäller.

HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?

Askkvitto slängs efter 10 år. Övrigt bevaras.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

• begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
• begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
• begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
• begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
• inge ett klagomål till Datainspektionen om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.

Behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan alltid tas tillbaka när som helst, och då ska personuppgifter upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.

KONTAKT/DATASKYDDSOMBUD

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Sandra Mattsson, kommunikatör på tfn: 0303 - 660 13 eller e-post: sandra.mattsson@svenskakyrkan.se

Vanliga frågor och svar

VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.

VAD ÄR BEHANDLING AV UPPGIFTER?

Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.

VAR ÄR PERSONUPPGIFTER INSAMLADE FRÅN?

Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.

I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.

VARFÖR ÄR DET NÖDVÄNDIGT ATT BEHANDLA MINA PERSONUPPGIFTER?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som pastorat i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.

Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.

VEM FÅR TILLGÅNG TILL MINA PERSONUPPGIFTER?

Stenungsunds pastorat är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.

Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Stenungsunds pastorat, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.

Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.

Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i Flex HRM. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.

Uppdatering av dokument

Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.