Hanteringen av handlingar ingår i beskrivningen av verksamhetens processer. För att göra bilden mer komplett redovisar vi här särskilt de principer vi har för hantering av personuppgifter i e-postmeddelanden och andra handlingar:
- De bestämmelser om diarieföring, arkivering och gallring som finns i kyrkoordningen och Svenska kyrkans bestämmelser är styrande för hanteringen av Svenska kyrkans handlingar. Bestämmelserna tydliggörs genom enhetens dokumenthanteringsplan.
- För arbetsmaterial (ännu ej färdigställda handlingar) gäller att flera versioner av dokument undviks (dokument ska sparas på ett sätt på en plats).
- E-postmeddelanden diarieförs i den utsträckning som framgår i dokumenthanteringsplanen och i övrigt sparas de på avsedd plats enligt punkt 2.
- När det behövs, kan vi vidarebefordra ett inkommande e-postmeddelande internt till rätt mottagare.
- Känsliga personuppgifter får endast skickas per e-post om de är krypterade.
- Vissa handlingar anges i gällande regelverk och dokumenthanteringsplan som handlingar av liten eller tillfällig betydelse. Så snart sådan e-post eller annan handling inte längre behövs för det ändamål det sparats för ska det raderas/destrueras.
- Om det finns behov att spara ett dokument som mall ska dokumentet rensas på alla personuppgifter innan mallen sparas.
- Det ska finnas en tydlig behörighetsstyrning i alla system som innehåller personuppgifter.