GDPR: Gravrättsinnehavare eller -intressent

Det är Stenungsunds pastorat som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Stenungsunds pastorats geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.

Denna information berör dig som är i kontakt med Stenungsunds pastorat angående gravrätt och/eller gravskötsel. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Gravrätt

HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter behandlas när gravbok förs i begravningsverksamheten i enlighet med begravningslagen. Gravboken innehåller personuppgifter på den eller dem som gravplatsen har upplåtits, överlåtits eller gått över till. En gravrätt får endast gå över till någon som har släktskap eller på annat sätt har nära anknytning till gravrättsinnehavaren eller den som är gravsatt på gravplatsen, varför information om sådant släktskap eller anknytning i vissa fall är nödvändig för att kunna föra gravbok.

Begravningsverksamhetens hantering av gravrätt omfattar behandling av gravrätten från början till slut, t.ex. anmälan av gravrättsinnehavare, utfärdande av gravbrev och överlåtelse och förnyelse av gravrätt. All behandling av personuppgifter som sker för att hantera gravrätt sker för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Vem eller vilka som är gravrättsinnehavare anmäls till begravningsverksamheten senast sex månader efter dödsfallet som därefter utfärdar gravbrevet som bevis på att gravrätten har upplåtits. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån men kan även få dem från dig direkt, via myndighet eller via annan församling. Gravrätten upplåts oftast en viss tid och kan förlängas mot betalning. Det är gravrättsinnehavaren som ansvarar för att en gravplats med full gravrätt (kistgravplats eller urngravplats) sköts.

En gravrättsinnehavare får förse gravplatsen med en gravanordning så som gravvård, stenram, staket eller liknande. Innan en gravanordning sätts upp ska begravningsverksamheten pröva om den kan tillåtas. Personuppgifter behandlas för gravrättsinnehavare eller dess ombud som intygar montering av gravanordning. En gravrättsinnehavare kan behöva kontaktas för att påminnas om att vårda graven eller om en grav vanvårdas.

Om du är gravrättsintressent behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna kontakta dig om en gravrätt blir ledig. Du skrivs upp på vår lista med stöd av ditt samtycke, men vi kan även komma att behandla vissa personuppgifter om dig för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

För gravrättsinnehavare rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, betalningsinformation samt släktskap/anknytning till person som gravrätten kan överföras till eller från.

För gravrättsintressenter rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress samt i vissa fall släktskap/anknytning till gravsatt person eller gravrättsinnehavare.

HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?

Kopior av gravbrev och register över gravrättsinnehavare gallras efter gravrättens upphörande. Handlingar angående gravanordningar gallras efter 10 år, men kan bevaras längre om den har ett kulturhistoriskt värde. Handlingar till gravrättsinnehavare om vård av grav eller vanvård samt mottagningsbevis bevaras.

Uppgifter om gravrättsintressent behandlas tills intressenten önskar bli raderad eller tills gravrätten övergår till intressenten.

Gravskötsel

HUR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Tjänster i form av gravskötsel sker inom ramen för ett avtal mellan gravrättsinnehavaren/annan intressent och begravningsverksamheten eller dödsboet och begravningsverksamheten. Detta utgör inte en del av begravningsverksamheten och utgör därmed inte heller myndighetsutövning. 

Huvudmannen sköter om gravplatsen i gravrättsinnehavarens ställe mot en avgift. Insamlingskälla för personuppgifterna är gravrättsinnehavaren själv.

 VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

Vanligtvis behandlar vi namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och betalningsinformation.

HUR LÄNGE BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?

Personuppgifterna gallras 10 år efter avslutat avtal i enlighet med bokföringslagens regler och Svenska kyrkans interna regelverk. Kopior av gravfondsbrev (skötselavtal) gallras efter avtalets utlopp.

Planteringsbeställningar och skötselböcker gallras efter 3 år.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

• begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
• begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
• begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
• begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
• inge ett klagomål till Datainspektionen om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.

Behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan alltid tas tillbaka när som helst, och då ska personuppgifter upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.

KONTAKT/DATASKYDDSOMBUD

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Sandra Mattsson, kommunikatör på tfn: 0303 - 660 13 eller e-post: sandra.mattsson@svenskakyrkan.se

Vanliga frågor och svar

VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.

VAD ÄR BEHANDLING AV UPPGIFTER?

Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.

VAR ÄR PERSONUPPGIFTER INSAMLADE FRÅN?

Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.

I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.

VARFÖR ÄR DET NÖDVÄNDIGT ATT BEHANDLA MINA PERSONUPPGIFTER?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som pastorat i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.

Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.

VEM FÅR TILLGÅNG TILL MINA PERSONUPPGIFTER?

Stenungsunds pastorat är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.

Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Stenungsunds pastorat, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.

Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.

Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i Flex HRM. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.

Uppdatering av dokument

Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.