Varför behandlar vi personuppgifter?
Svenska kyrkans församlingar erbjuder bland annat dop, konfirmationer, vigslar och begravningar, och firar gudstjänster. Kyrkan ordnar också aktiviteter som ungdomsgrupper, pensionärsträffar, läger och språkcaféer. För att vi ska kunna erbjuda det här till våra medlemmar och besökare måste vi behandla vissa personuppgifter.
Personuppgiftsbehadling i samband med kyrkobokföring
När det gäller kyrkobokföring (registrering av medlemskap samt de kyrkliga handlingarna dop, konfirmation, vigsel och begravning) så föreligger ett delat personuppgiftsansvar mellan församlingen och Svenska kyrkans nationella nivå.
Detaljerad information finns i Svenska kyrkans bestämmelser om kyrkobokföring (SvKB 2009:9.
Regler om bevarande och gallring finns i Svenska kyrkans arkivbestämmelser (SvKB 2019:1)
Medlemskap
Som medlem i Svenska kyrkan hanterar vi ditt namn, personnummer, adress, civilstånd, uppgifter om dop och konfirmation. Uppgifterna hämtas från folkbokföringen. Detta gör vi för att kunna hantera medlemskapet och för att kunna kommunicera med dig samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas så länge du är medlem och tre månader därefter.
Läs mer om reglerna kring medlemskap i lag (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.
Kyrkliga handlingar
Dop
Vid bokning av dop kommer vi att hantera personnummer, namn och adress till dopkandidaten samt, om dopkandidaten är minderårig, även vårdnadshavarnas personnummer, namn, adress, civilstånd, telefonnummer och e-postadress samt uppgift om eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan. Uppgifterna hämtas dels från den som bokar dopet, dels från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra dopet, kunna kommunicera i samband med dopet och i framtiden samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas för all framtid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser.
Konfirmation
Vid konfirmation hanterar vi konfirmandens personnummer, namn, adress, uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan, uppgifter om specialkost och eventuella sjukdomar samt gruppfotografi. Uppgifterna hämtas från konfirmanden själv och från medlemsregistret. Om konfirmanden är under 16 år måste vårdnadshavare samtycka till behandlingen av personuppgifterna. Personuppgifterna används för att kunna genomföra konfirmationen och för att kunna kommunicera med konfirmanden samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Vi hanterar också namn och telefonnummer till en anhörig för att kunna kommunicera. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna om specialkost och sjukdom raderas efter konfirmationens slut, resterande uppgifter sparas för all framtid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser. Uppgifterna kan komma att hanteras av ett så kallat personuppgiftsbiträde som hjälper oss med tjänsten. Detta personuppgiftsbiträde kommer då endast att behandla uppgifterna i enlighet med de syften som personuppgifterna samlats in för och inte spridas vidare.
Vigsel
Par som vill gifta sig behöver uppge bådas personnummer, namn, adress, uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan och minst en persons telefonnummer och eventuellt e-postadress. Uppgifterna hämtas dels från den som bokar vigseln, dels från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra vigseln och för att kunna kommunicera i samband med detta samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas för all framtid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser.
Begravning
Vid begravning hanterar vi en anhörigs personnummer, namn, adress, telefonnummer och uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan. Personuppgifterna kommer från den som bokar begravningen, vilket i de flesta fall är en begravningsbyrå, samt från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra begravningen och för att kunna kommunicera i samband med detta, samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser.
Gravrättsinnehavare
För den som är gravrättsinnehavare hanterar vi namn, personnummer, adress och eventuellt telefonnummer. Personuppgifterna hämtas direkt från gravrättsinnehavaren samt från folkbokföringen. Uppgifterna införs i gravbok/gravregister för att vi ska kunna uppfylla begravningslagen och utgör underlag för erbjudande om förnyelse av gravrätt och för övrig kommunikation med gravrättsinnehavaren.
Behandlingen sker på grund av rättslig förpliktelse (begravningslagen) och kommer enbart att användas inom begravningsverksamheten. Uppgifterna sparas för all framtid enligt arkivlagen.
Gravskötsel
När man tecknar ett gravskötselavtal hanterar vi kundens namn, personnummer, adress och i vissa fall telefonnummer. Personuppgifterna hämtas direkt från kunden samt från folkbokföringen. Uppgifterna används för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet och för att kunna kommunicera med kunden. Den rättsliga grunden är avtal. Uppgifterna sparas för all framtid enligt arkivlagen.
Volontär
En person som ställer upp som volontär ingår ett avtal med församlingen. Vi hanterar volontärens personnummer, namn, adress, telefonnummer. Uppgifterna kommer från volontären. Detta gör vi för att veta vilka personer som innehar volontäruppdrag och för att kunna kommunicera med dem. Den rättsliga grunden är avtal. Uppgifterna sparas så länge volontären innehar uppdraget och sparas därefter för arkivändamål.
Arbetssökande
Om du söker arbete hos oss hanterar vi de personuppgifter som du har uppgett i din ansökan. Detta gör vi för att kunna behandla din ansökan och för att kunna kommunicera med dig. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas i två år efter avslutad rekrytering för att vi ska kunna uppfylla arbetsrättslig lagstiftning, till exempel diskrimineringslagen.
Kyrkstugeägare
Kyrkstugeägares namn, adress, telefonnummer och ibland e-postadress registreras i församlingens register över kyrkstugeägare. Syftet med detta är att kunna kommunicera och att upprätthålla kyrkstadsseden. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna lämnas även till Länsstyrelsen och Kyrkstugeägarnas intresseförening. Om du säljer eller överlåter din kyrkstuga till någon annan så sparas dina personuppgifter för arkivändamål.
Deltagare i våra verksamheter
Vi erbjuder många olika verksamheter, exempelvis körer, barn- och ungdomsverksamhet och sorgegrupper. I de fall vi behöver hanterar vi personuppgifter och då främst namn och telefonnummer, för att kunna kommunicera med deltagarna. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas så länge de behövs och raderas sedan.
Sociala medier
Piteå församling har en Instagramsida, en Facebooksida och några Facebook-grupper. Om du följer eller bli medlem i någon av dessa grupper hanterar vi ditt namn. Att följa en religiös organisation kan även indirekt säga något om din trosuppfattning, vilket betraktas som en extra skyddsvärd personuppgift.
Om du som användare gör kommentarer eller inlägg i våra sociala kanaler kommer det du publicerar att överföras utanför EU, eftersom Facebook har servrar i USA. Församlingen har ingen kontroll över detta, men vi har ett delat personuppgiftsansvar med Facebook.
USA:s lagstiftning uppfyller inte alla de krav gällande hantering av personuppgifter som ställs inom EU, vilket kan innebära vissa risker för dina personuppgifter. Exempelvis kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter från Facebook. Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorism förhindras. Facebook har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran. Det kan vara svårt eller omöjligt för dig att hävda dina rättigheter, t.ex. rätten till radering, gällande eventuella personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till.
Offentlighet och sekretess
Om dina personuppgifter förekommer i Svenska kyrkans handlingar kan dessa vid begäran komma att lämnas ut till begärande i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip (den inomkyrkliga offentlighetsprincipen), vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan (1998:1951), dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen, förutsatt att inte undantag från offentlighet föreligger enligt kapitel 54 i kyrkoordningen med stöd av11 § lagen om Svenska kyrkan (1998:1951). Om dina personuppgifter förekommer i allmänna handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) kan dessa vid begäran komma att lämnas ut till begärande i enlighet med TF och offentlighet- och sekretesslagen (OSL) förutsatt att inte sekretess föreligger enligt OSL eller annan tillämpbar författning.
Läs mer om Svenska kyrkans Offentlighetsprincip.
Lagringstid och arkivregler
Om dina personuppgifter förekommer i Svenska kyrkans handlingar kan dina personuppgifter komma att vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse med stöd av 12 § lagen om Svenska kyrkan (1998:1951). Om dina personuppgifter förekommer i allmänna handlingar kan dina personuppgifter komma att vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse med stöd av 3 § arkivlagen (1990:782). Regler för gallring av information finns i Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB 2019:1) och i riksarkivets föreskrifter. I Piteå församlings dokumenthanteringsplan finns lagringstider preciserade.
Dina rättigheter
Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos organisationen vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör organisationens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till organisationen eller till organisationens dataskyddsombud (se kontaktuppgifter nedan).
Rätt till information och tillgångtill personuppgifter (registerutdrag)
Du kan begära att få ett besked om huruvida organisationen behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa - ett så kallat registerutdrag - tillsammans med viss närmare information om behandlingen uppgifterna förekommer i.
Rätt till rättelse
Organisationens uppgifter om dig ska vara korrekta och aktuella. Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.
Rätt att göra invändningar
Du har rätt att invända mot organisationens behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller efter en intresseavvägning (exempelvis vid direktmarknadsföring).
Rätt till begränsning
Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa organisationen från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra organisationen från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.
Rätt till radering av dina personuppgifter/rätt att bli bortglömd
Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade efter begäran. När dina personuppgifter ingår i en allmän handling eller Svenska kyrkans handlingar har organisationen dock ingen möjlighet att radera uppgifterna efter din begäran.
Rätt att flytta dina personuppgifter/rätt till dataportabilitet
Om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till organisationen eller om du lämnat uppgifterna med anledning av ett avtal kan du begära att få ut uppgifterna. Förutom att begära att få ut uppgifterna kan du också begära att personuppgifterna ska överföras till en annan personuppgiftsansvarig. Organisationen behöver dock bara överföra uppgifterna om det är tekniskt och juridiskt genomförbart.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du har synpunkter på hur organisationen behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna in klagomål till Integritetskyddsmyndigheten, IMY. Du kan läsa på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats https://www.imy.se/ hur det går till.
Läs mer om hur Svenska kyrkan behandlar personuppgifter på nationell nivå.
Kontakt
Personuppgiftsansvarig
Ansvarig för personuppgifterna är Piteå församling,
org.nr 252004-2868, Nygatan 23, 941 31 Piteå.
Om du har frågor om församlingens personuppgiftsbehandling
är du välkommen att kontakta Viktoria Eriksson, 0911-27 41 06, viktoria.eriksson@svenskakyrkan.se
Dataskyddsombud
Piteå församlings dataskyddsombud är Sophia Silfvernagel.
Kontaktuppgifter:
E-post: sophia.silfvernagel@agio.se
Telefon: 076-130 67 57
Postadress: Sophia Silfvernagel, c/o Agio system och Kompetens AB, S:t Eriksgatan 117, 113 43 Stockholm
Lyssna