Foto: Gustaf Hellsing/IKON

Personuppgiftsbehandling

Svenska kyrkan har hanterat personuppgifter i flera hundra år på ett ansvarsfullt och respektfullt sätt och det kommer vi att fortsätta göra. Respekten för varje människas integritet är en del av vår identitet som kyrka. Vi vill vårda det förtroende som du som medlem eller anställd, förtroendevald och ideell medarbetare ger oss genom att hantera dina personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt. Personuppgiftsbehandlingen regleras av EU:s dataskyddsförordning, även kallad GDPR.

Information om vår personuppgiftsbehandling

Som medlem i Svenska kyrkan är du en del av en församling. Svenska kyrkan och dess församlingar erbjuder bland annat dop, konfirmationer, vigslar och begravningar, och firar gudstjänster. Kyrkan ordnar också aktiviteter som ungdomsgrupper, pensionärsträffar, läger och språkcaféer. För att vi ska kunna erbjuda det här till våra medlemmar måste vi behandla vissa personuppgifter.

Information om personuppgiftsbehandling avseende…

Medlemskap

Som medlem i Svenska kyrkan hanterar vi ditt namn, personnummer, adress, civilstånd. Uppgifterna hämtas från folkbokföringen. Detta gör vi för att kunna hantera medlemskapet och för att kunna kommunicera med dig samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas så länge du är medlem och tre månader därefter.

Kyrkliga handlingar

När det gäller kyrkobokföring (registrering av de kyrkliga handlingarna dop, konfirmation, vigsel och begravning) så föreligger ett delat personuppgiftsansvar mellan församlingen och Svenska kyrkans nationella nivå.

Detaljerad information finns i Svenska kyrkans bestämmelser om kyrkobokföring (SvKB 2009:9.
Regler om bevarande och gallring finns i Svenska kyrkans arkivbestämmelser (SvKB 2019:1) 

Dop

När du bokar dop kommer vi att hantera personnummer, namn och adress till dopkandidaten samt, om dopkandidaten är minderårig, även vårdnadshavarnas personnummer, namn, adress, civilstånd, telefonnummer och e-postadress samt uppgift om eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan. Uppgifterna hämtas dels från den som bokar dopet, dels från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra dopet, kunna kommunicera i samband med dopet och i framtiden samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid.

Konfirmation

Om du vill konfirmera dig hanterar vi ditt personnummer, namn, adress, uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan, uppgifter om specialkost och eventuella sjukdomar samt gruppfotografi. Uppgifterna hämtas från konfirmanden själv och från medlemsregistret. Om du är under 16 år måste vårdnadshavare samtycka till behandlingen av dina personuppgifter. Personuppgifterna används för att kunna genomföra konfirmationen och för att kunna kommunicera med dig samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Vi hanterar också namn och telefonnummer till en anhörig för att kunna kommunicera. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna om specialkost och sjukdom raderas efter konfirmationens slut, resterande uppgifter sparas på obestämd tid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser. Dina uppgifter kan komma att hanteras av ett så kallat personuppgiftsbiträde som hjälper oss med tjänsten. Detta personuppgiftsbiträde kommer då endast att behandla uppgifterna i enlighet med de syften som dina personuppgifter samlats in för och inte spridas vidare.

Vigsel

Par som vill gifta sig behöver uppge bådas personnummer, namn, adress, uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan och minst en persons telefonnummer och eventuellt e-postadress. Uppgifterna hämtas dels från den som bokar vigseln, dels från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra vigseln och för att kunna kommunicera i samband med detta samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser.

Begravning

Vid begravning hanterar vi en anhörigs personnummer, namn, adress, telefonnummer och uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan. Personuppgifterna kommer från den som bokar begravningen, vilket i de flesta fall är en begravningsbyrå, samt från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra begravningen och för att kunna kommunicera i samband med detta, samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt Arkivlagen.

Gravrättsinnehavare

För den som är gravrättsinnehavare hanterar vi namn, personnummer, adress och eventuellt telefonnummer. Personuppgifterna hämtas direkt från gravrättsinnehavaren samt från folkbokföringen. Uppgifterna införs i gravbok/gravregister för att vi ska kunna uppfylla begravningslagen och utgör underlag för erbjudande om förnyelse av gravrätt och för övrig kommunikation med gravrättsinnehavare.

Behandlingen sker på grund av rättslig förpliktelse (begravningslagen) och kommer enbart att användas inom begravningsverksamheten. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt arkivlagen.

Gravskötsel

När man tecknar ett gravskötselavtal hanterar vi kundens namn, personnummer och adress. Personuppgifterna hämtas direkt från kunden samt från folkbokföringen. Uppgifterna används för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet och för att kunna kommunicera med kunden. Den rättsliga grunden är avtal. Uppgifterna sparas ett år efter att avtalet upphört och raderas sedan.

Volontär

En person som ställer upp som volontär ingår ett avtal med församlingen. Vi hanterar volontärens personnummer, namn, adress, telefonnummer. Uppgifterna kommer från volontären. Detta gör vi för att veta vilka personer som innehar volontäruppdrag och för att kunna kommunicera med dem. Den rättsliga grunden är avtal. Uppgifterna sparas så länge volontären innehar uppdraget och sparas därefter för arkivändamål.

Arbetssökande

Om du söker arbete hos oss hanterar vi de personuppgifter som du har uppgett i din ansökan. Detta gör vi för att kunna behandla din ansökan och för att kunna kommunicera med dig. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas i två år efter avslutad rekrytering för att vi ska kunna uppfylla arbetsrättslig lagstiftning, till exempel diskrimineringslagen.

Kyrkstugeägare

Kyrkstugeägares namn, adress, telefonnummer och ibland e-postadress registreras i  församlingens register över kyrkstugeägare. Syftet med detta är att kunna kommunicera och att upprätthålla kyrkstadsseden. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna lämnas även till Länsstyrelsen och  Kyrkstugeägarnas intresseförening. Om du säljer eller överlåter din kyrkstuga till någon annan så sparas dina personuppgifter för arkivändamål.

Deltagare i våra verksamheter

Vi erbjuder många olika verksamheter, exempelvis körer, barn- och ungdomsverksamhet och sorgegrupper. I de fall vi behöver hanterar vi personuppgifter och då främst namn och telefonnummer, för att kunna kommunicera med deltagarna. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas så länge de behövs och raderas sedan.

Sociala medier

Piteå församling har en Instagramsida, en Facebooksida och några Facebook-grupper. Om du följer eller bli medlem i någon av dessa grupper hanterar vi ditt namn. Att följa en religiös organisation kan även indirekt säga något om din trosuppfattning, vilket betraktas som en extra skyddsvärd personuppgift.

Om du som användare gör kommentarer eller inlägg i våra sociala kanaler kommer det du publicerar att överföras utanför EU, eftersom Facebook har servrar i USA. Församlingen har ingen kontroll över detta, men vi har ett delat personuppgiftsansvar med Facebook. 

USA:s lagstiftning uppfyller inte alla de krav gällande hantering av personuppgifter som ställs inom EU, vilket kan innebära vissa risker för dina personuppgifter. Exempelvis kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter från Facebook. Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorism förhindras. Facebook har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran. Det kan vara svårt eller omöjligt för dig att hävda dina rättigheter, t.ex. rätten till radering, gällande eventuella personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till. 

Offentlighet och sekretess

Om dina personuppgifter förekommer i Svenska kyrkans handlingar kan dessa vid begäran komma att lämnas ut till begärande i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip (den inomkyrkliga offentlighetsprincipen), vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan (1998:1951), dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen, förutsatt att inte undantag från offentlighet föreligger enligt kapitel 54 i kyrkoordningen med stöd av11 § lagen om Svenska kyrkan (1998:1951). Om dina personuppgifter förekommer i allmänna handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) kan dessa vid begäran komma att lämnas ut till begärande i enlighet med TF och offentlighet- och sekretesslagen (OSL) förutsatt att inte sekretess föreligger enligt OSL eller annan tillämpbar författning.

Läs mer om Svenska kyrkans Offentlighetsprincip. 

Lagringstid och arkivregler

Om dina personuppgifter förekommer i Svenska kyrkans handlingar kan dina personuppgifter komma att vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse med stöd av 12 § lagen om Svenska kyrkan (1998:1951). Om dina personuppgifter förekommer i allmänna handlingar kan dina personuppgifter komma att vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse med stöd av 3 § arkivlagen (1990:782). Regler för gallring av information finns i Svenska kyrkans bestämmelser och i riksarkivets föreskrifter. I organisationens dokumenthanteringsplan finns lagringstider preciserade. 

Dina rättigheter 

Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos organisationen vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör organisationensbehandling av dina personuppgifter kan du vända dig till organisationen eller till organisationens dataskyddsombud (se kontaktuppgifter nedan).

Rätt till information och tillgångtill personuppgifter (registerutdrag)

Du kan begära att få ett besked om huruvida organisationen behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa - ett så kallat registerutdrag - tillsammans med viss närmare information om behandlingen uppgifterna förekommer i.

Rätt till rättelse

Organisationens uppgifter om dig ska vara korrekta och aktuella. Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot organisationens behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller efter en intresseavvägning (exempelvis vid direktmarknadsföring).

Rätt till begränsning

Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa organisationen från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra organisationen från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.

Rätt till radering av dina personuppgifter/rätt att bli bortglömd

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade efter begäran. När dina personuppgifter ingår i en allmän handling eller Svenska kyrkans handlingar har organisationen dock ingen möjlighet att radera uppgifterna efter din begäran.

Rätt att flytta dina personuppgifter/rätt till dataportabilitet

Om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till organisationen eller om du lämnat uppgifterna med anledning av ett avtal kan du begära att få ut uppgifterna. Förutom att begära att få ut uppgifterna kan du också begära att personuppgifterna ska överföras till en annan personuppgiftsansvarig. Organisationen behöver dock bara överföra uppgifterna om det är tekniskt och juridiskt genomförbart.

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du har synpunkter på hur organisationen behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna in klagomål till Intigritetskyddsmyndigheten, IMY. Du kan läsa på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats https://www.imy.se/ hur det går till.

Läs mer om hur Svenska kyrkan behandlar personuppgifter på nationell nivå.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig

Ansvarig för personuppgifterna är Piteå församling,
org.nr 252004-2868, Nygatan 23, 941 31 Piteå.
Om du har frågor om församlingens personuppgiftsbehandling
är du välkommen att kontakta Viktoria Eriksson, 0911-27 41 06, viktoria.eriksson@svenskakyrkan.se

Dataskyddsombud

Piteå församlings dataskyddsombud är August Berg.
Kontaktuppgifter:
E-post: august.berg@agio.se
Telefon: 070-237 81 63
Postadress: August Berg, c/o Agio system och Kompetens AB, S:t Eriksgatan 117, 113 43 Stockholm