Information till kyrkomötets ledamöter

För de som ska delta på kyrkomötet öppnar bokningen av resa och boende i början på augusti. Du kommer då att få ett mejl med länk till ett bokningsformulär för resa och boende. I mejlet framgår deadline för anmälan av resa och boende. Dessvärre förekommer det att mejlet hamnar i skräpposten, så titta där om du inte har fått något mejl kring mitten av augusti.

Alla bokningar avseende resor och boende hanteras av resebyrån NEX Travel. Har du frågor om bokning av resa och boende innan bokningsformuläret har öppnat, kontakta kyrkomotet@svenskakyrkan.se

Alla ledamöter förväntas följa resepolicyn för Svenska kyrkans nationella nivå. Enligt den ska resor ske på ett etiskt, miljömedvetet och kostnadseffektivt sätt. Miljöhänsyn ska väga tungt när du väljer färdsätt, i linje med Svenska kyrkans ambition att värna hela skapelsen. 

Det innebär att flyg och resor med egen bil ska undvikas i största möjliga mån.

BONUSPOÄNG
Det är inte tillåtet att använda bonuspoäng eller motsvarande som du tjänat in på logi och resor i samband med kyrkomötet för privata ändamål.   

Start- och sluttider för kyrkomötets båda sessioner framgår av sammanträdesplanen.

Till session 1 reser du i normalfallet på morgonen tisdagen vecka 40 och kyrkokansliet bekostar nätterna mellan tisdag och fredag. Om du är kallad till något förberedande möte på måndagen (se nedan), eller om du på grund av kommunikationer behöver resa på måndagen bekostar kyrkokansliet även natten mellan måndag och tisdag. 

Förberedande möten inför session 1:

¨       Forum med De Ungas Kyrkomöte (DUK) kl. 11–15.30. Två ledamöter från varje nomineringsgrupp samt utskottens presidier kommer att kallas.

¨       Gruppledarna för nomineringsgrupperna, kl. 15.30–16.30

¨       Utskottens presidier och sekreterare, kl. 17–18

Till session 2 reser du söndagen vecka 46 och kyrkokansliet bekostar nätterna mellan söndag och onsdag. Söndagen är en gruppmötesdag, och nomineringsgrupperna ska då anpassa starttiden så att alla hinner anlända. Rekommenderad starttid är tidigast kl. 15.00. 

Om du på grund av kommunikationer behöver resa dagen innan lämnar resebyrån besked om huruvida kyrkokansliet kan stå för din logikostnad. 

Privat logi ska betalas vid utcheckningen.

Som ledamot får du sammanträdesarvode på 3% av prisbasbeloppet (PBB) per kyrkomötesdag. Avdrag för preliminär skatt görs med minst 30 procent. Prisbasbeloppet för 2025 är 58 800 kronor.

För förberedande möten inför session 1 får du sammanträdesarvode på 2 % av PBB och ersättning för styrkt förlorad arbetsförtjänst på högst 7 % av PBB.

Sammanträdesarvodet för kyrkomötet och förberedande möten betalas ut baserat på din närvaro. Alla andra ersättningar betalas ut på begäran (gäller även traktamente).

Under kyrkomötet kommer du att få en reseräkningsblankett, som du använder för att begära traktamente och andra ersättningar. Du kan lämna den ifyllda blanketten i mötesbyrån, eller skicka den till den adress som står på blanketten. 

Reseräkningen ska vara kyrkokansliet tillhanda senast tre månader efter avslutad session. Lämna alltid in reseräkningen tillsammans med det underlag som styrker din rätt till ersättning (till exempel kvitto eller lönespecifikation). Endast de begärda och styrkta ersättningsanspråken betalas ut.

Om du bor längre bort än 5 mil från Uppsala och inte övernattar på hemorten har du rätt till traktamente. Avdrag görs för frukost och andra måltider som tillhandahålls.

Du får traktamente för måndagen inför session 1 om du är kallad till något förberedande möte, eller om du behöver resa den dagen av kommunikationsskäl. För söndagen inför session 2 får du inte traktamente.

Under kyrkomötets sammanträdesdagar har du rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsförtjänst på max 7 % av Prisbasbeloppet (PBB) per sammanträdesdag. Prisbasbeloppet för 2025 är 58 800 kronor.

När du begär ersättning för förlorad arbetsförtjänst måste du styrka inkomstbortfallet med en lönespecifikation eller motsvarande underlag. Det ska framgå vilket faktiskt avdrag som har gjorts på din inkomst under kyrkomötesdagarna. Har du haft andra utlägg ska du också styrka dem genom att bifoga kvitton i original.

Om du har barn under 12 år kan du få ersättning för kostnader för barntillsyn, utöver den ordinarie barnomsorgen. Ersättningen betalas för de dagar du har rätt till sammanträdes­arvode. 

Du kan få upp 0,8% av prisbasbeloppet (PBB) i högst 10 timmar per dygn. Du anlitar själv barnvakt och får ersättning för dina kostnader i efterhand. Begäran om ersättning för barntillsyn görs på reseräkningen. Ersättningen är en skattepliktig kostnadsersättning.

Om du i stället vill ta med ditt barn till Uppsala står kyrkokansliet för resa och logi i delat rum för en medföljande.

Sammanträdesarvoden och ersättningar betalas ut via Swedbank Lön. Du anmäler vilket konto som du vill utbetalningen till på www.swedbank.se/kontoregister.  

Sammanträdesarvodet betalas ut i slutet av oktober för session 1 och i slutet av december för session 2. 

Ersättningar och traktamente betalas ut runt den 25 varje månad. Blankett och underlag ska ha kommit till kyrkokansliet senast den första för att utbetalning ska ske samma månad. Blanketten ska vara kyrkokansliet tillhanda senast tre månader efter att sammanträdet ägde rum för att du ska få din ersättning.

Har du frågor om din utbetalning kan du kontakta Svenska kyrkans löneservice loneservice@svenskakyrkan.se Skriv gärna i ämnesraden Kyrkomötet i Uppsala. 

Inför varje kyrkomötessession får du sms och mejl från kyrkomötet som innehåller en länk till kyrkomötets webbaserade informationsapp. Den innehåller information såsom streckkod för registrering, mötesbyråns kontaktuppgifter, öppettider och annan praktisk information om kyrkomötet och lokalen. Frågor om appen besvaras av mötesbyrån.

Vid båda kyrkomötets session finns mötesbyrån öppen under hela sammanträdestiden. Mötesbyrån är en servicedisk för ledamöter och besökare dit du kan vända dig med allmänna frågor. Mötesbyrån ligger på entréplan i både universitetshuset (session 1) och på Uppsala Konsert & Kongress (session 2).

Vid session 1 öppnar mötesbyrån för registrering på måndagen inför sessionen, vid session 2 öppnar mötesbyrån under söndagen, strax innan gruppmötestiden.

Under mandatperioderna 2022-2025 och 2026-2029 kommer session 1 av kyrkomötet att genomföras i universitetshuset i Uppsala. Adressen är biskopsgatan 3.

Att hitta på universitetshuset
På universitetshusets entréplan finns ingång till aulan, grupp- och utskottsrum, mötesbyrån och kyrkomötets kansli. En trappa upp finns ytterligare grupp- och utskottsrum. I källarplanet finns toaletter och café Alma. Hiss mellan våningsplanen finns vid den högra sidoentrén till aulan.

Kyrkomötet kommer att vara det enda större evenemanget på universitetshuset under veckan. Andra arrangemang kan pågå samtidigt i huset vid några tillfällen.

En informationsskärm kommer att finnas på plats i entréhallen.

Tekniska hjälpmedel

Under session 1 tillhandahåller kyrkomötet ingen Ipad eller andra tekniska hjälpmedel till ledamöterna. Du som ledamot förväntas ha med dig en egen dator eller Ipad för att kunna delta i ditt utskotts arbete. Om du inte har möjlighet att ta med dig något tekniskt hjälpmedel, kontakta motesbyran@svenskakyrkan.se så hjälper vi dig.

Tillgänglighet
En tillgänglighetsanpassad entré finns från Övre Slottsgatan 7D med hiss till alla våningar och rullstolsplatser i salar och i aulan. Hörslinga finns i aulan och i rum efter anmälda behov.

Vid frågor om hörhjälp och tillgänglighet kontakta mötesbyrån.

Under mandatperioderna 2022-2025 samt 2026-2029 kommer kyrkomötets andra session äga rum på Uppsala Konsert & Kongress (UKK), några hundra meter norr om resecentrum. Adressen är Vaksala torg 1.

Att hitta på UKK
UKK delar in sina våningsplan enligt följande:

·         Entréplan = plan 2

·         En trappa ner från entréplan (garderob och toaletter) = plan 1

·         Tar man rulltrappan upp från entréplan kommer man till plan 3

·         Därifrån går det en lång rulltrappa till plan 6

·         Plan 5 når man via hiss från plan 2, 3 eller 6

Kyrkomötet är i huvudsak förlagt till plan 2, 3 och 6. Mötesbyrån visar er till rätta. 

Tänk på att UKK är ett stort hus och kyrkomötet kommer att vara utspritt i olika lokaler. Det kan ta tid att förflytta sig mellan de olika rummen, salarna och våningsplanen.

Husets ytterdörrar kommer att stängas kl. 20 alla dagar utom söndagen då dörrarna stänger kl. 18. Vakter och mötesbyrå öppnar då för personer som behöver komma in.

Tillgänglighet
UKK:s lokaler är tillgänglighetsanpassade för olika behov. Vid frågor om hörhjälp och tillgänglighet går det bra att kontakta mötesbyrån. 

Ett begränsat antal parkeringsplatser för rörelsehindrade finns utanför UKK. Hiss finns. Lösningar för rullstolar ser olika ut i olika lokaler. 

Samma sak med hörslingor. Lokalerna är olika utrustade beroende på bland annat storlek. Vid frågor om hörhjälp och tillgänglighet går det bra att kontakta mötesbyrån.