Information om hur Kungsbacka pastorat behandlar personuppgifter
När en ungdom deltar i konfirmandverksamheten behöver Kungsbacka pastorat behandla vissa personuppgifter om konfirmanden och hens vårdnadshavare. Vi behöver uppgifterna för att kunna planera och genomföra konfirmandtiden på ett tryggt och säkert sätt.
Varifrån får vi uppgifterna?
Inför konfirmandtiden får vi vissa personuppgifter från kyrkobokföringen och folkbokföringen hos Skatteverket. När konfirmanden eller vårdnadshavare anmäler sig till verksamheten lämnas ytterligare uppgifter till oss.
De uppgifter som behövs för konfirmandverksamheten lämnas i samband med anmälan och inför konfirmandtiden. Samma uppgifter lämnas både i vårt formulär och i KonfaAppen, som vi använder som ett digitalt verktyg i konfirmandverksamheten.
För att kunna delta i konfirmandverksamheten behöver vi vissa personuppgifter, exempelvis kontaktuppgifter och uppgifter som behövs för att planera träffar, läger och resor. Om vi inte får de uppgifter som är nödvändiga för verksamheten kan vi inte säkerställa ett tryggt och säkert deltagande.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
För konfirmanden kan det handla om:
- namn och personnummer
- adress
- telefonnummer och e-postadress
- uppgifter om dop
- uppgifter om allergier och överkänslighet
- uppgifter om medicinering
- andra hälsouppgifter som vi behöver känna till för att kunna göra verksamheten trygg och säker
- uppgift om simkunnighet när det behövs för en aktivitet
- annan information som behövs för att planera och genomföra träffar, läger, resor och andra aktiviteter.
För vårdnadshavare kan det handla om:
- namn
- adress
- telefonnummer
- e-postadress
- namnteckning.
Varför behandlar vi personuppgifterna?
Vi använder personuppgifterna för att kunna planera och genomföra konfirmandverksamheten, hålla kontakt med konfirmanden och vårdnadshavare samt göra träffar, läger, resor och andra aktiviteter så trygga som möjligt.
Vi behandlar personuppgifter med stöd av olika rättsliga grunder beroende på vilken uppgift det gäller och vad uppgiften används till. De rättsliga grunder som används i konfirmandverksamheten är bland annat avtal, berättigat intresse och samtycke. För vissa uppgifter gäller även särskilda bestämmelser inom Svenska kyrkans verksamhet, bland annat Kyrkoordningen.
Uppgifter om vårdnadshavare
Vårdnadshavares personuppgifter behandlas med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med vårdnadshavare och informera om konfirmandverksamheten.
Vi kan exempelvis skicka information via brev, e-post eller SMS om konfirmandtiden, ändrade tider eller om ett grupptillfälle ställs in. Vi har gjort en intresseavvägning och bedömt att vårt berättigade intresse väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen.
Vi kan också komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Personuppgifter kan även komma att lämnas ut enligt Svenska kyrkans regler om offentlighet och sekretess.
Hälsouppgifter
Vi kan behöva behandla hälsouppgifter om konfirmanden, exempelvis allergier, medicinering eller annan information som är viktig för konfirmandens säkerhet.
Vi gör detta för att kunna ta hänsyn till konfirmandens behov och planera och genomföra verksamheten på ett tryggt och säkert sätt. Den rättsliga grunden är berättigat intresse. Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter och behandlas bara när det finns stöd för det enligt GDPR.
Hälsouppgifter lämnas inte ut utanför Kungsbacka pastorat utan samtycke från vårdnadshavare, om inte annat följer av lag.
Dop och konfirmation
För att konfirmanden ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt och, i så fall, uppgifter om dopet.
Om konfirmanden inte är döpt måste hen döpas innan konfirmationen. Dopet bokas av ansvarig präst under konfirmandtiden.
Uppgifter om dop och konfirmation behandlas inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och enligt de regler som gäller för kyrkliga handlingar och kyrkobokföring, bland annat Kyrkoordningen.
Uppgifter om genomförd konfirmation innebär att vi behandlar uppgifter om religiös övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Svenska kyrkan är en icke-vinstdrivande organisation med religiöst syfte och behandlar sådana uppgifter inom ramen för sin verksamhet enligt GDPR.
Vi lämnar inte ut uppgifter om religiös övertygelse till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.
Läger, resor och aktiviteter
När det är dags för läger, resor eller andra aktiviteter kan vi behöva behandla ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten och göra den så trygg och säker som möjligt.
För vissa aktiviteter behöver vi också veta om skolan har godkänt konfirmandens simkunnighet. Uppgiften används av säkerhetsskäl och behandlas med stöd av berättigat intresse.
För uppgifter som behövs för att planera och genomföra konfirmandverksamheten, exempelvis deltagande i läger och resor, är den rättsliga grunden avtal.
Efter konfirmationen
Vi kan spara vissa kontaktuppgifter under en begränsad tid efter konfirmationen för att kunna bjuda in till exempelvis återträffar eller framtida verksamhet som riktar sig till tidigare konfirmander.
Den rättsliga grunden är berättigat intresse.
KonfaAppen
Vi använder KonfaAppen som ett digitalt verktyg i konfirmandverksamheten för information, kommunikation och administration under konfirmandtiden.
KonfaAppen används bland annat för att hålla ett aktuellt register över konfirmander, underlätta kommunikationen mellan ledare och deltagare, hantera bokningar och ge stöd i det pedagogiska arbetet.
De uppgifter som behövs för konfirmandverksamheten behandlas i KonfaAppen. Det kan exempelvis handla om kontaktuppgifter, uppgifter om allergier, medicinering, andra hälsouppgifter och annan information som vi behöver känna till inför träffar, läger, resor och aktiviteter.
Samma uppgifter lämnas även i vårt formulär.
Foto och film
Under konfirmandtiden fotograferar och filmar vi ibland vår verksamhet. Syftet är att dokumentera verksamheten och att kunna berätta om Svenska kyrkans verksamhet.
I samband med dop och konfirmation kan vi också publicera bilder och information om den kyrkliga handlingen. Det kan exempelvis innebära att det framgår att konfirmanden har döpts eller genomfört sin konfirmation.
När vi använder bilder, filmer eller ljudupptagningar i vår kommunikation med samtycke som rättslig grund, inhämtar vi samtycke från vårdnadshavare. Vårdnadshavare ska prata med konfirmanden om vad samtycket innebär och ta hänsyn till konfirmandens inställning. Om konfirmanden inte vill vara med på bild eller film respekterar vi det.
Samtycket är frivilligt och påverkar inte möjligheten att delta i konfirmandverksamheten.
Var kan bilder och filmer förekomma?
Om samtycke har lämnats kan bilder och filmer exempelvis användas:
- på pastoratets och församlingarnas sociala medier
- på våra webbplatser
- i tryckt informationsmaterial, exempelvis foldrar och broschyrer
- i material som visas i våra lokaler
- i andra sammanhang där vi berättar om vår verksamhet
Samtycket gäller tills det återkallas. När samtycket har återkallats använder vi inte längre bilder, filmer eller ljudupptagningar för nya publikationer eller produktioner med stöd av samtycket.
Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomförts innan samtycket återkallades. Material som redan har tryckts eller distribuerats kan därför inte återkallas från mottagare.
Om en bild, film eller ljudupptagning finns publicerad digitalt kan den registrerade begära radering. Vi prövar då begäran enligt reglerna i GDPR.
Vi tar alltid hänsyn till den personliga integriteten och är särskilt varsamma med bilder och personuppgifter om barn och unga.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under den tid som de behövs för konfirmandverksamheten.
Vi sparar också kontaktuppgifter till konfirmanden under ett år efter konfirmationen för att kunna skicka inbjudningar till återträffar och till konfirmationsledarskap. Är man kvar som Fadder eller Ung ledare sparas uppgifterna så länge ungdomen är kvar i verksamheten.
Vilka andra får del av personuppgifterna?
Personuppgifter används av de medarbetare inom Kungsbacka pastorat som behöver uppgifterna för att kunna genomföra konfirmandverksamheten.
Uppgifter om den kyrkliga handlingen, exempelvis innehåll i tal, vilka psalmer som valts och liknande, kan delas med den präst som utför handlingen. Kungsbacka pastorat är fortsatt personuppgiftsansvarigt för den behandling som sker inom pastoratets verksamhet.
När det behövs för att genomföra exempelvis läger och resor kan vissa uppgifter också behöva delas med aktörer som vi samarbetar med kring aktiviteten.
Kungsbacka pastorat omfattas av en inomkyrklig offentlighetsprincip. Det innebär att handlingar i vissa fall kan behöva lämnas ut efter en prövning enligt Svenska kyrkans regler om offentlighet och undantag från offentlighet.
Vilka rättigheter har du?
Kungsbacka pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter.
Du har rättigheter enligt dataskyddsförordningen. För information om dina rättigheter, hur du kontaktar oss och vårt dataskyddsombud, se startsidan för denna integritetspolicy.