Hanteringen av e-post och dokument ingår i beskrivningen av verksamhetens processer. För att göra bilden helt komplett redovisar vi också de principer vi har för hantering av personuppgifter i e-postmeddelanden och dokument:
- De bestämmelser om diarieföring och gallring som finns i kyrkoordningen och Svenska kyrkans bestämmelser är styrande för hanteringen.
- För dokument som inte är färdigställda eller annars inte omfattas av punkt 1 gäller att stiftet ska ha en tydlig dokumenthanteringsstruktur som innebär att flera versioner av dokument undviks (dokument ska sparas på ett sätt i en mapp).
- Om e-postmeddelanden behöver sparas ska de diarieföras i den utsträckning det krävs enligt kyrkoordningen och i övrigt sparas i rätt mapp enligt punkt 2.
- När det behövs, kan vi vidarebefordra ett inkommande e-postmeddelande internt till rätt mottagare.
- Känsliga personuppgifter får endast skickas per e-post om de är krypterade.
- När ett dokument/sparat meddelande inte längre behövs för det ändamål det sparats för, och det inte finns ett arkivändamål, ska det raderas.
- Om det finns behov att spara ett dokument som mall ska dokumentet rensas på alla personuppgifter innan mallen sparas.
- Det ska finnas en tydlig behörighetsstyrning både i diarieföringssystemet och i dokumenthanteringssystemet så enbart de personer som behöver få tillgång till personuppgifter har tillgång.