Hantering av dokument och e-post

Gemensamma riktlinjer hjälper oss att minimera mängden personuppgifter.

Hanteringen av e-post och dokument ingår i beskrivningen av verksamhetens processer. För att göra bilden helt komplett redovisar vi också de principer vi har för hantering av personuppgifter i e-postmeddelanden och dokument:

  1. De bestämmelser om diarieföring och gallring som finns i kyrkoordningen och Svenska kyrkans bestämmelser är styrande för hanteringen.
  2. För dokument som inte är färdigställda eller annars inte omfattas av punkt 1 gäller att stiftet ska ha en tydlig dokumenthanteringsstruktur som innebär att flera versioner av dokument undviks (dokument ska sparas på ett sätt i en mapp).
  3. Om e-postmeddelanden behöver sparas ska de diarieföras i den utsträckning det krävs enligt kyrkoordningen och i övrigt sparas i rätt mapp enligt punkt 2.
  4. När det behövs, kan vi vidarebefordra ett inkommande e-postmeddelande internt till rätt mottagare.
  5. Känsliga personuppgifter får endast skickas per e-post om de är krypterade.
  6. När ett dokument/sparat meddelande inte längre behövs för det ändamål det sparats för, och det inte finns ett arkivändamål, ska det raderas.
  7. Om det finns behov att spara ett dokument som mall ska dokumentet rensas på alla personuppgifter innan mallen sparas.
  8. Det ska finnas en tydlig behörighetsstyrning både i diarieföringssystemet och i dokumenthanteringssystemet så enbart de personer som behöver få tillgång till personuppgifter har tillgång.