Faktureringssätt
EDI-fakturor
Vi föredrar att få EDI-fakturor då detta är enklare och säkrare för båda parter. Det här är de uppgifter ni behöver ange i ert system:
VAN-leverantör: Swedbank
E-fakturaadress: 2520031325 (även kallad EDI-adress)
Format: Svefaktura 1.0
Bilagor: Bilagor i PDF format hanteras
PDF-fakturor
Leverantörsfakturor i SEK ska mejlas som ett bifogat dokument till:
77800241@faktura.svenskakyrkan.se
Leverantörsfakturor i utländsk valuta ska mejlas som ett bifogat dokument till:
77800241@invoice.svenskakyrkan.se
Det går också bra att använda sig av filmformaten .tif och .jpg
Utformning av e-post
- Fakturaadress måste stå på fakturan även när den skickas via e-post.
- Fakturan måste skickas med som bilaga i mejlet.
- Flera bilagor i ett mejl hanteras förutsatt att bilagorna inte har samma namn. Om de har samma namn kommer endast en av dessa behandlas.
- Endast en faktura per bilaga.
- Är fakturan flersidig måste dessa sidor sammanfogas till en fil innan den bifogas i mejlet.
- Mejlets totala storlek inkl. bilagor får ej överstiga 10 Mb.
- Skriven information i mejlet kommer inte att behandlas.
Format på bifogad faktura
Viktigt att följande följs för en korrekt hantering av fakturor i systemet. Om fakturan inte har korrekt format eller filändelse skickas fakturan inte vidare till inskanning och hanteras därför inte.
- Filnamnet får bara innehålla tecknen: a-z, A-Z, 0-9
- Formatkrav på den bifogade filen: .pdf/.jpg/.tif
- Filändelsen måste vara 3-ställd, dvs: .pdf/.jpg/.tif. Både små och stora bokstäver i filändelsen går bra. Filer med andra ändelser t.ex .doc & .xls kastas.
- PDF-filer skall vara i A4 format.
- PDF-filerna måste vara riktiga PDF-dokument version 1.3 eller högre.
- PDF-filer som innehåller en skannad bild med PDF som ett ”skal” kan inte hanteras.
- PDF-filerna ska vara öppna, utan lösenordsskydd eller på annat sätt låsta.
- Bilder i .jpg ska ha en upplösning på 200dpi eller mer och får vara max 210x297mm.
- Bilder i .tif ska vara i tif grupp 4, 1-bits färgdjup, dvs. svart-vit, 300 dpi för fakturor. Storleken får vara max 210x297 mm.
Kvittensrutin
- En kvittens skickas till den e-postadress fakturan skickades från om kravet på filformatet uppfylls.
- Kvittensen innebär att fakturan har skickats vidare till skanningsleverantören för inskanning.
- Kvittensen innebär inte att fakturan är godkänd och inskannad av skanningsleverantören.
- Om filformatet inte uppfyller kraven så skickas ingen kvittens och mottagaren meddelas om att en felaktig faktura inkommit.
- Om filformatet uppfylls men fakturan inte kunde skannas av skanningsleverantören på grund av att någon/några andra av ovanstående krav inte uppfylls kommer mottagaren att meddelas.
Pappersfakturor
Pappersfakturor ska adresseras och skickas till följande adress:
Uddevalla Pastorat
Fack 77800241
Box 15018
750 15 Uppsala
Fakturorna går direkt till skanningsleverantör, därför ska annan post (exempelvis tidsspecifikationer eller följesedlar) skickas i separat försändelse till respektive avdelning eller enhet. Adress: Uddevalla pastorat, Box 262, 451 17 Uddevalla.