Foto: Gustaf Hellsing/IKON

Dataskyddsförordningen – GDPR

Här kan du läsa om hur pastoratet hanterar personuppgifter.

Svenska kyrkan är Sveriges största medlemsorganisation och hanterar många personuppgifter. Det är viktigt, av både lagliga och etiska skäl, att Svenska kyrkan och Töreboda pastorat anpassar sig till och följer de krav som förordningen ställer.

Töreboda pastorat är personuppgiftsansvarig och ska se till att du som medlem, deltagare i verksamhet, ideell medarbetare, anhörig, förtroendevald eller anställd tryggt kan anförtro dina uppgifter till pastoratet i vetskap om att de behandlas med respekt och i enlighet med gällande lagar och förordningar.

GRUND FÖR BEHANDLING

Dataskyddsförordningen anger sex lagliga grunder för behandling: Samtycke, Avtal, Rättslig förpliktelse, Skydd av grundläggande intresse, Allmänt intresse, Intresseavvägning.

De grunder som pastoratet som regel använder är: Avtal - när det gäller ingångna avtal ex. med de anställda, Intresseavvägning – i fall där personuppgifter behövs för att kunna driva verksamheten, Samtycke – när tillstånd behövs för att ex. publicera fotografier. Rättslig förpliktelse och Allmänt intresse är grunder som används när begravningsärenden hanteras.

När Samtycke som laglig grund hävdas bes den enskilde om direkt underskrift. Enligt förordningen behöver pastoratet vara tydligt, så den som ger sitt samtycke förstår exakt vad den samtycker till. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, det påverkar dock inte den behandling som gjorts fram till dess.

ÄNDAMÅL

Töreboda pastorat samlar in personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för det ändamål de är avsedda för.

Ändamålet/syftet med att personuppgifter samlas in bestäms för varje ny behandling. Exempel på ändamål kan vara att pastoratet behöver uppgifter om de anställda för att kunna betala ut lön, uppgifter om medlemskap för att kunna genomföra en vigsel, att publicera text och bild för att berätta om pastoratets verksamhet på sociala medier eller att uppgifter om anhöriga behövs för att kunna förrätta begravning och föra gravbok.

VARIFRÅN DINA PERSONUPPGIFTER HÄMTAS

Utöver uppgifter som du själv lämnar till pastoratet kan personuppgifter komma att samlas in från offentliga personregister i syfte att säkerställa att pastoratet har rätt uppgifter till dig om du behöver kontaktas i ett särskilt ärende. I vissa fall kan även information om dig komma från andra personer, t.ex. om du nämns i ett sådant ärende. Vad gäller behandling rörande begravning kan personuppgifter lämnas från begravningsbyrå eller närstående till den avlidne.

MEDLEM I SVENSKA KYRKAN

Om du är medlem i Svenska kyrkan behandlas vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan dig och Svenska kyrkan – det involverar att ta ut avgifter, skicka ut relevant information m.m. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress och ibland telefonnummer och e-postadress.

Om du begär utträde ur Svenska kyrkan kommer dina uppgifter att raderas ur systemen men vissa personuppgifter arkiveras i enlighet med Svenska kyrkans bestämmelser och på grund av historiska skäl.

Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos Svenska kyrkan så att en inbjudan till dop kan skickas ut. I ett sådant fall registreras även din egen civilstatus. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal för barnets räkning.

Till medlemmar i årskurs 8 skickas inbjudan till konfirmation ut. Den lagliga grunden för denna behandling är Intresseavvägning där pastoratets intresse av att informera medlemmarna om möjligheten att konfirmera sig anses väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen.

Pastoratet skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund. Endast de uppgifter som är nödvändiga för att ta ut kyrkoavgift skickas. Behandlingen utförs med stöd av en rättslig förpliktelse.

Uppgifter om medlemskap i Svenska kyrkan indikerar medlemmens religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Uppgifter om ditt medlemskap kommer inte att lämnas ut till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, om det inte krävs enligt lag.

DELTAGARE I VERKSAMHET

Vill du eller ditt barn vara med i pastoratets verksamheter registreras uppgifter om dig eller barnet för att kunna genomföra aktuell verksamhet. Grunden för detta är det Avtal som du ingår för din egen eller ditt barns räkning i samband med anmälan. Personuppgifter som registreras vid anmälan, i tillämpliga fall, är namn, adress, telefon, e-post, personnummer.

Om ditt barn deltar i pastoratets verksamhet inhämtar vi även uppgifter om dig som vårdnadshavare, såsom namn, adress, telefon, e-post och relation till den minderårige. Vi behandlar uppgifterna med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov.

Uppgift om allergier eller andra hälsorelaterade uppgifter kan behövas för ex. lägervistelse. Vi behandlar uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse att säkerställa att du eller ditt barn inte skadas eller serveras något som du/hen inte kan äta. Det är endast personal som berörs som har tillgång till sådana uppgifter. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför pastoratet utan ditt samtycke.

Om du inte kan/vill anmäla dig via de vanliga kanalerna, ex. webben, kontakta aktuell personal direkt.

BILD OCH FILM

Töreboda pastorat tar ibland fotografier eller spelar in filmer i olika grupper, under tillställningar och vid andra tillfällen i verksamheten. Syfte med detta är att dokumentera verksamheten och bevara bild- och film-materialet för arkivändamål och framtida forskning. Fotografier och filmer är inte sökbara på person.

När det gäller film och fotografering tas separata, skriftliga samtycken in för detta. I undantagsfall kan även muntliga samtycken inhämtas. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, kontakta pastoratet om så är fallet. Den användning som gjorts av bilderna innan samtycket tas tillbaka påverkas inte av att samtycket dras tillbaka. Du har rätt att få tillgång till bilder som finns på dig och även kräva att de raderas.

Om publicering sker med journalistiskt ändamål krävs inget samtycke. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen. Dock eftersträvas alltid att ha ett godkännande av enskild för publicering.

VOLONTÄR eller Ideell

Vill du bli volontär/arbeta ideellt i pastoratet, behövs personuppgifter för att kunna administrera ditt arbete. De personuppgifter vi behandlar inom ramen för ditt ideella arbete är namn, telefonnummer, e-post och i vissa fall födelseår. [RI2] Grunden för detta är Avtal som ingås med dig genom ditt ideella engagemang.

KYRKLIGA HANDLINGAR

Dop

Både vuxna och barn döps i Svenska kyrkan. I samband med dop behandlas personuppgifter om den som ska döpas och är den minderårig behandlas också vårdnadshavares personuppgifter.

Vi behöver uppgifter om den som ska döpas för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Om det är ditt barn som ska döpas behöver vi namn, personnummer, datum för dop och namn på eventuell fadder. Om det är du själv som ska döpas behöver vi även telefonnummer, e-postadress och adress. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar) för ditt eller ditt barns räkning.

Om det är ditt barn som ska döpas behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för ändamål som rör dopet, inklusive för att inhämta ditt och eventuell annan vårdnadshavares samtycke till dop. De personuppgifter vi behandlar är namn, personnummer, civilstatus, e-postadress, telefonnummer och adress.

Efter dopet kommer den döpta föras in i Svenska kyrkans medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du ingår för din egen eller ditt barns räkning.

Om det är ditt barn som ska döpas kan barnets förnamn samt datumet för dopet göras tillgängligt på en dopängel i kyrkan där barnet döptes, om du och eventuell annan vårdnadshavare samtycker.

Om det är ditt barn som ska döpas kommer vi att använda dina kontaktuppgifter för att skicka dopdagshälsningar under de första av ditt barns levnadsår. De första tolv åren kommer även inbjudningar till barngrupper att skickas till er. Behandlingen utförs med stöd av berättigat intresse att utföra medlemsvård genom att skicka sådana inbjudningar.

Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av 19 kap. 7 § kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal gentemot medlemmar i Svenska kyrkan. Bevarandet sker med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.

Vigsel

Era personuppgifter behövs för att planera och genomföra vigseln, vilket inkluderar exempelvis bokning av lokal och resurser för vigseln, anteckningar som förs under vigselsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ni anses ingå genom att boka vigseln. Personuppgifter som behandlas om er är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, civilstatus och eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan.

För att vigas i Svenska kyrkan krävs som huvudregel att en i vigselparet är medlem i Svenska kyrkan. När den kontrollen görs behövs därför uppgifter om medlemskap för minst en av er behandlas. Detta görs med stöd av 23 kap. 1 a § kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.

För att kunna vigas behöver ni lämna in intyg om hindersprövning och vigselintyg från Skatteverket. Behandlingen utförs med stöd av en rättslig förpliktelse i 4 kap. 5 § äktenskapsbalken.

Efter vigseln lämnas ett vigselbevis till er. Underrättelse om vigseln skickas även till Skatteverket. Dessa behandlingar utförs med stöd av rättsliga förpliktelser i 4 kap. 7 och 8 §§ äktenskapsbalken.

Begravning

Om du bokar begravningsgudstjänst behöver pastoratet normalt behandla namn, adress, telefonnummer, e-postadress, din relation till den avlidne samt eventuellt faktureringuppgifter. Grunden för behandlingen är avtal och som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen. Som en del av Svenska kyrkans myndighetsutövning skickar vi därmed information om gravsättningen till Skatteverket.

Pastorsexpeditionen sparar dina personuppgifter i upp till ett år för att kunna skicka inbjudan till Leva vidare-grupp och minnesgudstjänst vid allhelgonahelgen. Grunden för behandlingen är berättigat intresse, då du bedöms vara intresserad av en sådan inbjudan. Kontakta pastorsexpeditionen om så inte är fallet.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Kyrkogårdsförvaltningen och begravningsverksamheten

Töreboda kyrkogårdsförvaltning är en del av Svenska kyrkan i Töreboda pastorat. Den anordnar och håller allmänna begravningsplatser, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.

I syfte att uppfylla det lagstiftade myndighetsuppdrag att administrera och förrätta begravning och föra gravbok, kommer kyrkogårdsförvaltningen att spara och hantera ditt namn och kontaktinformation till dig.

Gravrätt

Personuppgifter behandlas när gravbok förs i begravningsverksamheten i enlighet med begravningslagen. Gravboken innehåller personuppgifter på den eller dem som gravplatsen har upplåtits, överlåtits eller gått över till. En gravrätt får endast gå över till någon som har släktskap eller på annat sätt har nära anknytning till gravrättsinnehavaren eller den som är gravsatt på gravplatsen, varför information om sådant släktskap eller anknytning i vissa fall är nödvändig för att kunna föra gravbok.

Begravningsverksamhetens hantering av gravrätt omfattar behandling av gravrätten från början till slut, t.ex. anmälan av gravrättsinnehavare, utfärdande av gravbrev och överlåtelse och förnyelse av gravrätt. All behandling av personuppgifter som sker för att hantera gravrätt sker för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Vem eller vilka som är gravrättsinnehavare anmäls till begravningsverksamheten senast sex månader efter dödsfallet som därefter utfärdar gravbrevet som bevis på att gravrätten har upplåtits. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån men kan även få dem från dig direkt, via myndighet eller via annan församling.

En gravrättsinnehavare får förse gravplatsen med en gravanordning så som gravvård, stenram, staket eller liknande. Innan en gravanordning sätts upp ska begravningsverksamheten pröva om den kan tillåtas. Personuppgifter behandlas för gravrättsinnehavare eller dess ombud som intygar montering av gravanordning. En gravrättsinnehavare kan behöva kontaktas för att påminnas om att vårda graven eller om en grav vanvårdas.

Om du är gravrättsintressent behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna kontakta dig om en gravrätt blir ledig. Du skrivs upp på vår lista med stöd av ditt samtycke, men vi kan även komma att behandla vissa personuppgifter om dig för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10 § lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
För gravrättsinnehavare- och intressenter rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress samt släktskap/anknytning till person som gravrätten kan överföras till eller från.

För gravrättsinnehavare behandlas även betalningsinformation.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Kopior av gravbrev och register över gravrättsinnehavare gallras efter gravrättens upphörande. Handlingar angående gravanordningar gallras efter 10 år, men kan bevaras längre om den har ett kulturhistoriskt värde. Handlingar till gravrättsinnehavare om vård av grav eller vanvård samt mottagningsbevis bevaras.

Uppgifter om gravrättsintressent behandlas tills intressenten önskar bli raderad eller tills gravrätten övergår till intressenten.

Gravskötsel

Tjänster i form av gravskötsel sker inom ramen för ett avtal mellan gravrättsinnehavaren/annan intressent och begravningsverksamheten eller dödsboet och begravningsverksamheten. Detta utgör inte en del av begravningsverksamheten och utgör därmed inte heller myndighetsutövning.

Kyrkogårdsförvältningen i Töreboda sköter om gravplatsen i gravrättsinnehavarens ställe mot en avgift. Insamlingskälla för personuppgifterna är gravrättsinnehavaren själv.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

De personuppgifter som behandlas är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och betalningsinformation.

Personuppgifterna gallras 7 år efter avslutat avtal i enlighet med bokföringslagens regler och Svenska kyrkans interna regelverk. Kopior av gravfondsbrev (skötselavtal) gallras efter avtalets utlopp.

Lagliga grunder

De lagliga grunderna för behandling rörande gravrätt och gravskötsel är rättslig förpliktelse, ett allmänt intresse eller myndighetsutövning. Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckligt säkerhetsåtgärder vidtas. De lagar som ligger till grund för kyrkogårdsförvaltningens uppdrag är Begravningslag (1990:1144), Förvaltningslag (2017:900), Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslag (2009:400).[RI3] 

Alla handlingar som berör begravningsverksamheten är allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen. I stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar” kan du läsa vad som gäller begravningsverksamhetens handlingar.

Vid övrig myndighetskontakt med begravningsverksamheten

Begäran om flytt av gravsatt stoft
Stoft eller aska som har gravsatts på en begravningsplats får inte flyttas från en gravplats om inte särskilt tillstånd ges. Tillstånd får endast ges om det finns särskilda skäl för att flytta gravsatt stoft eller aska enligt begravningslagen, varför behandling av personuppgifter inom ramen för prövningen sker som ett led i myndighetsutövning. Frågor om tillstånd att flytta stoft eller aska prövas av pastoratet. Personuppgifter behandlas om personer som ansöker om flyttning av gravsatt stoft och aska.

De personuppgifter som behandlas om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och personliga förhållanden. Känsliga personuppgifter kan förekomma om de nämns i ärendet.

Ansökan från den sökande samt bevis och tillstånd om att flytta gravsatt stoft eller aska jämte resolutioner gallras efter 10 år. Mottagningskvittot bevaras.

Medlingsärenden angående gravsättning
Svenska kyrkan har enligt begravningslagen till uppgift att medla mellan enskilda när de inte kan enas om kremering eller om gravsättning. I syfte att få kännedom om parterna som är oeniga samt för att genomföra medling behandlar pastoratet personuppgifter. Detta görs som ett led i myndighetsutövning.

Om parterna enas, ska begravningsverksamheten fastställa deras överenskommelse. Om enighet inte kan uppnås, ska man istället med eget yttrande hänskjuta tvisten till länsstyrelsen. Länsstyrelsen prövar vem som ska bestämma om kremering eller gravsättning.

Länsstyrelsen ska i sin prövning särskilt beakta önskemål som den avlidne kan ha haft. Hänsyn ska också tas till parternas personliga förhållande till den avlidne, främst sammanlevnad, släktskap eller annan nära anknytning. Vid medling försöker pastoratet därför utreda dessa förhållanden och parterna ges möjlighet att framföra sina ståndpunkter med anledning av detta. Begravningsverksamheten har en skyldighet att diarieföra de handlingar som inkommer i ärendet. För det fall upplysningar lämnas muntligen ska de antecknas i enlighet med förvaltningslagen.

Motparten i ärendet kan komma att få del av personuppgifterna i ärendet. Begravningsverksamheten är också skyldig att skicka meddelande till Skatteverket om tvist föreligger rörande kremering eller gravsättning. Om intyg om kremering eller gravsättning redan utfärdats när tvist uppstått ska uppgifter även skickas till förvaltare av begravningsplatser och innehavare av krematorier.

De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och uppgifter som parterna anför (kan innefatta personliga förhållanden och känsliga personuppgifter).

Personuppgifterna gallras när ärendet är avslutat genom alla beslutande instanser och överklagande ej längre är möjlig.

Utlämnande av aska
Här avses personuppgifter för personer som hämtar ut aska efter avliden person. Den som begär ut aska ska legitimera sig och visa att förutsättningarna för att hämta ut askan enligt 5 kap. 14–15 §§ begravningslagen är uppfyllda. Behandling av personuppgifter inom ramen för ett ärende om utlämnande av aska utförs som ett led i myndighetsutövning.

Ett askkvitto skrivs på av de som hämtar askan.

De personuppgifter vi behandlar om dig som hämtar ut aska är namn, uppgifter i ID-handling, underskrift och vilken persons aska ärendet gäller.

Askkvitto slängs efter 10 år. Övrigt bevaras.

Hantering av personuppgifter

Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen utan samtycke och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som eventuellt skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos kyrkogårdsförvaltningen. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

KOMMUNIKATION VIA E-POST OCH ÄRENDEN

Om du skickar e-post till någon i Töreboda pastorat kommer dina personuppgifter behandlas genom att ditt meddelande läses, lagras och hanteras samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom pastoratet. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till pastoratet på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning. Grunden för behandlingen är pastoratets (och ditt) berättigade intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras.

Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer alla dina meddelanden innehållande dina personuppgifter raderas, såvida pastoratet inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.

SOCIALA MEDIER

Töreboda pastorat är aktiva på sociala medier såsom Facebook och Instagram. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av dessa publika sidor samtycker du till att pastoratet behandlar de personuppgifter du publicerar. Uppgifterna behandlas i syfte att kunna informera och kommunicera med de personer som tar kontakt med pastoratet för att kommentera, ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst där du publicerat dem, behandlas de av pastoratet även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.

Genom att publicera innehåll på dessa publika sidor, lämnar du även de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Töreboda pastorat har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter. Det regleras helt av deras villkor för respektive tjänst.

Ibland marknadsförs även pastoratets inlägg på sociala medier. När detta görs kan man med hjälp av den berörda tjänsten välja att exempelvis rikta sig till personer i vissa åldrar eller inom ett visst geografiskt område. Vi får inte tillgång till några uppgifter om specifika personer, utan all faktisk behandling av personuppgifter utförs av leverantören av den sociala tjänsten.

LOKALBOKNING

När du bokar en av Töreboda pastorats lokaler kommer vi att be om vissa personuppgifter för att kunna administrera lokalbokningen och kontakta dig vid behov.

Om du är en privatperson behandlar vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå med oss när du bokar en av våra lokaler.

Om du representerar en församling eller annan organisation behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt och din organisations berättigade intresse av att kunna ingå och uppfylla avtal om lokalbokning. Du kan invända mot vår behandling av personliga skäl, varpå vi i så fall gör en avvägning mellan intresset att uppfylla avtalet och ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade av oss.

Om du inte anger de efterfrågade uppgifterna kan vi tyvärr inte erbjuda bokning av lokalen eftersom vi då inte kan uppfylla avtalet.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

De personuppgifter som behandlas är namn, telefonnummer, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör.

I vissa fall tar vi betalt för bokning av våra lokaler, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare.

Swish

Töreboda pastorat är anslutet till Swish för att kunna hantera och underlätta vissa betalningar. Om du betalar med Swish hos oss går betalningen genom Swish och din bank innan pengarna sätts in på vårt konto. Banken är ansvarig för den behandling av personuppgifter de utför i och med transaktionen medan vi är ansvariga för den behandling vi utför efter att ha tagit emot din betalning.

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig förpliktelse i bokföringslagen att spara bokföringsunderlag och i vissa fall även för att kunna uppfylla ett avtal om betalning mellan oss.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

De personuppgifter som behandlas är ditt namn, telefonnummer och eventuellt meddelande du skrivit in när du betalat.

Uppgifter om betalningen sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen.

HANTERING AV ALLMÄNNA OCH EGNA HANDLINGAR

Svenska kyrkans handlingar är offentliga. De är uppdelade i två kategorier: handlingar som förvaras på uppdrag av det allmänna (sådana som överlämnats i enlighet med lag eller som hör till kyrkans begravningsverksamhet eller kulturminnesvård) och egna handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000.

Allmänheten kan vända sig till Töreboda pastorat med begäran om att få ut någon av ovanstående handlingar.

För att uppfylla lagens krav att hålla arkiven ordnade, diarieför (registrerar) pastorsexpeditionen alla handlingar som inkommer till eller upprättas hos pastoratet. För allmänna handlingar görs detta med stöd av 5 kap. 1–2 §§ och 2 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. För Svenska kyrkans egna handlingar sker registreringen med stöd av 12 § 2 st. Lagen om Svenska kyrkan.

Innan en handling lämnas ut ska en sekretessprövning göras, för att bedöma om hela eller delar av handlingen kan lämnas ut. I och med denna sekretessprövning behandlas de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsas, analyseras och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter.

Svenska kyrkans egna handlingar sekretessprövas med stöd av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan och själva utlämnandet sker på basis av ett allmänt intresse med stöd i samma bestämmelse. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under den tid som ärendet om utlämnande pågår. Handlingen återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende om utlämnande inkommer påbörjas en ny behandling.

Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten eller rörande den kyrkoantikvariska ersättningen, omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen, eftersom sådan hantering regleras av tryckfrihetsförordningen och därmed faller under undantaget i 1 kap. 7 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Om du begär ut en stor mängd handlingar som innehåller känsliga personuppgifter kan begäran dock komma att avslås med hänsyn till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i tryckfrihetsförordningen 1 kap. 13 §, som gäller fr.o.m. januari 2019.

MOTTAGARE

Töreboda pastorat kan komma att lämna ut dina personuppgifter till allmänheten enligt stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar” ovan, till leverantörer av IT-system, konsulter, revisor, myndigheter om det krävs enligt lag, begravningsombud, banker, andra enheter inom Svenska kyrkan där det anses nödvändigt eller genom offentliga personregister; ifall dina lämnade uppgifter automatiskt kontrolleras mot offentliga register.

I de fall pastoratet anlitar underleverantörer säkerställs alltid att det finns ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal på plats för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt.

BEHANDLINGEN

Behandlingen ska vara öppen, korrekt och laglig. Personuppgifter ska endast behandlas och lagras så länge det är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen eller om det är krävs enligt lag eller förordning. Berörda personer ska tillhandahålla information om behandlingen. Enskild person ska bli informerad om sina rättigheter enligt förordningen. Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål. De ska uppdateras vid behov.

SÅ LÄNGE SPARAS DINA PERSONUPPGIFTER

Töreboda pastorat behandlar dina personuppgifter under tiden som det finns ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Kyrkostyrelsen har beslutat om vad som gäller för bevarande av Svenska kyrkans egna handlingar. Pastoratet följer dessa bestämmelser. Om det inte finns några särskilda bestämmelser bevaras handlingarna.

Handlingar som hör till kyrkans begravningsverksamhet eller kulturminnesvård sparas enligt arkivlagen (1990:782) och tillhörande föreskrifter.

Fakturaunderlag sparas av oss i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen.

DINA RÄTTIGHETER

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som behandlas om dig samt information om hur de behandlas, under förutsättning att du kan styrka din identitet. Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har rätt att begära ut dina personuppgifter i t.ex. Excel-format.

Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som finns behandlar om dig. Under tiden uppgifterna kontrolleras om de är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av pastoratet tills vidare.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet.

Du kan också begära att dina personuppgifter raderas, men om det fortfarande finns en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås.

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du rätt att inge klagomål till Datainspektionen.

DATASKYDDSOMBUD

Töreboda pastorats dataskyddsombud är Erika Malmberg på inTechrity, kontaktas per e-post dataskyddsombud@intechrity.se eller telefon: 072-549 64 34.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Personuppgiftsansvarig är Töreboda pastorat, org.nr. 252003-3347.

Vid frågor om Töreboda pastorats behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till pastorsexpeditionen toreboda.pastorat@svenskakyrkan.se.

Ytterligare information om Dataskyddförordningen hittar du på Datainspektionens webbplats.

PASTORSEXPEDITIONEN i Töreboda

Svenska kyrkan i Töreboda pastorat

Besöksadress: Töreboda församlingshem, Klockaregatan 2, Töreboda
Postadress: Töreboda pastorat, Box 103, 545 23 Töreboda
Telefonväxel: 0506-185 00
Epost: toreboda.pastorat@svenskakyrkan.se

Ord. öppettider:
Måndag 9.00-12.00
Onsdag 13.00-15.00 
Torsdag 9.00-12.00

Sommarens öppettider (13 juni-26 aug)
Måndag och torsdag 9.00-12.00