GDPR: Ideell medarbetare och ledare

Om du är ideell medarbetare eller ledare

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att du ska kunna arbeta ideellt hos oss.

  • Vi sparar personlig information och kontaktuppgifter till dig för att kunna administrera ditt ideella engagemang och komma i kontakt med dig. Behandlingen utförs med stöd av avtalet mellan dig och Romelanda pastorat.

  • Eftersom vi kan servera mat och/eller fika behöver vi veta om du har någon allergi eller specialkost som vi behöver ta hänsyn till. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att du inte serveras något du inte kan äta eller som kan skada dig. Allergier är hälsouppgifter, vilket ses som känsliga personuppgifter. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Svenska kyrkan utan ett samtycke från dig.

  • Vi sparar dina kontaktuppgifter för att kunna göra församlingsutskick till dig. Utskicken görs med stöd av vårt berättigade intresse av att informera dig om vad som händer i verksamheten.

  • För att du ska kunna kontakta andra i volontärgruppen lämnar vi ut listor till alla våra volontärer med namn och telefonnummer till de övriga i volontärgruppen. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att underlätta kommunikationen inom gruppen.

  • Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.

  • Vi behöver kontaktuppgifter till någon anhörig till dig så att vi vet vem vi ska kontakta om något händer dig när du arbetar hos oss. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dina anhöriga vid behov. Vi ber dig att informera den eller de anhöriga om att du lämnat deras kontaktuppgifter till oss.

Utdrag ur belastningsregistret (endast barn- och ungdomsverksamhet)

Om du engagerar dig ideellt i verksamhet där barn och unga deltar kommer du, i samband med starten på ditt ideella engagemang hos oss, bli ombedd att visa upp ett utdrag ur belastningsregistret. Den rättsliga grunden till vår begäran är rättslig förpliktelse, eftersom praktiken innebär att du kommer ha direkt eller regelbunden kontakt med barn och unga, se lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Utdraget undersöks och lämnas sedan tillbaka till dig. Vi gör endast anteckning om att utdrag ur belastningsregistret är uppvisat och ingen ytterligare information lagras i de anteckningar som förs. Om vi fattar beslut om att du inte är lämplig för det ideella uppdraget i barn- och ungdomsverksamhet informeras du muntligen.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Det rör sig huvudsakligen om namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter samt namn och telefonnummer till nära anhörig. Under din tid som ideell kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.

Uppgifterna samlas vanligen in genom att du fyller i uppgifterna på en blankett eller på annat sätt själv delar uppgifterna med oss.

Vilka andra tar del av dina personuppgifter?

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Som medverkande i av kyrkan bedriven verksamhet omfattas du av en olycksfallsförsäkring. Vi överför vissa personuppgifter till vårt försäkringsbolag för att kunna sköta administrationen av försäkringen.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vi sparar uppgifter om dig under tiden du är ideellt engagerad i Romelanda pastorat. Dina personuppgifter raderas 13 månader efter det att du senast var aktiv som ideell. Vad gäller publicerade foton sparas de så länge som det är lämpligt och motiverat för att uppfylla ändamålet med publiceringen.

Vilka rättigheter har du?

Romelanda pastorat ansvarar för hanteringen av era personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.