Foto: Magnus Aronsson/Ikon

Personuppgiftsinfo för volontärer och ideella

Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter
– eftersom du engagerar dig ideellt hos oss
Det här dokumentet är framtaget för att informera dig som arbetar ideellt hos Gustavsberg-Ingarö församling om vår hantering av dina personuppgifter. Observera att om du är under 16 år krävs det att vårdnadshavare godkänner hanteringen.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du ska börja arbeta ideellt hos oss samlar vi in personuppgifter om dig. Detta görs vanligen genom att du fyller i uppgifterna på en blankett eller på annat sätt själv delar uppgifterna med oss. Det rör sig huvudsakligen om namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter samt namn och telefonnummer till nära anhörig. Under din tid som ideell kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.

Varför hanterar vi dina personuppgifter?
Personlig information och kontaktuppgifter
Vi sparar personlig information och kontaktuppgifter till dig för att kunna administrera ditt ideella engagemang och komma i kontakt med dig. Behandlingen utförs med stöd av avtalet mellan dig och Gustavsberg-Ingarö församling.

Eftersom vi kan servera mat och/eller fika behöver vi veta om du har någon allergi eller specialkost som vi behöver ta hänsyn till. Behandlingen utförs med stöd av en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att säkerställa att du inte serveras något du inte kan äta eller som kan skada dig. Allergier är hälsouppgifter, vilket ses som känsliga personuppgifter. Vi behandlar sådana uppgifter med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom Svenska kyrkans organisation så länge tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som eventuellt skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordskyddas

Vi sparar dina kontaktuppgifter för att kunna göra församlingsutskick till dig. Utskicken görs med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att informera dig om vad som händer i verksamheten.

Via vår sida, www.kyrkansvolontarer.se kan du komma i kontakt med andra volontärer  

Anhöriginformation
Vi behöver kontaktuppgifter till någon anhörig så att vi vet vem vi ska kontakta om något händer dig när du arbetar hos oss. Behandlingen utförs med stöd av en intresseavvägning, där vi bedömer att vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dina anhöriga vid behov väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen. Vi ber dig att informera den eller de anhöriga om att du lämnat deras kontaktuppgifter till oss.

Bild- och filmmaterial
Fotografier som tas på dig inom ramen för ditt ideella arbete kan publiceras på vår webbplats och i andra relevanta kanaler. Publicering sker vanligtvis med stöd av ditt samtycke. Observera att om en webbplats eller tidskrift har utgivningsbevis eller om publiceringen görs med journalistiska ändamål, behövs inte ditt godkännande, men ditt ställningstagande kommer att tas i beaktande innan eventuell publicering. Syftet med publiceringen av ditt namn och bild- och filmmaterial är att informera om och marknadsföra vår verksamhet gentemot allmänheten. Observera att bild- och filmmaterial kan komma att bevaras för arkivändamål av allmänt intresse.

Vilka andra tar del av dina personuppgifter?
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Som medverkande i av kyrkan bedriven verksamhet omfattas du av en olycksfallsförsäkring. Vi överför vissa personuppgifter till vårt försäkringsbolag för att kunna sköta administrationen av försäkringen.

 Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vi sparar uppgifter om dig under tiden du är ideellt engagerad i Gustavsberg-Ingarö församling. Dina personuppgifter raderas 13 månader efter det att du senast var aktiv som ideell. Vad gäller publicerade foton sparas de så länge som det är lämpligt och motiverat för att uppfylla ändamålet med publiceringen.

Dina rättigheter
Du har rätt att begära registerutdrag, rättelse, komplettering eller radering av dina uppgifter. En begärd radering utförs om vi inte har fortsatt grund att spara uppgifterna. Du kan också begära en tillfällig begränsning av personuppgiftsbehandlingen, t.ex. medan en rättelse görs. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du även en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

För behandling som lutar sig mot samtycke gäller att du har rätt att ta tillbaka ett lämnat samtycke när som helst. Vad gäller sådan hantering som utförs med stöd av en intresseavvägning kan du i stället göra en invändning utifrån din specifika situation. Invänder du kommer vi att göra en ny bedömning.

Gustavsberg-Ingarö församling ansvarar för hanteringen av dina uppgifter. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter, hör av dig till Emma Norling på 08-570 68  eller emma.norling@svenskakyrkan.se .

För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Vi har ett dataskyddsombud som har till uppgift att säkerställa att vi följer dataskyddsförordningen:
Christer Engström, 08-570 329 16, christer.engstrom@svenskakyrkan.se