GDPR - konfirmation och konfirmationsundervisning

Avsnittet om konfirmationsundervisning gäller bara för ungdomar som bjuds in till konfirmation, medan avsnittet om konfirmation gäller för både ungdomar och vuxna som ska konfirmera sig hos oss. Vid konfirmationsundervisning för vuxna behandlar vi personuppgifter på det sätt som beskrivs i vår informationstext om behandling av personuppgifter i vuxengrupper.

Om du ska delta i konfirmationsundervisning hos oss

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?

Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna delta i konfirmationsundervisningen. Direktinbjudan går till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket).

Uppgifter om vårdnadshavare

Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov samt för att kunna upplysa om våra verksamheter och göra utskick via brev, e-post eller SMS, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för din ungdoms deltagande i vår verksamhet.

Uppgifter om ungdomen

Vi behöver din ungdoms personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
• Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ungdomen. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att ungdomen inte serveras något hen inte kan äta eller som kan skada hen. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Svenska kyrkan utan ett samtycke från vårdnadshavare. Sådant samtycke inhämtas vanligen vid anmälan eller på en blankett i anslutning till anmälan.
• För att ungdomen ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
• När det är dags för läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
• För att ungdomen ska kunna delta i vissa aktiviteter kan vi behöva veta om hen är simkunnig. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att din ungdom inte utsätts för fara under våra aktiviteter.
• Vi sparar kontaktuppgifter till ungdomen för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar och till konfirmationsledarskap de tre första åren efter konfirmationen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
• Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ungdomen finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med vårdnadshavares samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.

Med undantag för när vi behandlar uppgifter med stöd av samtycke, samt personuppgifter som behandlas för att skicka inbjudningar till återträffar och konfirmationsledarskap, kommer vi inte att kunna erbjuda konfirmationsundervisningen om vi inte får de personuppgifter vi behöver.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifterna sparas hos oss under tiden ungdomen deltar i vår verksamhet.

Om du ska konfirmera dig hos oss

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?

Vi behöver konfirmandens uppgifter (gäller såväl ungdom som deltagit i konfirmationsundervisning enligt ovan eller vuxenkonfirmand som ev. deltagit i vuxengrupp) för att kunna genomföra konfirmationen.

Uppgifter om konfirmanden

Vi behöver konfirmandens personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal konfirmanden anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
• För att konfirmanden ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.

Vi kommer inte att kunna planera och genomföra konfirmationen om vi inte får de personuppgifter vi behöver.

Uppgifter om genomförd konfirmation är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken ungdomen är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgiften till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavares samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

För genomförande av konfirmation behandlas namn, personnummer, mejladress, uppgift om medlemskap, datum och ordning för dop.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bl.a. uppgifter om konfirmanden och ev. vårdnadshavarna. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.

Vilka andra får del av era personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Gustavsberg-Ingarö församling eller berörd präst direkt.

Om du tillhör en annan församling/ett annat pastorat än Gustavsberg-Ingarö församling kan ditt namn och personnummer föras över dit, för att möjliggöra överföring av medel från kyrkoavgiften mellan enheterna.

Vilka rättigheter har ni?

Gustavsberg-Ingarö församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.