Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
När du är intresserad av att hyra, eller hyr, en av våra lokaler kommer vi att behandla vissa personuppgifter.
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden som hyresvärd. Detta inkluderar intresseanmälan, avtalstecknande och hantering av nycklar. Grund för behandling av uppgifterna är, om du är privatperson eller enskild firma, det avtal du ingår med oss.
- För kontaktpersoner hos juridiska personer som har ingått avtal med oss om hyra av lokal, behandlas personuppgifterna med vårt berättigade intresse av att kunna upprätthålla kontakt med den juridiska personen och hantera hyresrelaterade frågor.
- När du lämnar lokalen du hyrt av oss genomför vi en besiktning av den för att kunna dokumentera eventuella skador som uppkommit under hyrestiden. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att ta tillvara våra rättsliga anspråk kopplade till hyresavtalet.
- Om du som hyresgäst uppträder på ett störande sätt, exempelvis genom att spela hög musik, ha fester, eller på andra sätt ha stör andra i närområdet i den grad att vaktbolag eller polis tillkallas upprättas ett störningsärende. Då noterar vi vad som hänt, tillsammans med datum och tid för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt hyreslagen i 12 kap. jordabalken.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du lämnar en intresseanmälan behandlar vi namn, adress, telefonnummer och mejladress. När vi tecknar avtal behandlar vi lokalbeteckning. Under hyresavtalets gång kan också uppgifter såsom nyckelnummer, passerkoder och ev. störningar behandlas. I samband med avflyttning registreras uppgifter i besiktningsprotokoll.
Vilka andra får del av dina personuppgifter?
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Uppgifter i intresseanmälan som inte leder till tecknat hyresavtal raderas så fort vi avslutat behandlingen, detsamma gäller referenspersoners uppgifter som raderas efter kontakt. Uppgifter om eventuella störningar sparas i två år. Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen. Avtalet arkiveras i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen.
Vilka rättigheter har du?
Gustavsberg-Ingarö församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan på denna integritetspolicy Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.