Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår diakonala verksamhet. Det kan handla om bokning av samtal, stöd i livssituationer, praktisk hjälp eller stöd i kontakt med andra aktörer.
Uppgifter om dig som konfident
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- För att kunna boka samtalet och komma i kontakt med dig, exempelvis om ett samtalstillfälle behöver bokas om eller ställas in, behandlar vi dina kontaktuppgifter. Behandlingen sker för att fullgöra ett avtal med dig.
- Under samtalet kan vi komma att föra manuella anteckningar som hjälper oss i mötet med dig. Anteckningarna finns inte i något register och slängs när de inte längre behövs för att kunna bistå dig.
- Om du ansöker om ekonomiskt bistånd från församlingens egna medel, eller önskar hjälp att ansöka från en extern fond, behandlar vi personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att bistå dig som konfident. I vissa fall kan även uttryckligt samtycke krävas från dig för att vi ska kunna hantera en ansökan, särskilt om känsliga personuppgifter förekommer (t.ex. hälsa eller missbruk).
- Om vi bistår dig med att skriva ett intyg eller en ansökan till en extern aktör (exempelvis en stiftelse), behandlar vi uppgifterna med stöd av vårt berättigade intresse av att bistå dig som konfident. Om känsliga personuppgifter förekommer (t.ex. hälsa eller missbruk) behöver vi ditt uttryckliga samtycke innan dessa kan delas vidare.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du är i kontakt med diakonin behandlar vi normalt namn, telefonnummer, mejladress och personnummer. I samband med samtal kan även andra personliga uppgifter som du delar med dig av komma att noteras, men i så fall endast i samtalsanteckningar som förs manuellt och förvaras i låst utrymme.
Vid ansökan om ekonomiskt bistånd eller hjälp med fondansökan behandlas också uppgifter om din adress, familjesituation, ekonomiska och sociala situation, samt vid behov hälsotillstånd och eventuella missbruksproblem om du samtycker till det.
Vilka andra får del av dina personuppgifter?
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Enligt 54 kap. 1 § kyrkoordningen gäller förbud mot att röja uppgifter som har anförtrotts en diakon under enskild själavård. Det innebär att diakonen har tystnadsplikt.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Bokningen raderas efter att samtalet har ägt rum. Minnesanteckningar från samtalet gallras när de inte längre behövs för att bistå dig. Ansökningar om ekonomiskt bistånd och intyg till fondansökan bevaras enligt tillämpliga regler om arkivering. Uppgifter om utbetalning av medel sparas upp till åtta år i enlighet med bokföringslagen.
Vilka rättigheter har du?
Gustavsberg-Ingarö församlings ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.