Dataskyddsförordningen - GDPR
Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen, vilken ersatte personuppgiftslagen (PuL), syftar till att stärka skyddet för individen vid behandling av personuppgifter.
Svenska kyrkan är Sveriges största medlemsorganisation och hanterar många personuppgifter.
Danmark-Funbo församling är personuppgiftsansvarig och ska se till att du som medlem, deltagare i våra verksamheter, ideell medarbetare, förtroendevald eller anställd tryggt kan anförtro dina uppgifter till oss i vetskap om att vi behandlar dem med respekt och i enlighet med gällande lagar och förordningar.
Grund för behandling
Dataskyddsförordningen anger sex lagliga grunder för behandling: Samtycke, Avtal, Rättslig förpliktelse, Skydd av grundläggande intresse, Allmänt intresse, Intresseavvägning.
De grunder som vi som regel använder är: Avtal - när det gäller ingångna avtal ex. med de anställda, Intresseavvägning – i fall där vi behöver personuppgifter för att kunna driva vår verksamhet, Samtycke – när vi behöver tillstånd att ex. publicera fotografier.
Det är endast när vi hävdar Samtycke som laglig grund som vi ber den enskilde om direkt underskrift. Enligt förordningen behöver vi vara tydliga, så den som ger sitt samtycke förstår exakt vad den samtycker till.
Ändamål
Danmark-Funbo församling samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för det ändamål de är avsedda för.
Ändamålet/syftet med att vi samlar in personuppgifter bestäms för varje ny behandling. Exempel på ändamål kan vara att vi behöver uppgifter om våra anställda för att kunna betala ut lön, uppgifter om medlemskap för att kunna genomföra en vigsel eller att vi vill publicera text och bild för att berätta om vår verksamhet på sociala medier.
varifrån dina personuppgifter hämtas
Utöver uppgifter som du själv lämnar till oss kan vi komma att samla in personuppgifter från offentliga personregister i syfte att säkerställa att vi har rätt uppgifter till dig om vi behöver kontakta dig i ett särskilt ärende. I vissa fall kan vi även få information om dig från andra personer, t.ex. om du nämns i ett sådant ärende. Vad gäller begravningsgudstjänster kan vi få personuppgifter från begravningsbyrå eller närstående till den avlidne.
Medlem i svenska kyrkan
Om du är medlem i Svenska kyrkan behandlar vi vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan oss – det involverar att ta ut avgifter, skicka ut relevant information m.m. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress och telefonnummer.
När du begär utträde ur Svenska kyrkan kommer dina uppgifter att raderas ur våra system men kan finnas arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782).
Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. I ett sådant fall registreras även din egen civilstatus. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i Kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader.
Vi skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.
Deltagare i verksamhet
Vill du vara med i våra verksamheter registrerar vi uppgifter om dig för att kunna genomföra aktuell verksamhet. Grunden för detta är Intresseavvägning eller Avtal. Personuppgifter vi registrerar vid anmälan, i tillämpliga fall, är namn, adress, telefon, e-post, personnummer.
Vi kan även behöva uppgift om allergier eller andra hälsorelaterade uppgifter för ex. lägervistelse. Enligt förordningen är de senare känsliga uppgifter som vi måste behandla med extra säkerhet. Det är endast personal som berörs som har tillgång till sådana uppgifter.
Vi kan även behöva Samtycke – att du specifikt ger din tillåtelse till att vi publicerar fotografier av dig på våra olika kanaler, ex. sociala medier.
Om du inte kan/vill anmäla dig via våra vanliga kanaler, ex. webben, ber vi dig ta kontakt med oss direkt. Gärna den församling/kyrka där verksamheten du vill vara med på är.
begravningsgudstjänst och gravskötsel
Om du begär att en begravningsgudstjänst ska hållas eller om du vill ingå ett gravskötselavtal med oss behöver vi behandla kontaktuppgifter och betalningsinformation som rör dig. Anger du inte dina personuppgifter kan vi inte pröva din begäran eller ingå avtalet. Grunden för behandlingen är Avtal.
Bild och film
När det gäller film och fotografering tar vi in separata, skriftliga samtycken för detta. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, kontakta oss om så är fallet. Den användning som gjorts av bilderna innan samtycket tas tillbaka påverkas inte av att samtycket dras tillbaka. Du har rätt att få tillgång till bilder vi har på dig och även kräva att de raderas.
Volontär
Vill du bli volontär ber vi om personuppgifter för att kunna administrera ditt volontärarbete. Grunden för detta är Avtal som vi ingår med dig.
kommunikation via e-post och ärenden
Om du skickar e-post till oss kommer vi att behandla personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom församlingen. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning. Grunden för behandlingen är vårt (och ditt) berättigade intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras.
Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.
hantering av allmänna och egna handlingar
Svenska kyrkans handlingar är uppdelade i två kategorier – handlingar som förvaras på uppdrag av det allmänna (sådana som överlämnats i enlighet med lag eller som hör till kyrkans begravningsverksamhet eller kulturminnesvård) och egna handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000.
Ovanstående handlingar diarieförs med stöd av en rättslig förpliktelse. Allmänheten kan även vända sig till oss för att begära att få ut någon av ovanstående handlingar. Innan en handling lämnas ut ska en sekretessprövning göras för att se om hela eller delar av handlingen kan lämnas ut. I och med att denna sekretessprövning görs behandlar vi de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter.
Svenska kyrkans handlingar sekretessprövas och lämnas ut på olika lagliga grunder beroende på vilken kategori de tillhör. Personuppgifter i Svenska kyrkans egna handlingar hanteras med stöd av en rättslig förpliktelse medan personuppgifter i allmänna handlingar hanteras som ett led i vår myndighetsutövning.
mottagare
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till leverantörer av IT-system, konsulter, revisorer, myndigheter, banker eller till andra enheter inom Svenska kyrkan där det anses nödvändigt. I de fall då vi anlitar underleverantörer säkerställer vi alltid att det finns ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal på plats för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt.
Behandlingen
Vår behandling ska vara öppen, korrekt och laglig. Vi ska endast lagra personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen. Vi ska tillhandahålla information till berörda personer om behandlingen. Vi ska tillse att enskild person är informerad om sina rättigheter enligt förordningen. Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål. De ska uppdateras vid behov.
Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem. Du behöver legitimera dig eller om du begär uppgifterna via annan kanal, skickar vi dem till din folkbokföringsadress.
Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare.
Du har rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, invända mot den behandling av personuppgifter som vi utför som ett led i myndighetsutövning eller på basis av en intresseavvägning/ett berättigat intresse. Om du invänder får vi inte längre behandla personuppgifterna för det berörda ändamålet om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Du kan också begära att vi raderar dina personuppgifter, men om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås.
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt kan du inge klagomål till Datainspektionen.