1. Inför dopet: Bokning & förberedelser
När någon bokar en tid för dop av sig själv eller sitt barn, godkänner denna att församlingen behandlar dopkandidatens namn och personnummer, samt eventuella vårdnadshavares personnummer, kontaktuppgifter och civilstatus. Vi får uppgifterna från den som bokar samt i vissa fall även från folkbokföringen.
Om den som ska döpas är ett barn, behöver vi även ta reda på eventuell annan vårdnadshavares kontaktuppgifter och civilstatus - eftersom dopet bara får genomföras om samtliga vårdnadshavare godkänner det. Vi får dessa uppgifter från folkbokföringen.
Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna administrera och genomföra dopet inklusive kyrkobokföringen som är den del av det (läs mer nedan). Den lagliga grunden för hanteringen är avtal.
2. Efter dopet: Kyrkobokföring
När en människa döps skriver prästen på en dopblankett. Där finns den döptas namn och personnummer, datum för dopet och namn på eventuella faddrar. Om det gäller ett barndop, står även vårdnadshavares namn, personnummer samt kontaktuppgifter med på blanketten. Personuppgifterna kommer från den döpta eller vårdnadshavarna och kompletteras i vissa fall från folkbokföringen.
Församlingen arkiverar blanketten i 20 år. Informationen sparas också i Kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå Kyrkokansliet ansvarar för. Personuppgifterna sparas för medlemsadministration och för framtida forskningsbehov, enligt Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan §12. En del präster sparar även en kopia på dopblanketten, som hjälp för minnet i det fortsatta arbetet.
Vilka andra får del av personuppgifterna?
Uppgifterna behandlas i församlingens bokningssystem FAS Bokning och därmed delas de med IT-leverantören Vitec samfundssystem. IT-systemet är anpassat till Dataskyddsförordningen, genom bland annat begränsade behörigheter och automatisk gallring.
Om den som döps bor i en annan församling kommer vi att dela dess personuppgifter med denna, för en fakturering av clearingavgift mellan församlingarna.