MEDLEMSKAP I SVENSKA KYRKAN
Om du är medlem i Svenska kyrkan behandlar vi vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan oss – det involverar att ta ut avgifter, skicka ut relevant information m.m. Grunden för all hantering är avtal.
Uppgifterna raderas ur våra system om du går ur Svenska kyrkan, men kan finnas arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782).
Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. I ett sådant fall registreras även din egen civilstatus. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i Kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader.
Till nyinflyttade medlemmar i församlingen skickar vi ett välkomstbrev.
Till dig som förlorat någon nära skickar vi en inbjudan till tacksägelse.
Vi skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.
IN- OCH UTTRÄDEN
Om du anmäler in- eller utträde ur Svenska kyrkan ska vi enligt lag arkivera informationen. Uppgifterna som arkiveras är namn, adress och datum. Dessa arkiverade uppgifter ska inte gallras.
DELTAGARE I VERKSAMHET
För att vi ska kunna administrera dig som deltagare i våra grupper behöver vi lagra personuppgifter om dig, nämligen de som du själv angivit. Grunden för den här behandlingen är avtal. Vilka personuppgifter vi behöver skiljer sig mellan olika verksamheter.
Vi kommer att behandla alla personuppgifter genom att lagra dem på ett tryggt och säkert sätt samt ta kontakt med dig vid behov. Uppgifterna kommer att sparas tills du inte längre vill vara med i verksamheten.
DINA RÄTTIGHETER
Vi skyddar dina uppgifter genom att efterfölja interna rutiner samt regler som uppställs i lag. Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan bevisa din identitet. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare. Om du vill begära utdrag av de personuppgifter vi lagrar om dig, hör av dig till församlingsexpeditionen.
Du har även rätt att begära rättelse, komplettering eller radering av personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
BEGÄRA UTDRAG AV PERSONUPPGIFTER
För att begära utdrag av de personuppgifter vi hanterar om dig, vänligen ta kontakt med Ålems församlingsexpedition, Häradsvägen 27, 384 92 Ålem. Har du frågor kan du kontakta församlingsexpeditionen på telefon 0499-799000 eller via epost alem.forsamling@svenskakyrkan.se
DATASKYDDSOMBUD
Ålems församlings dataskyddsombud är Tom Angeling,
tom.ageling@svenskakyrkan.se, 0470-773818
VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR
VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.
VAD ÄR BEHANDLING AV UPPGIFTER?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.
VAR ÄR PERSONUPPGIFTER INSAMLADE FRÅN?
Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.
I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.
VARFÖR ÄR DET NÖDVÄNDIGT ATT BEHANDLA MINA PERSONUPPGIFTER?
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som församling i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.
Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.
VEM FÅR TILLGÅNG TILL MINA PERSONUPPGIFTER?
Ålems församling är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.
Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Ålems församling, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.
För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.
Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.
Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i Agrando. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.
UPPDATERING AV DOKUMENT
Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.