GDPR och Vreta klosters församling

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:
- begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
- begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
- begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t ex medan en rättelse görs
- begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
- inge ett klagomål till Datainspektionen om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.
 
Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.
 
Behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan alltid tas tillbaka när som helst, och då ska personuppgifter upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.
 
Automatiserad behandling (t ex i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.
 
Kontakt
Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till:
Anette Steen, 013-23 32 10
e-post:  vretaklosters.forsamling@svenskakyrkan .se
 
Du kan också höra av dig till Vreta Kloster församlingsdataskyddsombud.

Vreta Kloster församlingsdataskyddsombud

Erika Malmberg, inTechrity, 072-549 64 34,
dataskyddsombud@intechrity.se

Om du finns med på bild- eller filmmaterial

Vreta Kloster församling tar ibland fotografier eller spelar in filmer i olika grupper, under tillställningar och vid andra tillfällen i vår verksamhet. Vårt syfte med detta är att dokumentera verksamheten och bevara bild- och filmmaterialet för arkivändamål och framtida forskning. Våra fotografier och filmer är inte sökbara på person.
 
Vi strävar alltid efter att inhämta godkännande från de personer som går att identifiera i bild- och filmmaterial innan vi använder sådant material i vår kommunikation. Godkännande inhämtas vanligtvis skriftligen via blanketter men kan undantagsvis även inhämtas muntligen. Har du en gång lämnat ditt godkännande kan du när som helst ta tillbaka det, men det påverkar inte eventuell publicering vi redan gjort med ditt godkännande.
 
Vår webbplats, https://www.svenskakyrkan.se/vretakloster, har utgivningsbevis och ansvarig utgivare. Detsamma gäller vår tidskrift, Kyrkbacken. Detta innebär att vår publicering lyder under Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen, vilka går före dataskyddsförordningens regler om samtycke. Detsamma kan gälla även utan utgivningsbevis om publiceringen sker med journalistiska ändamål. Självfallet tar Vreta Kloster församling ändå alltid vederbörlig hänsyn till personers integritet och kommer inte att publicera personuppgifter som kan upplevas som intrång i den personliga integriteten.
 
Observera att bild- och filmmaterial kan komma att bevaras för arkivändamål av allmänt intresse och att vi omfattas av en inomkyrklig offentlighetsprincip som innebär att vi kan vara skyldiga att lämna ut uppgifter till allmänheten.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Om ditt barn ska döpas hos oss

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?
Ett barn får döpas när båda vårdnadshavarna begär att ett barn ska döpas till kristen tro. Det finns två sätt för dopprocessen att inledas: antingen bjuder församlingen in till dop, eller så skickar vårdnadshavarna själv in en anmälan om dop.
 
Inbjudan skickas enbart till barn med en eller flera vårdnadshavare som är medlemmar i Svenska kyrkan. Uppgifter om sådana barn gallras vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad eller när vårdnadshavare innan dess begär att gallring ska ske.
 
Är ingen av vårdnadshavarna medlem i Svenska kyrkan behöver vårdnadshavarna vända sig till Vreta Kloster församling för att boka tillfälle för dop.
 
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för ändamål som rör dopet, inklusive för att inhämta ditt och eventuell annan vårdnadshavares samtycke till dop.
 
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
 
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar) för barnets räkning.
- Vi kommer att efter dopet föra in ditt barn i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du genom ditt barns dop ingår för barnets räkning.
- Med vårdnadshavares samtycke kan barnets namn läsas upp i kyrkan vid efterföljande dopgudstjänst.
- De första av ditt barns levnadsår kommer vi att använda dina kontaktuppgifter för att skicka dopdagshälsningar. De första 12 åren kommer vi även att skicka inbjudningar till barngrupper till er. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse att utföra medlemsvård genom att skicka sådana inbjudningar.
 
Om du inte lämnar ditt barns personuppgifter till oss kan barnet inte döpas.
 
Uppgifter om genomfört dop indikerar den döptes religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte blir medlem genom sitt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om den religiösa övertygelsen till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.
 
Uppgifter om eventuell fadder
Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av 19 kap. 7 § Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal gentemot medlemmar i Svenska kyrkan. Bevarandet sker med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till dop görs vanligtvis via telefon eller e-post. Personuppgifterna lämnas av den som gör dopanmälan.
 
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, civilstatus, e-postadress, telefonnummer och postadress.
 
För barn rör det sig om namn, personnummer, datum för dop, namn på eventuell fadder och religiös övertygelse.
 
För eventuell fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpte.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bl a uppgifter om barnet, vårdnadshavarna och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.
 
Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge ditt barn är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.
 
Vilka rättigheter har ni?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter. För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.
 

Om du ska döpas hos oss

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att du ska kunna döpas hos Vreta Kloster församling behöver vi behandla dina personuppgifter.
 
Uppgifter om dig som ska döpas
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
 
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar kontakt kring dopet, inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar).
- Vi kommer att efter dopet föra in dig i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du ingår genom ditt dop.
-Med ditt samtycke kan ditt namn läsas upp i kyrkan vid efterföljande dopgudstjänst.
 
Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan du inte döpas.
 
Uppgifter om genomfört dop indikerar den döptes religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte blir medlem genom sitt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om den religiösa övertygelsen till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke.
 
Uppgifter om eventuell fadder
Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av 19 kap. 7 § Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal gentemot medlemmar i Svenska kyrkan. Bevarandet sker med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till dop görs vanligtvis via telefon eller e-post. Du lämnar själv in personuppgifterna till oss.
 
För dig som ska döpas rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, adress, datum för dop, namn på eventuell fadder och religiös övertygelse.
 
För eventuell fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpte.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bl a uppgifter om dig och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.
 
Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge du är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter. För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud. 

Om du är gravrättsinnehavare eller -intressent

Det är Vreta Kloster församling som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Vreta Kloster församlings geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.
 
Denna information berör dig som är i kontakt med Vreta Kloster församling angående gravrätt och/eller gravskötsel. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Gravrätt

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter behandlas när gravbok förs i begravningsverksamheten i enlighet med begravningslagen. Gravboken innehåller personuppgifter på den eller dem som gravplatsen har upplåtits, överlåtits eller gått över till. En gravrätt får endast gå över till någon som har släktskap eller på annat sätt har nära anknytning till gravrättsinnehavaren eller den som är gravsatt på gravplatsen, varför information om sådant släktskap eller anknytning i vissa fall är nödvändig för att kunna föra gravbok.
 
Begravningsverksamhetens hantering av gravrätt omfattar behandling av gravrätten från början till slut, t ex anmälan av gravrättsinnehavare, utfärdande av gravbrev och överlåtelse och förnyelse av gravrätt. All behandling av personuppgifter som sker för att hantera gravrätt sker för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.
 
Vem eller vilka som är gravrättsinnehavare anmäls till begravningsverksamheten senast sex månader efter dödsfallet som därefter utfärdar gravbrevet som bevis på att gravrätten har upplåtits. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån men kan även få dem från dig direkt, via myndighet eller via annan församling. Gravrätten upplåts oftast en viss tid och kan förlängas mot betalning. Det är gravrättsinnehavaren som ansvarar för att en gravplats med full gravrätt (kistgravplats eller urngravplats) sköts.
 
En gravrättsinnehavare får förse gravplatsen med en gravanordning så som gravvård, stenram, staket eller liknande. Innan en gravanordning sätts upp ska begravningsverksamheten pröva om den kan tillåtas. Personuppgifter behandlas för gravrättsinnehavare eller dess ombud som intygar montering av gravanordning. En gravrättsinnehavare kan behöva kontaktas för att påminnas om att vårda graven eller om en grav vanvårdas.
 
Om du är gravrättsintressent behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna kontakta dig om en gravrätt blir ledig. Du skrivs upp på vår lista med stöd av ditt samtycke, men vi kan även komma att behandla vissa personuppgifter om dig för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
För gravrättsinnehavare rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, betalningsinformation samt släktskap/anknytning till person som gravrätten kan överföras till eller från.
 
För gravrättsintressenter rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress samt i vissa fall släktskap/anknytning till gravsatt person eller gravrättsinnehavare.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Kopior av gravbrev och register över gravrättsinnehavare gallras efter gravrättens upphörande. Handlingar angående gravanordningar gallras efter 10 år, men kan bevaras längre om den har ett kulturhistoriskt värde. Handlingar till gravrättsinnehavare om vård av grav eller vanvård samt mottagningsbevis bevaras.
 
Uppgifter om gravrättsintressent behandlas tills intressenten önskar bli raderad eller tills gravrätten övergår till intressenten.

Gravskötsel

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Tjänster i form av gravskötsel sker inom ramen för ett avtal mellan gravrättsinnehavaren/annan intressent och begravningsverksamheten eller dödsboet och begravningsverksamheten. Detta utgör inte en del av begravningsverksamheten och utgör därmed inte heller myndighetsutövning.
 
Huvudmannen sköter om gravplatsen i gravrättsinnehavarens ställe mot en avgift. Insamlingskälla för personuppgifterna är gravrättsinnehavaren själv.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vanligtvis behandlar vi namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och betalningsinformation.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Personuppgifterna gallras 10 år efter avslutat avtal i enlighet med bokföringslagens regler och Svenska kyrkans interna regelverk. Kopior av gravfondsbrev (skötselavtal) gallras efter avtalets utlopp.
Planteringsbeställningar och skötselböcker gallras efter 3 år.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Om du skickar e-post till oss

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Vreta Kloster församling.
 
Den lagliga grunden för rutinmässig hantering av e-post är vårt berättigade intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras, vilket bedöms väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Om du nämner ditt medlemskap i Svenska kyrkan innebär detta att vi även behandlar uppgifter om din religiösa övertygelse. Vi gör detta med stöd av ett undantag i lagen som tillåter att vi behandlar information om ditt medlemskap inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och organisation.
 
Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av ett berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt e-postmeddelande, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämplig arkivlagstiftning.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Hur vi hanterar offentliga handlingar

Offentliga handlingar hos Svenska kyrkan är uppdelade i två kategorier: vissa typer av allmänna handlingar samt handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000. De allmänna handlingar som hanteras är av tre olika typer, nämligen handlingar som 1) inkommer till eller upprättas inom begravningsverksamheten, 2) rör den kyrkoantikvariska ersättningen, eller 3) inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan senast den 31 december 1999.

Allmänheten kan vända sig till oss för att begära att få ut någon av ovanstående handlingstyper. 

Diarieföring 

För att uppfylla lagens krav på att hålla våra arkiv ordnade så att allmänheten ska kunna begära ut handlingar registrerar vi alla handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. För allmänna handlingar gör vi detta med stöd av 5 kap. 1–2 §§ och 2 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. För Svenska kyrkans egna handlingar sker registreringen med stöd av 12 § 2 st. lagen om Svenska kyrkan, med närmare bestämmelser för hur registreringen ska ske i 55 kap. Kyrkoordningen. 

Sekretessprövning och utlämnande 

Innan en handling lämnas ut ska alltid en sekretessprövning göras för att se om hela, delar av eller ingen del av handlingen kan lämnas ut. Vid en sekretessprövning görs en bedömning av huruvida informationen i den berörda handlingen är sekretessbelagd. I och med att denna sekretessprövning görs kommer vi att behandla de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter. 
 
Svenska kyrkans egna handlingar sekretessprövas med stöd av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan (närmare bestämmelser finns i 53 och 54 kap. Kyrkoordningen). Själva utlämnandet av Svenska kyrkans handlingar sker på basis av ett allmänt intresse, med stöd i 11 § lagen om Svenska kyrkan. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under den tid som ärendet om utlämnande pågår och återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende om utlämnande inkommer påbörjas en ny behandling.  
 
Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten, rörande den kyrkoantikvariska ersättningen eller sådana allmänna handlingar som inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan innan år 2000 omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen, eftersom sådan hantering regleras av Tryckfrihetsförordningen och därmed faller under undantaget i 1 kap. 7 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Om du begär ut en stor mängd handlingar som innehåller känsliga personuppgifter kan begäran dock komma att avslås med hänsyn till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i Tryckfrihetsförordningen (1 kap. 13 §) som började gälla i januari 2019. 
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församlingsansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Inför och under konfirmation

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?
Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna konfirmera sig. Direktinbjudan går till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket).
 
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov samt för att kunna upplysa om våra verksamheter och göra utskick via brev, e-post eller SMS, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för din ungdoms deltagande i vår verksamhet. Vi har gjort en intresseavvägning och kommit fram till att vårt berättigade intresse väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter.
 
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
 
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ungdomen. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att ungdomen inte serveras något hen inte kan äta eller som kan skada hen. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Vreta Kloster församling utan ett samtycke från vårdnadshavare.
- För att ungdomen ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
- När det är dags för läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
- För att ungdomen ska kunna delta i vissa aktiviteter kan vi behöva veta om hen är simkunnig. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att din ungdom inte utsätts för fara under våra aktiviteter.
- Vi sparar kontaktuppgifter till ungdomen för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar och till konfirmationsledarskap de tre första åren efter konfirmationen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ungdomen finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med vårdnadshavares samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
 
Om vi inte får ungdomens personuppgifter kan hen inte konfirmeras.
 
Uppgifter om genomförd konfirmation indikerar konfirmandens religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om den religiösa övertygelsen till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till konfirmation sker vanligtvis via telefon eller post. Personuppgifterna lämnas av den som gör anmälan.

För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.
 
För ungdomen rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, datum och ordning för dop, religiös övertygelse, eventuella hälsouppgifter
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under tiden ungdomen deltar i vår verksamhet. Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bl a  uppgifter om konfirmanden och vårdnadshavarna. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.
 
Vilka rättigheter har ni?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av era personuppgifter. För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Om du söker jobb hos oss

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att vi ska kunna hantera din ansökan, avgöra om du är en lämplig kandidat och ta kontakt med dig för eventuella frågor eller bokning av intervju behöver vi behandla dina personuppgifter.Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna hantera din ansökan.
 
I de fall medlemskap i Svenska kyrkan eller annat särskilt samfund krävs för anställning (se 34 kap. 7 § Kyrkoordningen) kommer vi att behöva behandla uppgifter om ditt medlemskap. Dessa uppgifter måste du själv lämna in till oss om du vill kunna bli anställd. Behandlingen utförs med stöd av ovan nämnda bestämmelse i Kyrkoordningen (för att uppfylla det avtal som kyrkoordningen innebär för medlemmar i Svenska kyrkan) samt med stöd av ett undantag i lag som tillåter att vi behandlar information om ditt medlemskap inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och organisation.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vilka uppgifter vi behandlar beror på vad du skickar in till oss, men i regel handlar det om namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer samt uppgifter om meriter och annat innehåll i CV och/eller personligt brev.
 
Om du anger referenser kan vi komma att kontakta dem och därmed hantera de uppgifter som lämnas under det samtalet eller i e-postkommunikationen. Se mer om referenspersoners kontaktuppgifter längre ned på denna sida.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Om du inte får anställning sparas dina ansökningshandlingar i två år för att kunna uppfylla diskrimineringslagens krav. Om du skickat in en spontanansökan och vi väljer att inte gå vidare med den för att vi inte behöver anställa för tillfället, sparas dina handlingar dock i ett år, såvida du inte begär att de ska raderas innan dess. Även om du anställs kommer dina meriter att sparas i två år, också i enlighet med diskrimineringslagen, medan andra nödvändiga uppgifter såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter sparas under hela anställningen och viss tid därefter.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.
 
Hur vi behandlar eventuella referenspersoners personuppgifter
Om du inte sökt anställning själv men däremot angivits som referens av en annan sökande, behandlar vi dina personuppgifter i den personens anställningsärende. De uppgifter vi behandlar om dig är vanligtvis namn, funktion och någon form av kontaktuppgift som vi använder för att kontakta dig i ärendet i syfte. Vi utför behandlingen på basis av vårt berättigade intresse att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Du kan invända mot behandlingen genom att kontakta vår kyrkoherde emil.stenhammar@svenskakyrkan.se. Dina uppgifter sparas i max två år om den sökande ej anställs men inte överklagar beslutet och bevaras annars i ansökningshandlingarna för historiska arkivändamål i enlighet med lagen om Svenska kyrkan.

Om du anmäler dig till en kurs hos oss

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Om du anmält dig till en kurs som Vreta Kloster församling ska hålla har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta.
 
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
 
- För att administrera allting kring kursen, t ex för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där mat serveras vid kurstillfället. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen.
- Om en kurs eller konferens inkluderar övernattning så kan vi komma att lämna över deltagarlista med namn till hotellet eller kursgården där övernattningen ska ske. Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i kören (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem. I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan uppgifterna om dina allergier komma att lämnas ut till den parten om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
 
Systemadministratörer hos Svenska kyrkan i Uppsala kan komma åt de personuppgifter du skickar in. 
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.
 
I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas även för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i 10 år i enlighet med Svenska kyrkans bestämmelser och bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget. Kontaktuppgifter sparas i ett år för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Om du interagerar med oss på sociala medier

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi är aktiva på sociala medier såsom Facebook och Instagram. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi behandlar uppgifterna i syfte att kunna informera och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.
 
Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Vreta Kloster församling har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.
 
Ibland marknadsför vi även våra inlägg på sociala medier. När vi gör det kan vi med hjälp av den berörda tjänsten välja att exempelvis rikta oss till personer i vissa åldrar som bor inom ett visst område. Det kan även hända att vi riktar oss till personer med vissa intressen som de själva angivit på sin profil. Vi får inte tillgång till några uppgifter om specifika personer, utan all faktisk behandling av personuppgifter utförs av leverantören av den sociala tjänsten.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.

Vid övrig myndighetskontakt med begravningsverksamheten

Det är Vreta Kloster församling som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Vreta Kloster församlings geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.
 
Denna information berör dig när du är i kontakt med Vreta Kloster församling angående flytt av gravsatt stoft, medlingsärenden gällande gravsättning eller utlämnande av aska. Här vill vi informera om hur vi hanterar dina personuppgifter som efterlevande och/eller gravrättsinnehavare. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Begäran om flytt av gravsatt stoft

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Stoft eller aska som har gravsatts på en begravningsplats får inte flyttas från en gravplats om inte särskilt tillstånd ges. Tillstånd får endast ges om det finns särskilda skäl för att flytta gravsatt stoft eller aska enligt begravningslagen, varför behandling av personuppgifter inom ramen för prövningen sker som ett led i myndighetsutövning. Frågor om tillstånd att flytta stoft eller aska prövas av församlingen. Personuppgifter behandlas om personer som ansöker om flyttning av gravsatt stoft och aska.
 
Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och personliga förhållanden. Känsliga personuppgifter kan förekomma om de nämns i ärendet.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Ansökan från den sökande samt bevis och tillstånd om att flytta gravsatt stoft eller aska jämte resolutioner gallras efter 10 år. Mottagningskvittot bevaras.

Medlingsärenden angående gravsättning

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Svenska kyrkan har enligt begravningslagen till uppgift att medla mellan enskilda när de inte kan enas om kremering eller om gravsättning. I syfte att få kännedom om parterna som är oeniga samt för att genomföra medling behandlar församlingen personuppgifter. Detta görs som ett led i myndighetsutövning.
 
Om parterna enas, ska begravningsverksamheten fastställa deras överenskommelse. Om enighet inte kan uppnås, ska man istället med eget yttrande hänskjuta tvisten till länsstyrelsen. Länsstyrelsen prövar vem som ska bestämma om kremering eller gravsättning.
 
Länsstyrelsen ska i sin prövning särskilt beakta önskemål som den avlidne kan ha haft. Hänsyn ska också tas till parternas personliga förhållande till den avlidne, främst sammanlevnad, släktskap eller annan nära anknytning. Vid medling försöker församlingen därför utreda dessa förhållanden och parterna ges möjlighet att framföra sina ståndpunkter med anledning av detta. Begravningsverksamheten har en skyldighet att diarieföra de handlingar som inkommer i ärendet. För det fall upplysningar lämnas muntligen ska de antecknas i enlighet med förvaltningslagen.
 
Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.
 
Motparten i ärendet kan komma att få del av personuppgifterna i ärendet. Begravningsverksamheten är också skyldig att skicka meddelande till Skatteverket om tvist föreligger rörande kremering eller gravsättning. Om intyg om kremering eller gravsättning redan utfärdats när tvist uppstått ska uppgifter även skickas till förvaltare av begravningsplatser och innehavare av krematorier.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och uppgifter som parterna anför (kan innefatta personliga förhållanden och känsliga personuppgifter).
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Personuppgifterna gallras när ärendet är avslutat genom alla beslutande instanser och överklagande ej längre är möjlig.

Utlämnande av aska

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Här avses personuppgifter för personer som hämtar ut aska efter avliden person. Den som begär ut aska ska legitimera sig och visa att förutsättningarna för att hämta ut askan enligt 5 kap. 14–15 §§ begravningslagen är uppfyllda. Behandling av personuppgifter inom ramen för ett ärende om utlämnande av aska utförs som ett led i myndighetsutövning.
 
Ett askkvitto skrivs på av de som hämtar askan.
 
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar om dig som hämtar ut aska är namn, uppgifter i ID-handling, underskrift och vilken persons aska ärendet gäller.
 
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Askkvitto slängs efter 10 år. Övrigt bevaras.
 
Vilka rättigheter har du?
Vreta Kloster församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se inledningen av denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.