Svenska kyrkan på nationell nivå har tagit fram flera nationella IT-system och stöd som vi använder i stiftets verksamhet. I många av processerna kan därför ett gemensamt personuppgiftsansvar föreligga eftersom vi inte helt kan bestämma över hur de systemen utformats och används. Vårt ansvar som personuppgiftsansvariga är vilka urval vi gör ur systemen och de registreringar som vi tillför. I de delar registrering sker i enlighet med ett gemensamt regelverk föreligger enligt stiftets mening ett gemensamt personuppgiftsansvar, vilket beskrivs i ett av Västerås stift upprättat inbördes arrangemang. Detta styr också hur vi kan arbeta i våra processer. Närmare beskrivning kommer att finnas i de processbeskrivningar där det är relevant.
Svenska kyrkan har på nationell nivå beslutat om tre inbördes arrangemang som beskriver ansvarsfördelningen mellan Svenska kyrkans olika enheter. Det gäller det centrala tillhörighetsregistret, arbetet med kyrkoval samt jourhavande präst.
Svenska kyrkans bestämmelser om kyrkobokföring, se kap 6
Svenska kyrkans bestämmelser om kyrkoval
Promemoria ansvarsutredning jourhavande präst
I vårt uppdrag ingår att hjälpa våra församlingar och pastorat med IT-relaterade frågor. Detta innebär att vi ibland även har ett gemensamt personuppgiftsansvar med våra församlingar.
Stiftet använder sig i stor utsträckning av Microsofts program i sitt arbete, vilket kan innebära en viss risk för att personuppgifter överförs till USA av Microsoft. Detta kan inträffa om Microsoft får ett föreläggande från en amerikansk myndighet att lämna personuppgifter till dem. Avtalet om tjänsterna har ingåtts mellan nationell nivå och Microsoft. Kommissionens godkända standardavtal används i den relationen. Microsoft uppger även att man kommer att motsätta sig överlämnande av personuppgifter till amerikanska myndigheter och att man är beredd att försvara detta i amerikanske domstol. Stiftets bedömning är att stiftet inte behandlar några personuppgifter som kan vara av intresse för amerikanska myndigheter. Detta i kombination med Microsofts försäkringar innebär att det finns en mycket liten risk att någon faktiskt tredjelandsöverföring kommer att ske. Stiftet kommer dock att följa frågan noggrant.