Det finns två sätt för dopprocessen att inledas: antingen bjuder Tranås pastorat in till dop, eller så skickar vårdnadshavarna själva in en anmälan om dop.
Inbjudan skickas enbart till barn med en eller flera vårdnadshavare som är medlemmar i Svenska kyrkan. Uppgifter om sådana barn gallras vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad eller när vårdnadshavare innan dess begär att gallring ska ske.
Är ingen av vårdnadshavarna medlem i Svenska kyrkan behöver vårdnadshavarna vända sig till Tranås pastorat för att boka tillfällee för dop.
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigande intresse av att kunna kontakta dig för ändamål som rör dopet, ink. för att inhämta ditt och ev. annan vårdnadshavares samtycke till dop.
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar) för barnets räkning. Om vi inte får de uppgifter vi behöver kan vi inte boka in och genomföra dopet.
- Vi kommer att efter dopet föra in ditt barn i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du genom ditt barns dop ingår för barnets räkning.
- Med vårdnadshavarnas samtycke kan barnets förnamn samt datumet för dopet göras tillgängligt på en dopdroppe i kyrkan där barnet döptes.
- Med vårdnadshavarnas samtycke kan barnets namn läsas upp i kyrkan vid efterföljande gudstjänst i slutet av veckan.
- Varje år håller vi en dopdroppegudstjänst där de som döpts under året får hämta ut sin dopdroppe. Har barnets döpts under året kommer en inbjudan att skickas med stöd av vårt berättigade intresse av att utföra medlemsvård. Med vårdnadshavarnas samtycke kan barnets namn läsas upp i kyrkan under gudstjänsten.
- De första av ditt barns levnadsår kommer vi att använda dina kontaktuppgifter för att skicka dopdagshälsningar. De först 12 åren kommer vi även att skicka inbjudningar till barngrupper. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att utföra medlemsvård.
Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa känsliga personuppgifter med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte blir medlem genom sitt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavarnas samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Uppgifter om faddrar
Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av verksamhetens och den döptes berättigade intresse av att dokumentera barnets fadder. Bevarandet sker därefter med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till dop görs vanligtvis via telefon eller e-post. Personuppgifterna lämnas av den som gör dopanmälan.
För barn som ska döpas rör det sig om namn, personnummer, datum för dop och namn på ev. fadder.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, civilstatus, e-postadress, telefonnummer och adress.
För ev. fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpte.
Vilka andra får del av era personuppgifter?
Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Tranås pastorat eller berörd präst direkt.
Om du tillhör en annan församling/ett annat pastorat än Tranås pastorat kan ditt namn och personnummer föras över dit, för att möjliggöra överföring av medel från kyrkoavgiften mellan enheterna.
För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bl.a. uppgifter om barnet, vårdnadshavarna och ev. fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.
Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge ditt barn är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter ev. utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.
Dopdroppar tas ned efter dopdroppegudstjänsten varit eller när samtycke tas tillbaka.
Vilka andra får del av era personuppgifter?
Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Tranås pastorat eller berörd präst direkt.